采购循环运作管理.doc

推销及付款轮回作成:推销科2008/3/30外部操纵轨制目次推销及付款轮回-CP-100-1一、轮回目次-2二、轮回流程图-3三、各功课流程图及功课阐明请购功课-CP-101-4推销功课-CP-102-7出口功课-CP-103-10验收功课-CP-104-13与合约不符或品质不协功课-CP-105-20付款功课-CP-106-21投保功课-CP-107-26差别剖析功课-CP-108-27推销及付款轮回流程图CP-100CP-108估算差别剖析CP-101CP-102CP-104CP-106推销是否出口请购功课推销功课验收功课付款功课CP-105N与合约不符或品质不协功课YCP-103出口功课Y协定有后果CP-107投保功课N消费战略性推销方案退货/不付款CP-101请购功课流程图PMCRD&工程制作推销营业消费方案维修方案战略性推销方案新产物开辟方案、客户专门需要、维修整机需要非活期请购填写请购单活期产销方案请购Y批准YYNN库存量充分坚持推销N能否有替换料庫存N能否有推销代价复兴请购单YN能否为经济量Y推销功课推销及付款轮回外部操纵轨制编号:CP-101功课工程：请购功课功课顺序(办法)操纵重点依照资料1.本公司推销可分为：1.请购量能否契合经济推销量。2.需用日期、数目、品名、规格或厂牌能否明白。1.依照资料：(1)战略性推销：系依市场行情，用料变化等推销之质料，由请购权责单元视经济走向、市场状况及估计用量等要素，决议订推销机遇、品种及数目，交由推销单元推销；以防止能够发作之缺料、断线或突增需要。ERP零碎中的(1)产销方案信息(2)库存信息3.属非消费性推销及战略性推销已填制请购单而进展推销功课者且金额超越必定额度，应经恰当批准程序。(3)平安存量操纵(4)资料治理规那么(5)核决权限(2)依消费方案推销：系依方案性消费之估算进度，由生管部分提出请购品种及数目(产销集会记载)，交由推销4.批定时能否按照核决权限进展。2.运用表单：单元推销。5.属紧迫推销者，应查明缘故能否合理。(1)请购单(2)新产物开辟及试产、量产方案表(3)别的需要：因维修需要，客户专门需要或新产物开辟需要而由权责单元提出之请购，提出后交由推销单元履行。6.断定请购单元能否的确依功课顺序提出请购需要。2.提出请购需要时，请购单元应明白指出需用日期、品名、规格、数量或厂牌；请购物品输送或保存有特不留意事7.请购单元需为指定权责单元方有权提出请购。项者，应予注明。推销及付款轮回外部操纵轨制编号：CP-101功课工程：请购功课(功课顺序办法)操纵重点依照资料4.推销前先反省存货能否有以下情况：(1)现在存量尚未达请购点9.新产物开辟案所须之请购，须注明案号(ProjectCode)，并由研发及工(2)请购之商品品名、规格、厂牌，有无库存品或替换品可供替换(3)请求之质料能否仍具推销代价，依然已掉经济性5.紧迫请购，应于请购单加注紧迫字样，经请购单元主管批准后，以复印件交推销部分操持推销事件，副本仍依畸形顺序处理。程单元经过PMC提出需要。10.新产物请购单上假定有指定整机，厂牌者须阐明缘故。11.由营业经过PMC提出之请购需求，假定为客户专门需要者，须检附客户需要数据。CP-102推销功课流程图推销课需要请购单元消费性方案(产销集会)战略性方案维修方案需要新产物研发需要客户专门需要查问供货商数据询价/议价/比价N核准Y开破推销订单推销订单之跟催推销及付款轮回外部操纵轨制编号：CP-102功课工程：推销功课(功课顺序办法)操纵重点依照资料1.请求之质料如系新整机需经研发及工程单元或相干权责单元确认后，方可经PMC开破请购单进展推销功课。1.供货商记载能否随时更新。1.依照资料：(1)资材治理规那么(2)核决权限2.推销部分能否依规则访价、议价及比价等推销顺序操持推销，并经主2.推销部分收到已批准之请购单，调阅供货商数据，理解过来推销及询价记载。管批准。2.运用窗体：(1)推销单(2)供给厂商根本资料(3)请购单3.向供货商询/议/比价，并将其记载归档，以利查问并坚持买卖之残缺性。3.价钱数据搜集能否具代表性。4.请购单经请购流程中各主管能否确实批准。4.询/议/比价之供货商应以本公司承认之及格厂商为东西，但有以下情形者，可不经询/议/比价顺序即可推销。5.预制定购厂商、数目及价钱能否考虑精密。