事务性工作指南.doc

学生工作处学生管理服务流程目 录1 学生日常管理学生日常管理 .11.1 休学办理 .1 1.2 复学办理 .2 1.3 退学办理 .3 1.4 学年评优预申报.4 1.5 学年总结评优.5 1.6 外宿申请 .6 1.7 危机事件处理.72 学生日常服务学生日常服务 .82.1 学生证补办.8 2.2 乘车优惠卡充磁及乘车区间改动.9 2.3 档案查询 .10 2.4 学生出国在读证明办理.113 学生招生服务学生招生服务 .123.1 招生工作组织结构.12 3.2 普通类本科招生.13 3.3 远程录取 .14 3.4 特殊类招生 .15 3.5 新生报到 .204 学生就业服务学生就业服务 .214.1 毕业生就业流程.214.2毕业生就业协议书的签订.224.3 解约手续办理.23 4.4 毕业生离校手续办理.24 4.5 毕业生改派办理.25 4.6 离校后未派遣毕业生报到证办理.26 4.7 毕业生图像采集.27 4.8 毕业生生源上报核对.285 学生资助服务学生资助服务 .295.1 经济困难学生资助政策体系.29 5.2 国家助学贷款办理.30 5.3 生源地助学贷款办理.31 5.4 医疗保险办理及报销.32 5.5 意外伤害附加住院医疗保险理赔流程.3311 学生日常管理学生日常管理1.1 休学休学办理办理 因病休学的由学生本人填写学籍承办 表，提出书面申请，并附校医院出具 的医疗诊断书学院签署意见学工处审批、下文年级提出意见因病以外的其它特殊情况需休学的由学生 本人填写学籍承办表，提出书面申请21.2 复学复学办理办理学生填写学籍承办表，提出复学申请因病休学：需附校医 院复查健康证明复查不合格者学生到复学单位报到学院签署意见学工处审批、下文学生可以提出第二次休学申 请或退学年级提出意见31.3 退学退学办理办理因学习成绩问题， 达到学校退学规定学生主动要求退学，提出书面 申请，并经家长签字同意填写学籍承办表，附家长身份证 复印件与家长意见、签名教务处下发集中 退学处理文件学生违纪达到勒令退学及 以上处分学生、辅导员在处分决定 送达书上签字确认，辅导 员将处分决定送达书送 回学工处教育管理科学工处下发处分决定送达 书 ，辅导员领取后通知学生 家长，告知情况年级、学院提出意见学工处审核报学校审批学工处将学生档案寄回当地人才服务中心下发退学文件辅导员领取学生退学文件、离校手续办理单，通 知家长并在退学离校手续办理单上记录联系 情况学生持退学离校手续办理单依次办理离校手 续，将退学离校手续办理单交给辅导员辅导员自领取日起 10 个工作日内将 退学离校手续办理单交回学工处 教育管理科注：若 10 个工作日内未办妥， 辅导员先按时交回退学离校 手续办理单复印件，自留原 件办理，尽快办妥后交回原件学生应复学日期 1 个月 内未提出复学申请学生确定不复学后， 学院留好材料，统一 报学工处学院与学生及家长联 系41.4 学年评优预申报学年评优预申报学生打开奥蓝学生管理信息系统（学生 版）http:/202.119.81.69:866点击“我要选择” ，申报荣誉称号，并认 真填写发展规划、是否服从调剂年级辅导员填写审批意见点击“详细” ，查看每一项荣誉的评选条 件和评选比例点击学业学风评优预申报学生评优 预申报/集体评优预申报学校填写审批意见51.5 学年总结评优学年总结评优学校下发年度评优工作文件，学院、 年级将评优工作安排通知到学生学院上报评优申报材料，学校审核材 料，组织“先进班集体标兵”和“校 长奖章”评选学校对评优结果进行公示学院酝酿“先进班集体标兵”和“校长 奖章”人选，对其他各类奖励进行公示学生填写南京理工大学学生综合素 质测评记录册 ，召开班会公开评选各 类奖项学校下发表彰文件、荣誉证书61.6 外宿申请外宿申请注：学生外宿辅导员需认真审批，外宿后也要保持联系。打开学校主页 www.njust.edu.cn打印外宿申请表、行为承诺书， 填写签字，一式四份送至年级辅导员、所在学院、学工处教 育管理科签字盖章选择在校服务外宿申请表点击机构设置学生工作处常用下载向宿管归还宿舍钥匙，持公寓管理中心签 字后的申请表去财务处退住宿费71.7 危机事件处理危机事件处理注：1、辅导员要保持通讯畅通，手机 24 小时开机；2、第一时间向主管领导汇报，第一时间赶往现场处理情况；3、辅导员作为调解者和协调者，要注意处理问题的方式和方法，避免矛盾激化。