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档案管理办法一、总 则1、 为贯彻落实 中华人民共和国档案法 和 中华人民共和国档案法实施办法 ，加强学校档案的科学管理，逐步实现档案管理工作的标准化、规范化、科学化，为学校教育教学及各项工作服务，特制定本办法。2、学校档案是学校工作和教学活动的真实记录，是党和国家的宝贵财富，学校各部门在教学及其它各项工作中形成的各类档案，应由学校档案室集中统一管理。3、档案管理是整个学校管理工作的组成部分，各部门应把档案工作提到议事日程上，学校要认真考核，将档案管理作为评选先进单位和个人的重要内容之一。二、机构与任务学校档案室是学校办公室的内设机构，日常工作由校办主任领导，档案室负责统一管理全校的文书档案、 财务档案和科学技术档案。业务上受上级档案管理机关的指导、监督和检查。档案室的基本任务是：1、 认真贯彻 档案法 ，广泛宣传档案的重要性，结合学校实际，建立和健全学校档案管理制度。2、 收集、 整理、 保管和统计学校的全部档案，编制检查工具，并积极提供利用，为学校各项工作服务3、负责对全校各科室的档案管理工作进行指导、监督、检查。4、按规定向上级档案部门移交永久保存的档案，并及时报送档案统计材料。5、维护档案的完整与安全，严格遵守档案保密制度，坚持做好“六防”工作。三、立卷归档范围凡是反映本校重大工作与活动，具有考查利用价值的文字、 声像制品、材料均属归档范围。（）文书类。1、上级机关颁发的属于本校主管业务并要求执行的文件，以及普发的、非本校主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；2、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；3、 党和国家领导人、 人民代表、 上级机关领导视察、 检查本校工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的声像材料；4、代上级机关草拟并被采用的文件草稿和印本。5、 本校教代会、 党、 政、 工、 团召开代表大会、 工作会议的全套会议文件、以及各种声像材料（由召开部门收集归档）；6、 学校党总支、 行政会议文件材料，学校召开的各种工作会议，专业会议材料；7、学校颁发的（包括转发）及与其他机关联合颁发的各种正式文件的答复稿、印刷稿、重要文件的修改稿。8、学校的请示与上级机关的批复文件；各科室的请示与学校的批复文件。9、 学校及其各科室在各项工作活动中形成的工作计划、 总结、 报告。10、学校检查各科室工作，调查研究形成的重要文件材料；11、 学校的各种统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）12、 学校党总支、 团委、 工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料。13、内容重要的人民来信、来访材料及领导的批示；本校处理人民来信、 来访形成的记录、 摘要单、 调查处理报告、 统计分析材料等。14、 学校领导人在公务活动中形成的重要信件、 电报、 电话记录，从外机关带回的与本校有关的未经文书处理登记的文件材料；15、 本校成立、 合并、 撤销、 更改名称、 启用印信及其组织原则、 人员编制等文件材料；16、学校制订的工作条例、章程、制度等文件材料；17、 本校的历史改革、 大事记、 年鉴、 反映本校重要活动事件的剪报、 声像材料、 荣誉、 奖励证书、 有纪念意义和凭证性的实物以及展览照片等材料。18、 本校的干部任免、 调配、 培训、 专业技术职务评定、 聘任、 党员、团员、 干部、 工人名册、 报表、 纪律检查、 治安保卫以及职工的录用、 转正、 定级、 调资、 退职、 复职、 退休、 评残、 抚恤、 死亡等工作及干部奖惩等文件材料；19、 学校办理的干部、 工人的工资转移，行政、 党、 团、 工会组织介绍信及存根；20、本校财产、物资、档案等的交接凭证、清册；21、 本校编印的情况反映、 简报、 校报及有关刊物的定稿和印本；编辑出版物的定稿、样本；22、 学校与有关单位及个人签订的各种合同，协议书等文件材料23、 学校在外事活动中形成的请示、 报告、 计划、 条约、 议定书、 协定、 合同、 考察总结、 重要简报、 会议纪要、 记录、 声像材料、 有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；24、各种普查工作中形成的文字材料。（二）基本建设类。1、 有关本校区域变化、 解决地界、 重用土地等的文件材料（含红线图、批准书、契约、合同等）。