公司办公会议管理制度.doc

公司办公会议管理制度第1章 会议管理制度第1条 为了规范公司的会议管理工作，减少不必要的会议，缩短会议时间，提高公司会议效率，特制定本制度。第2条 本制度适用于公司召开的各种会议。第2章 会议组织第3条 公司级会议指公司员工大会、全公司技术人员及各种代表大会，应由总经理批准，由各相关部门负责组织召开，公司领导参加。第4条 专业会议指公司性的技术、业务综合会，由公司分管领导批准，主管业务部门负责组织。第5条 各部门、支部、车间召开的工作会议由各部门、支部、车间领导决定召开并负责组织。第6条 班组会由各班组长决定并主持召开。第7条 上级或外单位在公司召开的会议(如现场会、报告会、办公会等)或公司之间的业务会(如联营洽谈会、用户座谈会等)，一律由公司负责安排，相关部门协作做好会务工作。第3章 会议管理第8条 会议准备。1. 明确参加人员。(1)对会议所要实现的目标负有主要或直接责任的人。(2)对会议中心议题有专门知识和经验的人。(3)与会后行动直接相关人。(4)有能力或权力参与会议决议讨论者。(5)议论问题的会议人数一般不要超过20人。(6)无关人员不参加。2. 选择开会地点。(1)选择与会人员相对较近的地点召开会议。(2)会场内外整洁卫生、环境安静、通风良好、室温适宜。(3)座位空间适宜。(4)便于车辆进出、疏散与停放。3. 安排会议时间。(1)会前调查，时间安排上能保证与会人员精力集中。(2)满足与会最关键人员的最佳开会时间。(3)力求开短会，但又能确保效果最好。(4)把握开会时机。时间性强的要提早开，留给与会者执行落实会议的时间；需要大家充分酝酿和研讨的，要事先发放讨论内容及主题，应留足够时间让大家准备。4. 会议议程安排。议程由主办单位拟定，包括会议内容、讨论事项、达到目的、参加人员、时间、地点、大约时长、需要发言的人员和内容、要求等。(1)重点、重要议题安排在会议前一时间段。(2)明确或控制会议中各议题的时长以防失控。(3)控制议题数量，保证议而有决。(4)保证与会者有备而来。(5)注意引导、归纳、提升会议议题。(6)需印发的资料应提早发下去，让与会人员到会时已十分明确会议内容。(7)连续23小时以上的会议应安排中间10分钟的休息时间。5. 会场布置。会场布置包括会场空间安排、座位安排、条幅标语安排、音响、投影、照明、通风等。(1)会场空间安排应便于人员进出。(2)座位安排要保证与会人员能听清、看清，便于相互交流、记录与阅读。(3)会议必需的设备应有质量保证，并事前检查演示过。(4)会场一般应设“禁止抽烟”、“请勿大声喧哗”等警示牌。6. 会议通知。(1)通知的拟定和要素包括参加人员名单、会期、开始时间、地点、需要准备的事项及要求。(2)通知书写要求文字明白、清楚，力求不发生误解；全面、周到，不要漏项；用电话或其他形式的通知要写出通知底稿，照稿通知。(3)无记名参加的人员，对范围、对象、职务要通知清楚。(4)重要会议为保证与会人员精力集中，可采用预先通知及正式通知两步进行。(5)书面通知要注明经办联系人的姓名、电话号码、职务、通知开会的单位并加盖印章，以及需准备发言或提供资料的具体要求。(6)重要会议预先通知后，一定要跟踪准备情况，保证开会时各方面均准备到位。(7)对会议关键或决定性人员要面对面或反复核实准备情况，征求对会议准备和开展的意见。第9条 会中管理。1. 人员签到。(1)会议组织部门应编制参会人员签到表，参加会议人员在预先准备的签到簿上签名以示到会。(2)会议签到完成后，工作人员应尽快统计出应到、实到人数及未到人员姓名，交大会主持人。2. 会场服务。(1)引导入座。工作人员按事前安排的座位引导与会人员尽快就座，特别要注意主要领导人员和主席台就座人员的座次不要有差错。(2)分发会议文件、材料。重要文件可发到个人或主要负责人手里，既可事先认领签收，也可会场提前认领签收。(3)内外联系、传递信息。在对大会进行中，妥善处理领导需要办理的事项，如接待外来人员来访、重要日程安排布置、外来记者等接待陪同等事项。(4)维护会场秩序。保证会场内外的肃静， 注意周围警戒和保卫， 严防各种事故发生。(5)处理会中临时事项。承办主要领导或重要与会人员交办的紧急事项。(6)其他服务。对会中一般需用物资应有余量准备，以应付个别需求。保持通风、采光和地面干净；时间长的应准备茶水。(7)会议期间需提供食宿的，应委派专人负责办理。3. 会议记录。会议记录主要包括会议组织情况、会议名称、时间、地点、出席人员情况、主持人等；重点内容包括会议议题、讨论发言情况、形成的决议、纪要、决定等。