年级上报学生情况学工处教育管 理科保卫处学院分管 领导I 级事件级事件总体领导小组 尹 群 王晓锋学校办公室必要时请示级事件学工处领导82 学生日常服务学生日常服务2.1 学生证补办学生证补办注：1、学生也可携带 20 元登报费去扬子晚报、 南京日报或金陵晚报报社自行办理登报挂失，挂失后学生仅需携带登报启示来综合实验楼 902 室办理即可，免交登报费；2、学生接到 3 次通知无故不来办理或者 1 年内已办理 3 次的，本年度无资格办理学生证；3、学生如在申请发出未办理前找到学生证，需及时向辅导员撤销挂失申请；4、学生如有特殊情况，可由辅导员向陈老师提出申请当天办理。周一到周五，辅导员将学生的姓名、 学号、手机号码通过奥蓝发给学工处 陈丽华老师2-3 个工作日内（节假日顺延） ，学生凭 短信或者电话通知，携带：身份证/校园 卡、1 寸照片一张及 20 元登报挂失费来 综合实验楼 902 室办理周一到周五，学生丢失学生证后向辅 导员提出补办申请92.2 乘车优惠卡充磁及乘车区间改动乘车优惠卡充磁及乘车区间改动注：1、学生接到 3 次通知无故不来办理或者 1 年内已办理 3 次的，本年度无资格办理学生证；2、学生如有特殊情况，可由辅导员向陈老师提出申请当天办理。充磁：每年九月份，学生证注册时统 一在学院办理优惠卡充磁周一到周五，辅导员将学生的姓名、 学号、手机号码通过奥蓝发给学工处 陈丽华老师2-3 个工作日内（节假日顺延） ，学生 凭短信或者电话通知，携带：学生证、 乘车区间修改证明来综合实验楼 902 室修改学生证乘车区间改变乘车区间：周一到周五，学生持 由改动地址所在地居委会出具的或者 有单位领导签字的相关证明向辅导员 提出申请102.3 档案查询档案查询注： 1、当年本科毕业生、研究生毕业生从学院辅导员处或短信平台查询分别于当年 7 月底、5 月底开通；2、当年本科毕业生、研究生毕业生网络查询平台查询分别于当年 8 月底、6 月底开通。学生档案查询途径从学院辅导员处查询网络查询平台：南京 理工大学就业网 【档案查询】短信查询平台13805167959112.4 学生出国在读证明学生出国在读证明办理办理打开学校主页 www.njust.edu.cn填写打印送至综合实验楼 901 室教育管理科盖章选择在校服务出国在读证明点击机构设置 学生工作处常用下载123 学生招生服务学生招生服务3.1 招生工作招生工作组织结构组织结构校领导招生工作监督小组招生工作领导小组远程录取小组招生专家委员会综合录取组技术设备组安全保卫组后勤保障组文艺特长生招生工作组高水平运动员招生工作组艺术类招生工作组保送生招生工作组自主选拔工作组133.2 普通类本科普通类本科招生招生制定本年度招生简章，经教育部审核后在本科招生信息网上 向社会公布，印刷并邮寄给相关中学远程录取公布录取结果，打印通知书并邮寄给新生制定本年度招生计划，经教育部审核后在本科招生信息网上 向社会公布提供电话咨询、网络咨询以及招生咨询会咨询，并选派招生 宣传老师奔赴各省市中学现场为考生提供咨询服务143.3 远程录取远程录取同意技术人员负责联通网络下载考生档案组长负责阅档及拟录取招生办公室意见同意学生处领导意见纪检审核意见同意校领导意见同意录取结束否否否否是是是是153.4 特殊类特殊类招生招生3.4.1 自主选拔录取、保送生自主选拔录取、保送生制定本年度招生简章，经教育部审核后在本科招生信息网上公布招 生简章，印刷并邮寄给相关中学组织测试，并接受社会监督公示测试结果材料审核，并在网上公布审核结果网上报名163.4.2 第二学士学位第二学士学位制定本年度招生简章，在本科招生信息网上公布招生简章组织测试，并接受社会监督公示测试结果材料审核，并在网上公布审核结果报名并邮寄材料173.4.3 艺术特长生艺术特长生制定本年度招生简章，在本科招生信息网上公布招生简章组织测试公示测试结果材料审核，并在网上公布审核结果网上报名183.4.4 高水平运动员高水平运动员材料审核，并在网上公布审核结果制定本年度招生简章，在本科招生信息网上公布招生简章网上报名组织测试公示测试结果193.4.5 