酒店公文管理规定.doc

酒店公文管理规定为使酒店公文处理规范化、制度化、科学化，提高公文处理的质量和效率，根据国家公文处理规定，结合酒店实际，制定本规定。第一条 本办法所称公文，是指酒店在经营管理过程中，形成的具有相对法定效力和规范体式的文书，是依法律法规或规章制度对酒店进行管理和商务活动的重要工具。第二条 公文处理必须严格执行国家的法律法规和酒店有关的保密规定，确保酒店商业秘密的安全。第三条 酒店适用的公文种类分为：1、请示；2、报告；3、意见；4、决定；5、通知；6、通报；7、批复；8、函；9、通告；10、议案；11、会议纪要；12、简报等。第四条 公文的发放统一使用备忘录形式，备忘录文本格式包括：致函、发函、日期、内容、档号、抄呈/抄送、正文、附件、批示。1、致函为行文的对象，一般情况下写明对象的全称，如“XXXX酒店采购部”。如行文对象可归纳为同个类别，可统称为“各部门”。2、发函为行文的部门或个人。具体分为：（1）、各部门报总经理、副总经理文件，发函需冠以部门、姓名、职务。（2）、部门与部门相互递发的文件，一般情况下冠以部门的名称。3、公文档号由部门缩写、年份和文件序号三部门组成，具体如下：（1）、部门宿写总经理 GM 副总经理 DGM 综合办 GMO 工程部 ED 客房部 HSKP 财务部 FD 营销部 S&M 前厅部 FO 餐饮部 F&B 采购部 PD 安全部 SD（2）、年份：四位数字编写加【】号。（3）、文件序号：001开始的三位数。例如：GMO【2013】001即综合办2013年一号文件。 4、公文内容需上级部门（领导）或其他部门阅悉，则使用抄呈方式。一般涉及重要事项的公文应抄呈上级部门（领导）。若公文内容需同级部门阅悉，则使用抄送方式。5、公文正文的基本要求。（1）、文字要符合行文规范，并做到观点明确，条理清楚、文字简练，无错别字，提高公文质量。（2）、根据文种的要求，结尾部门要恰如其分，注意表达工作礼节。上行文不要求回复的可用“特此报告，请审阅”等；要求批复的可用“妥否，请批示”等。平行文可用“特此函告”等。6、附件采用防宋小四号字。附件内容另附文。标题书写位置在正文结束后，另起一行空2格处起书“附件：随后标明附件标题”。如“附件：XXXX酒店公文管理规定”。第五条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧骑马装订，标题用2号或小2号小标宋字体加粗，正文用4号仿宋字体，一般每页排22行，每行排30字。第六条 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，印章必须与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。第七条 酒店所拟公文都必须由综合办审核，规章制度类公文还需履行审核程序，经主管领导批改后呈总经理审批通过印发。第八条 经酒店综合办登记的重要来文，经办人员都要认真进行核对，及时呈主管领导批示，按批示分送各部门承办，并负责催办、督办，承办部门需及时反馈承办情况。第九条 文件归档，本酒店印发的文件办理完毕后，承办部门应将办理的各类公文，包括文件正本、底稿、附件及有关签报、批示等附属材料收集齐全完整，并按照文书档案的有关管理规定整理立卷。第十条 不具备归档和存查价值的公文，经酒店办公室和承办部门共同鉴别，即可销毁。