(1)应有专用会议记录本。(2)会议记录人员应对本会议内容熟悉， 且有较高的笔录能力及归纳分析和总结能力。第10条 会后工作。整理会议记录，形成会议文件。1. 分析、总结、提升记录，形成会议结论性材料的提纲以及要反映的具体事项、事例等。2. 按提纲和中心议题，起草会议结论性材料。3. 会议纪要。(1)会议简况包括时间、地点、参加人员、议题。(2)会议结果是会议的重点，是会议效果的反映，纪要应记实、扼要。4. 会议纪要等结论材料经上级领导审批后，打印、下发给相关部门。5. 按照一会一卷的立卷方法设立会议案卷并加以保存。第11条 各相关部门按会议纪要，逐项落实，真正起到开会的预期目的。第12条 由会议主持单位对会务情况进行总结，不断提高会务能力。会务总结与会议记录、会议简报、会议文件等一并作为完整的案卷归档。第4章 会议安排第13条 为避免会议过多或重复，公司正常性的会议(如质量分析会、安全工作会、生产调度会)一般纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。第14条 其他会议安排。1. 凡涉及多部门负责人参加的会议，均需于会议召开前日经部门或公司分管领导批准后，分别报行政部汇总，由行政部统一安排。2. 行政部应于每周五下班前将全厂例会和各种临时会议统一平衡编制会议计划并装订、分发到公司相关部门。3. 已列入会议计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时，召集部门应提前日报请公司行政部并经公司相关领导同意。4. 对于参加人员相同、内容相近、时间冲突的几个会议，公司有权安排合并召开。5. 各部门的会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在与公司例会同期召开(与会人员不发生时间上的冲突除外)，应坚持“小会服从大会， 局部服从整体” 的原则。第5章 会议纪律第15条 凡不能参加会议或不能准时参加会议的人员，要向主管领导请假；不请假又不按时到场的，将记工作差错一次，并责令写出检查。第16条 与会人员提前10分钟入场，不得无故迟到、早退，不得中途退会。第17条 与会人员在会议期间应关闭手机或将手机设为振动状态。第18条 会议期间，与会人员不准大声喧哗、交头接耳或打瞌睡。第19条 与会人员应保持会场卫生整洁。第20条 与会人员不准做与会议无关的事项，不得在会场上随意走动。第21条 不准泄露会议机密，妥善保管会议材料，不得向无关人员泄露会议内容。第22条 会议发言内容要“精”、“短”、“实”。第6章 附 则第23条 本制度由行政部拟定，经总经理批准后实施。第24条 本制度自 年 月 日起执行。会议室管理规定：第1条 为加强管理，确保合理有效地使用会议室，保证正常工作有序进行，特制定本规定。第2条 会议室由行政部负责管理，统一安排使用。第3条 会议室内的卫生由行政部派专人负责，每周至少要清洁一次；遇有会议时，要一次一清洁。第4条 会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责，其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应照价赔偿。第5条 电子设备负责人要熟练掌握各种设备的使用原理及规范的操作技能，并能排除一般性的使用故障。第6条 会议室只限本公司相关职能部门使用，外单位借用会议室须经行政部经理批准，并到行政部办理借用手续。各部门无权将会议室借给外单位使用。第7条 公司各部门使用会议室须经行政部同意，办理相关手续后领取会议室钥匙。第8条 每次会议前，会议室管理人员应进行电源检查，配备饮用水、水果(必要时)等工作。第9条 使用会议室的部门，必须爱护会议室的设施，保持会议室清洁。第10条 与会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏须予以赔偿。第11条 会议室用完后， 应及时通知会议室管理人员进行清扫， 并将钥匙交还行政部。第12条 任何部门和个人未经办公室同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用。第13条 会议室管理人员要严格室内物资的管理和维护，做到“会散、人走、关电源、门上锁”。第14条 本规定由行政部制定，经审批后自颁布之日起执行。