公司声像档案收集管理办法.doc

公司声像档案收集管理办法一、总 则（一） 为加强我公司的声像档案(大类代字5)管理工作，根据中华人民共和国国家标准照片档案管理规范（GB/T1181289）及中华人民共和国行业标准磁性载体档案管理与保护规范（DA/T1595)，制定本办法。（二） 本办法所称的声像档案是指本公司在重大事件或重要活动的，以静止和动态摄影、摄像、录音为主要反映方式的具有保存价值的历史记录。声像档案一般包括底片、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘和说明七部分。（三） 声像档案是直观生动地记录和反映公司社会活动的真实记录，是维护和再现公司主要人和事及管理情况的历史真实面貌的重要依据，是国家档案的一个重要组成部分。任何单位及其工作人员都有保护、收集声像档案的权利和义务。（四）公司声像档案工作实行统一管理，分级负责的体制。办公室对各部门声像档案管理工作进行指导和监督，各部门指定兼职档案员负责收集和整理本处产生的声像档案，并于活动结束后1个月之内移交综合档案室。档案室负责统一规范管理。各部门对本处移交的声像档案可随时优先利用。（五）各部门应建立并认真执行声像档案归档制度，将其纳入本部门的职责范围及有关人员的岗位责任制，并将声像档案作为日常事务进行广泛、认真的收集管理。二、归档范围及处理办法（一）收集范围1、反映本公司主要职能活动和工作成果的声像材料；2、上级领导人和著名人物参加本公司有关重要活动形成的声像材料；3、本公司召开全公司性重要会议形成的声像材料；4、记录本公司发生的重大事件的声像材料；5、本公司组织或参加重要外事活动形成的声像材料；6、各个时期公司级领导干部的照片及反映我公司建设面貌的声像材料；7、记录本公司办公自动化及其他重要计算机管理系统的程序、相应数据和其他文件的磁盘、光盘等；8、代表本公司荣获各种荣誉的奖状、奖旗、奖杯、牌匾、证件及其他实物奖品的照片；9、本公司工作人员获得市级或以上劳动模范、先进工作者的照片；10、本公司举办重大庆典、宣传活动和大型文体娱乐活动的照片；11、其他具有保存价值的声像材料。（二） 收集时间1、各部门应随时收集零散的具有保存价值的声像材料；2、声像档案材料一般应在形成后一个月内向综合档案室归档；3、综合档案室如有特殊需要可临时征集各部门暂存的声像档案。（三） 归档要求与专兼档案员职责1、声像档案归档必须以部门为单位。各部门形成的有保存价值的声像材料，由摄制者整理并编写文字说明。部门兼职档案员应当在活动结束后一个月内，主动将声像材料与文字说明收集齐全后一并向综合档案室归档。2、综合档案室负责检查并接收声像档案。对于各部门移交的不符合归档要求的声像档案，兼职档案员应补齐相关材料再归档。若重要声像材料因部门未及时主动移交而损毁遗失、造成严重后果的，责任由兼职档案员和各部门负责。3、归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律；保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系；注意其成套性特点。4、声像材料的内容必须真实，文字说明必须完整、简洁，包括事由（内容）、时间、地点、人物、背景、摄制者等六要素：（1）事由：声像材料所反映的时间、人物的情由；（2）时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；（3）地点：声像材料形成的地点；（4）人物：声像材料中主要人物的姓名、职务及在照片中的位置；（5）背景：声像材料形成的背景；（6）摄制者：形成声像材料的人员姓名及身份。5、感光照片应将正片和底片对应夹好，一起归档。数码照片应以JPEG格式的电子文档归档，由档案室负责挑选有代表性的数码照片晒相并实行双套制保存。归档时部门人员应协同档案员拷贝该次活动的数码相片，并对于重要的数码照片应提供详细文字说明以便档案员编制照片说明。照片说明的主要内容包括本张数码照片的编号、活动内容、主要人物及其职位和在照片上的位置、拍摄人、拍摄时间、备注等；6、归档的磁性载体文件必须是可读文件。档案室应经过检测，确定运转正常，无病毒、无划伤、清洁，文件内容完整、准确，与说明相符，方可接收。其中计算机软件要辅以软件文件，简要说明磁（光）盘中存贮文件的内容、运行的软、硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。7、录音、录像材料要求声音清楚、画面清晰。三、声像档案的管理（一） 声像档案由公司综合档案室集中统一管理，不得由承办部门和个人私存。（二） 声像档案的分类与编目，统一由综合档案室制定的分类方案进行操作。（三） 声像档案的整理由综合档案室负责，整理方法如下：1、底片。底片不分属类，按照接收时间先后编流水顺序号，装满一册为一卷。2、照片（1） 每组照片要编写“总说明”，每张照片编“分说明”；（2）“卷内目录”以照片自然张为编目单位，填写照片档号和底片号，“总说明”占一个空行；（3）照片正片每一张要编有档号；（4）照片正片各小类合编“档案目录”，即有所有各小类的“案卷目录”和其“卷内目录”合编而成。3、数码照片光盘（1）每次活动（每项工作）拍摄的数码相片要挑选有代表性的冲洗成纸质照片同步归档，数码照片应编制照片说明；（2）将分类整理好的数码照片按形成顺序，取一定年限或数量刻录到只读光盘，并编制光盘说明；（3） 光盘刻录一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。刻录完成后用黑色油性软笔在光盘标签面上写上光盘档号。4、录音带、录像带以自然的盒、张为保管单位进行整理，同一载体类型按形成时间顺序编流水案卷号。（四） 声像档案说明由档案室负责编制，编制方法如下：1、照片档案的文字说明要求文字简洁、语言通顺，一般不超过200字，它包括总说明和分说明两类。一般应以照片的自然张为单位编写说明，一组（若干张）联系密切的照片应加总说明。凡已加总说明的照片分别编写简要的分说明，并注号。单张照片的说明在照片正下方或左、右侧书写。总说明在第一张照片的上方书写。大照片的说明可另纸书写，一同保存。底片可插袋与正片对应归档。照片的背面应写上照片号。正片号由分类代号、属类号、形成年度、案卷号和卷内照片的顺序号组成。源于数码照片的纸质照片，应在“分说明”中的“参见号”出填写完整路径的数码照片号。2、磁性载体文件必须以盒（带、盘）为单位贴上有文字说明的标签。磁（光）盘、盒上需标注盘（盒）编号、档号、软件名称、版本号、文件数、密级、编制人、编制日期等标识。录像带盒上需标注带编号、档号、片名、放映时间、摄制单位、摄制日期、规格、制式、语别、密级等标识。录音带盒上需标注带编号、档号、讲话人姓名、职务、主要内容和录制日期、密级、讲话时间等。（五）声像档案的保管条件声像档案柜不能放置樟脑等挥发性药物。声像档案需远离磁场和电器设备，并要定期对声像档案做好机读检验和迁移工作。按电子文件归档与管理规范的要求，磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10，如发现问题应及时采取恢复措施。磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。（六）声像档案的保管期限序号内容保管期限1上级党政领导及著名人物参加本公司的重要活动及检查工作的声像档案永久2记录本公司发生重大事件的声像档案永久3反映本公司机构变迁、职能活动、历史发展情况的声像档案永久4市级以上劳动模范、先进工作者的照片永久5本公司荣誉档案的照片永久6本公司召开会议活动形成的声像档案重要的，全市性的永久一般的短期7记录本公司重要的计算机管理系统的声像档案永久8反映本公司文娱活动的声像档案短期9其他具有保存价值的照片、录音、录像重要的永久或长期一般的短期