公司资料室操作流程规定.doc

公司资料室操作流程规定一、目的：为界定资料室对文件资料的收发范围，明确相应的操作方式，做到资料管理有章可依，特制定此流程。二、适用范围：资料室及资料相关的部门 三、名词定义：无四、内容：4.1资料收存的范围4.1.1公司开办或者变更的申请、审批、登记、注册及和各投资方签定的合同；公司各种认证的原始文本材料，以及经营业务终止后业务和资产清算的文字性文件。4.1.2公司技术研发、技术引进、评审等方面的文件。4.1.3技术项目完成后的技术归档资料及成果鉴定的专利资料等。4.1.4生产计划、生产统计分析报表等原始记录表。4.1.5财务管理各种账册、分析报表、凭证的原始存根。 4.1.6市场销售的各类客户资料、销售合同、销售统计报表、库存报表、投标标书。4.1.7人事档案、员工培训资料、培训记录。4.1.8产品质量管理资料，各类产品检验标准原件，产品原始质量记录，公司生产设备的采购、维修、检定等记录。 4.1.9公司各供应商的所有评定、考核的原始资料。4.1.10公司其他有保存价的光盘、照片、电子文档等文件资料。4.1.11公司生产性和非生产性用品的领料单、申购单等。4.1.12公司所有质量记录文件收存范围见质量记录控制程序。4.2资料收存操作4.2.1除以上4.1条款规定应归档范围的资料，若部门仍有其他内部资料需归档，须提供资料的明细清单和对应的保管期限，无正式的保管期限资料室拒收。 技术部须在每月15日之前将上月资料进行归档，生产部须在每月5日前将上月资料进行归档，质管部须在每月7日前将上月资料进行归档，市场部须在每月10日前将资料进行归档，其他部门须在每月20日之前将上月资料进行归档。 4.2.2公司所有需要正式发行文件资料的原件，在送资料室发行的同时应将电子档拷贝给资料室，以便资料室及时更新文件电子档。4.2.3资料管理员在接收资料时，应依据部门提供的清单和资料核对，对封存的资料要进行开箱核对，然后再封存。确保资料的完整性、准确性。4.2.4资料交接时，各部门经办人员应与资料管理员办理交接清单，经过双方签字确认后生效。4.2.5资料交接后由资料管理人员统一编号、装订和保管。4.3资料的发放4.3.1二阶文件和三阶文件（技术资料除外）发行时，资料管理员加盖红色“发行章”，发放给各部门文员，并由接收人签字确认。4.3.2一阶文件即质量手册类受控文件由资料室加盖红色“受控文件”印章后，直接发放给各部门主管，并由接受人签字确认。4.3.3元器件清单、指标参数、装配示意图等技术资料由技术部文员送往资料室，资料管理员要进行编号、登记，然后加盖红色“受控文件”章下发到各对应部门，并由接收人签字确认，同时对于需回收的旧版进行回收。4.4资料保管4.4.1资料室内严禁堆放易燃物及除资料外的其他任何杂物，同时与工作无关人员，不得随意出入。4.4.2 资料室应配备防虫防腐物品、空调机及干粉灭火器。4.4.3资料室须经常清扫，保持整洁、通风。4.4.4每日下班前检查资料室门窗关闭情况并关掉电源。4.4.5资料管理员负责对每月已到保存期限的资料，提出销毁申请，经对应部门确认后，提交行政部统一进行销毁处理。4.5资料更改4.5.1文件资料进行更改时，参照公司文件与资料管制程序。4.5.2技术部已归档的技术资料，在元器件清单、指标参数、装配示意图等更改时，须找到对应项目的资料，将资料进行更换。4.6资料的借阅、查阅1、 公司发行的内部管理类文件，已汇编成电子档，查阅时，可通过以下途径：总经办资料室共享文件公司文件公司管理手册，即可找到。但这些文件仅限查阅，若要用作其他功能时，征得资料室同意后才可以进行其他功能操作。2、 下发的技术资料，对其目录已做成电子档。查阅时，可通过以下途径：总经办资料室共享文件技术部，即可以看到你所需要的技术资料有没有下发。3、购买或从网上下载一些励志、管理、专业等类的图书，员工可以在中午休息时间查阅。从资料室共享文件资料室图书，查看图书的目录，若有你想看的图书，到资料室借阅。4.7相关文件4.7.1文件与资料管制程序4.7.2质量记录控制程序4.8相关附件4.8.1资料借阅申请单：HTZJQP-01-004A(02)4.8.2资料查阅登记表：HTZJQP-01-004B(02)4.8.3部门年月资料移交清单HTZJQP-01-004C(02)4.8.4技术资料签收一览表HTZJQP-01-004D(02)资 料 借 阅 单资料名称借阅部门借阅人年月日用途核批归还时间年 月 日确认人备注HTZJQP-01-004A(02)资 料 借 阅 单资料名称借阅部门借阅人年月日用途核批归还时间年 月 日确认人备注HTZJQP-01-004A(02)资 料 查 阅 登 记 表序号文 件 名 称文件所属部门查阅人查阅人所在部门查阅时间查 阅 内 容备注HTZJQP-01-004B(02)部门年月资料移交清单序号文件名称保管期限备注移交人/日期：资料室/日期：HTZJQP-01-004C(02)