2、 本校各专业对外技术服务及本校的土木建筑（含教学用户、 住宅、库房等）及抗震加固工程形成的技术文件材料。（三）会计类。本校（包含各科室应上报学校的）会计凭证、 会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料（具体内容请见会计档案保管期限表）。（四）教学、科研类。1、 学校制定的各种教学制度、 办法、 规章、 条例；有关教学工作的各类会议文件、纪要、安排、总结；2、 学籍管理材料（学籍卡、 新生登记表、 成绩册）；学籍变更材料（升级、 留级、 休学、 复学和退学材料）；学生奖惩材料、 招生、 分配工作材料（招生计划、 招生简章、 专业介绍、 代培计划与合同；招生工作总结、 新生名册、 毕业分配（就业推荐）计划、 分配方案、 分配工作总结、毕业生分配名册、毕业班合影照、毕业证书存根）；3、课程安排表和教学进程表，教学年历；4、专业教学计划，教学大纲各课程学期授课计划，教师任课安排，典型讲义；各课程考试题、 成绩单，成绩统计表及试卷分析，教学质量调查材料；教学实习计划、 总结、 实习指导书、 实习讲义、 实习结果鉴定材料，有代表性的实习报告；优秀的毕业论文和毕业设计以及评审意见，生产实习中的优异成果；有价值的课程建设的全套材料（教学计划、 教学大纲、 教案、 题库、 试卷、 优秀学生习题本、 自编讲义、 主编、 参编、 主审、 参审教材、 实习计划、 实习讲义、 实习指导书、教学总结）；5、本校编制的电化教学录音、录像带等；6、有关教学经验的总结，教学方法的研究，教学手段的改进，教学效果的反馈，教学改革，课题研究，学术论文，专题发言等原始资料；7、教职工在各种报刊杂志上发表的文章，在各种学术会议上交流的文章以及各种研究成果的奖励文件；校、 科教育研究课题的成果、报告及其审查鉴定文件；8、 教职工编译正式出版的各种学校专著、 教材、 教学参考资料等；9、师资培训计划、考核、总结、出国进修工作等有关材料；10、兄弟学校有参考价值的教学资料、图纸；11、本校学生军训、入学教育等重要材料。（五）设备、仪器类。1、 各种大、 中型（千元以上的）机具、 设备、 动力机械、 电子仪表、仪器、 各种车辆设备、 文印设备等全套图纸、 照片、 计算书、 说明书、 合格证、 验收记录、 测定数据，性能鉴定材料、 运行记录、 技术操作规程、检修记录、重大事故的调查分析及处理报告、事故记录以及在养护维修和大修过程中产生的技术文件材料。2、本校自制或改造更新的各种设备的全套设计文件和图纸。 四、归档要求1、 凡属归档的各种文字材料，必须要求字迹、 图象清楚，书写工整，禁止用圆珠笔、铅笔及纯蓝墨水书写。2、立卷单位应负责将材料收集齐全，核对准确，按文件的自然形成规律，系统整理，并在封面上填写档案名称，编写卷内目录，确定密级。3、根据档案的保存价值和档案保管期限的规定，准确划分保存期限。 凡反映学校重大活动和基本历史面貌，有长期利用价值的档案，列为永久保管；凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内有参考利用价值的文件，列为长期保管；凡是在短时间内对本校有参考利用价值的，列为短期保存。五、档案的管理、保管与利用1、 档案室的库房应坚固安全，并加强防光、 防尘、 防虫、 防火、 防盗工作。2、案卷多柜存放的应绘制案卷存放示意图。3、建立健全案卷，以积累案卷的立卷说明方案，鉴定报告，交接凭证检查记录等材料。4、定期组织人员对档案保管情况进行全面检查，作好记录，发现问题及时向分管领导汇报。5、建立档案借阅制度，根据档案的机密程度，确定利用范围，规定不同的审批手续。并严格履行查阅、借用手续。6、借阅档案，必须填写“借阅档案证明单”，经领导同意签字后，方可借阅，借阅人不得擅自拆卷抽取、拍照、复制卷内文字材料，借阅人不得泄密、 遗失、 涂改和污损、 违反规定者，按有关规定予以处理。六、鉴定、销毁和移交1、档案的鉴定工作在校长的领导下，由档案鉴定小组定期实施鉴定工作，确定保管期限和密级，编制销毁清册。2、鉴定工作结束后，鉴定小组应写“档案鉴定工作报告”。3、在学校形成的种类永久性档案，保管二十年后，连同“案卷目录”（一式三份）和有关检索工具一并向上级档案部门移交。七、档案管理办法的执行1、学校档案管理由校长全面负责，学校办公室具体管理，校办主任负责检查、督促各科室档案管理和上交工作。2、各科室领导负责本科室档案工作，每个科室必须由负责人指定专兼职档案管理员（档案管理网络员），按要求做好档案管理工作并按时向学校移交应该移交的档案。3、每一学年由校长牵头，对全校档案管理进行一次检查评比，表彰先进，纠正存在的问题。