艺术类艺术类制定本年度招生简章，在本科招生信息网上公布招生简章公示测试结果组织测试各省市考点现场报名203.5 新生报到新生报到制定新生报到接待方案新生接待布置迎新现场，安排接站车辆等召开新生报到协调会，明确各部门职责214 学生就业服务学生就业服务4.1 毕业生就业流程毕业生就业流程参加应聘考核，达成就业意向签订就业协议书地方就业主管部 门审批学校审核就业协议列入学校建议就业计划，报省教育厅签发报到证特殊情况违约，办理解约手续发放报到证，毕业生办理离校手续毕业生报到，用人单位接收录用学校寄发毕业生档案解约改派政策与观念心理与技巧知识与能力求职材料学校 招聘会学校发布的 就业信息各地人才 市场其他 途径专业网站及媒 体自荐与推荐个人自荐组织推荐导师推荐校友推荐收集就业信息职业生涯设计择业准备224.2毕业生就业协议书毕业生就业协议书的签订的签订特殊情况违 约，办理解 约手续毕业生到学院领取就业协议书用人单位填写甲方基本情况毕业生填写协议书乙方基本情况双方协商一致，填写协议书空白条款用人单位在甲方处签字盖章、毕业生在乙方处签名学院审核协议并签字盖章，暂存协 议书及有关证明材料，数据录入学 生管理系统学校审核接收学生管理信息系统数据， 形成校级系统数据库制定派遣方案，形成学校建议就业计划，上报主管部门就业主管部门 审批（用人单 位办理）毕业生派遣前，学校集中审核就业协议 书234.3 解约手续办理解约手续办理新接收单位就业协议书毕业生向学院提出解约书面申请 主管领导签署意见用人单位同意解约协议，出具证明， 并返还推荐表原件毕业生向学院申请新的就业协议书原单位解除协议证明学校审核解约材料毕业生与新用人单位签订就业协议书学院审核并上报解约材料学校同意解约，注销系统原签约数据学院录入新签约数据， 在新就业协议书上签字盖章新签约就业协议书生效个人解约申请及解 约改派审批表244.4 毕业生离校手续办理毕业生离校手续办理毕业生到学院领取学位证、毕业证，交回“离校通知单”学生处教育管理科寄发毕业生档案学生处：注销 学生证、校正 报到证后勤集团公司： 归还方凳财务处： 缴纳欠费学院上交“离校通知单”及户 档暂存学校协议毕业生离校图书馆： 还图书、 借书证保卫处： 校正户口 迁移证医院： 交回病 历未就业毕业 生填写未就 业登记表， 必要时按规 定签定户档 暂存学校协 议组织部或团委： 集体签转党、团 组织关系学校召开有关部门协调会，明确职责分工和毕业生离校时间下发各种材料，各部门准备离校手续下发报到证、户口迁移证毕业生到学院领取“离校通知单” ，按规定办理离校手续254.5 毕业生改派办理毕业生改派办理个人解约申请 及解约改派审 批表原单位的 有效退函、 证明经学院盖章后的拟改派单 位有效协议书及毕业生接 收审批材料档案退 回学校原报到证、 户口迁移 证学校审核，符合条件者，修改校级学生管理信息系统数据不符合条件， 不予改派报省教育厅审批毕业生到所在学院领取新的报到证毕业生到学校保卫处更改户口迁移证学工处教育管理科寄发档案毕业生到就业单位报到毕业生提出书面申请，填写解约改派审批表学院审核上报有关材料填写待就业 登记表264.6 离校后未派遣毕业生报到证办理离校后未派遣毕业生报到证办理不符合条件者，不予派遣学校上报江苏省教育厅审批，签发报到证毕业生到保卫处凭报到证（蓝联）签转户口毕业生到学生处教育管理科递交报到证（白联） ，教育管理科寄发档案毕业生到就业单位报到就业协议书相关接收 审批材料学校审核就业协议书及相关材料学校审核接收学生管理信息系统数据，形成学校就业数据库毕业生与用人单位签订就业协议书学院审核就业协议书并盖章，数据登录 学生管理信息系统，完善未就业登记表信息学院上报相关派遣材料274.7毕业生图像采集毕业生图像采集省招就中心下发毕业生图像信息采集通知学校组织学生核对毕业生电子数据学校上传毕业生电子数据至省招就中心学校组织学生进行图像采集图像已采集的学生图像未采集的学生学校通知图像未采集的学生学生至省招就中心补拍学校核对、确认所有毕业生图像信息学校将图像信息发至教务处284.8毕业生生源上报核对毕业生生源上报核对学院根据核对情况修改数据，上交核 对名册及姓名与高考用名不一致、生 源地区与高考地不一致学生的名单与 相关材料学院审核增加往届可毕业生学生生源 信息，删除本届不能毕业学生生源信 息，并将名单和学籍处理文件交至学 校审核学院再次打印毕业生生源核对名册， 组织学生核对、校正、签名，并根据 核对情况修改数据学校确定生源名单学院根据核对情况修改数据，上交 核对名册及姓名与高考用名不一致、 生源地区与高考地不一致学生的相 关材料学院打印毕业生生源核对名册并 组织学生核对、校正、签名上报江苏省教育厅本科生生源上报核对学院在奥蓝系统“生源基本”中修改、 完善基本信息学校从奥蓝系统“生源基本”中将数据 导入“毕业基本”学院打印毕业生生源核对名册并组织学 生核对、校正、签名毕业生生源上报核对研究生生源上报核对学校将毕业生生源信息导入奥蓝 系统“毕业基本”中学院进行毕业生生源资格审查， 上报不能毕业和“毕业基本”中 没有的学生名单、Excel 文件与研 究生院相关文件学院修改、完善“毕业基本”中 的数据295 学生资助学生资助服务服务5.1经济困难学生资助政策体系经济困难学生资助政策体系南京理工大学经济困难学生资助政策体系学费补偿、 贷款代偿毕 业 生 赴 苏 北 地 区 就 业 学 费 补 偿 和 助 学 贷 款 代 偿毕 业 生 赴 基 层 地 区 就 业 学 费 补 偿 和 助 学 贷 款 代 偿毕 业 生 服 义 务 兵 役 学 费 补 偿 和 助 学 贷 款 代 偿奖学金国 家 励 志 奖 学 金国 家 奖 学 金学 校 优 秀 学 生 奖 学 金社 会 奖 学 金助学金国 家 高 校 助 学 金生 源 地 助 学 金学校补助勤 工 助 学家 庭 经 济 困 难 临 时 补 助生 活 补 贴学费 减免绿色 通道助学贷款国 家 高 校 助 学 贷 款生 源 地 助 学 贷 款305.2国家助学贷款办理国家助学贷款办理本人准备贷款材料学院审核学生贷款后报学生资助中心学生资助中心审核书面材料，并交贷款银行审批学校协助银行，组织学生签订贷款合同合同签订成功休学停止发放贷款，复学后继续发退学需到银行办理相关手续发放贷款学年资格审查合格学年资格审查不合格确认贷款借据，发放贷款停止本年度贷款毕业时签订还款协议或展期协议， 毕业后按照“贷后管理规定”执行315.3生源地助学贷款生源地助学贷款办理办理每年度学生在新学期开始前，向家庭所在县(市、区) 的学生资助管理中心提出贷款申请（有的地区直接到 相关金融机构申请）县级学生资助管理中心负责对学生提交的申请进行资 格初审金融机构负责最终审批并发放贷款325.4 医疗保险办理及报销医疗保险办理及报销大学生毕业后可以接续医疗保 险每年新学年开学时由学校负责采 集大学生参保信息，到市医保中 心办理参保登记手续市医保中心不受理大学生个人参保 登记大学生医保费按学年缴纳，缴费 期为每年 9 月 1 日至 10 月 25 日， 由高校负责统一组织代收代缴大学生参保缴费后发生转学、退 学或其他终止学籍情形的，所缴 纳的医疗保险费不予退费大学生参保后可以持卡看病未持南京市民卡或未经转诊 自行到转诊医院住院，发生的医 疗费用，全部由个人自理，统筹 基金不予支付参保大学生每年需按规定办理 续保手续，续保手续由学校统 一到市医保中心办理1.在本市被用人单位录用就业的，可随用人单位参加 职工医保 2.未就业或无稳定工作，符合居民医保参保条件的， 可选择参加居民医保 3.回原籍的，可到当地参加所在地的医疗保险335.5 意外伤害附加住院医疗保险理赔流程意外伤害附加住院医疗保险理赔流程注：1、本流程仅针对 2009、2010 级购买医疗保险的同学；2、2011 年及以后入学的学生直接凭医疗保险去校医院报销。新生入学时根据自愿原则交 纳保险费用学生工作处与保险公司签订 合同学生在校期间生病住院或发 生意外，向学生资助中心提 交相关材料及理赔申请学生工作处或医院填写保险 公司的赔付申请书，递交保 险公司准备如下材料：身份证和学生证复印件、建行卡、 建行卡复印件、门诊病历、住院发票原件、出院 小结、详细用药清单； 若发生骨折等意外，出具医院的病历和诊断 证明；若病故或意外死亡，出具公安部门的死亡 证明及销户证明、户口本复印件、学生父母双方 身份证复印件和双方的银行卡复印件。学生资助中心地点：艺文馆 112 办公室，金老 师。 工作时间：8:0012:00、14:0017:30。 咨询热线：02584303118 监督投诉热线：02584313006保险公司审核理赔，将赔款 直接打入学生建行卡中