(4)整机规格成认书(1)专门资料，思索其功用及品质而无替换品者；(2)订有临时合约或工程批准之供货商。6.能否一切进货皆有延续编号并经核准之推销单。(3)独家制作或独家代办之产物。5.决议供货商后，由推销部分承办职员备妥资料及预制定购厂商、品名、数目等事项，填妥“推销单经权责主管核决后，给供货商7.请购、推销、验收及敷衍帐款之记录能否由差别职员担任。确认。6.推销部分接到紧迫请购的整机请购单复印件时，应依上述序，破刻操持推销功课，免得耽搁时效。35所述程推销及付款轮回外部操纵轨制编号：CP-102功课工程：推销功课功课顺序(办法)操纵重点依照资料7.推销部分收到请购部分/单元的打消或变卦之整机请购单并经原权责主管批准后时，依以下方法操持。a.供货商确认(赞同)：制发“推销单并注明变动内容及勾选改正/修正处，经权责主管核决后，通知相干部分。b.供货商不赞同：推销职员应破刻通知请购单元，由请购单元订出决议能否承受货物或与供货商榷论丧掉摊派。CP-103出口功课流程图推销单元SHIPPING管帐部财政部银行报关行厂商订购单能否结汇Y制作传票制作传票开销票等通知厂商(T/T)N制作请求信用状表开状开具信用状通知厂商在途品功课预备提货货物装船押汇通知到单Y结汇还款制作传票开销票等承兑获得提单提货N验收功课推销及付款轮回外部操纵轨制编号：CP-103功课工程：物资出口功课功课顺序(办法)操纵重点依照资料1.财政部依照推销部分转来的信用状开状请求书及(1)反省出口货物的买卖前提。ProformaInvoice。1.预支用度入帐、转销、发出及调剂1.依照资料：时所应附之原始凭据能否经批准，内容能否公道。(1)推销功课规范(2)预备信用状开状请求书。(2)管帐轨制(3)ProformaInvoice(4)银行开状请求表格(5)结汇证实书2.上述文件经财政部权责主管批准后：(1)转管帐部分开破传票。2.预支用度各期摊派办法能否恰当，本期应摊派数能否恰当归属。(2)出纳部分依传票开破取款凭据或支票。3.已付款原始凭据能否盖付讫章，能否有领款人受领之签章，能否有反复付款或冒领之情事。(6)要保书3.收支口单元应依买卖前提规则，对出口物资予以投保，以保证本公司权利。(7)到单通知单(8)出口报单4.收支口单元于接获预约到货通知后，应联络4.开辟信用状应以公道互利为原那么防止以下条目：2.运用窗体：(1)请款单(1)报关行预备文件操持清关事件。(2)仓管单元，事后布置搬运职员、东西及寄存地区。5.收支物品假定为消用度料且出口税率合于海关出口退税规则者，应于进口时向供货商获得凭据，以资日后出口退税做为证实文件。(1)开破保兑(Confirmed)信用状。(2)押汇手续由买方担负。(3)指定开辟银行或押汇银行。(2)信用状开状请求书6.报关提货之实收数目少于装运数目或公证数目时，应操持索赔事件。(4)可凭堆栈收条尚未装船押汇等。5.逾估计到达日期之在途产物，应清查缘故。()推销及付款轮回外部操纵轨制编号：CP-103功课工程：物资出口功课功课顺序(办法)操纵重点依照资料6.留意在途产物列帐日能否悬帐过久，有否虚列情况。7.关于在途产物发作丧掉及短损，依合约规则处理。商定条目要公道，已领取用度弗成损及公司权利。8.提货时物品假定有破坏或缺少，有无破刻请公证机构公证。9.出口货物之出口数目与实践验收量能否符合，不符者能否已予恰当处理。10.各项出口相干用度能否获得正当凭证，计就能否公道。11.已到单及己开破未运用等信用状之治理能否恰当。CP-104验收功课流程图厂商采购仓库品管通知客户推销数据送货入厂签收Y核查单子NNY能否接受货物测验功课Y品质测验能否及格NY能否核准特采入库N退货功课拒收推销及付款轮回外部操纵轨制编号：CP-104功课工程：验收功课(一)推销通知堆栈(功课顺序办法)操纵重点依照资料1.推销部分于断定推销内容及交期后应以盘算机零碎开破推销单，俾相干部分可经过盘算机零碎做其对应之预备任务。1.厂商交货时，能否备妥送货单及发票，并注P/O号码。1.依照资料：(1)推销单2.假定单子不残缺，形成不克不及签收，应破刻请推销与供货商处理。(2)收料测验单3.假定单子不残缺，但仍可进展验收，那么不残缺之单子由推销单元与管帐单元处理。4.厂商交货之包装能否平安，标示是否清晰。5.收料测验单能否延续编号号、重号之景象。,且无跳推销及付款轮回外部操纵轨制编号:CP-104功课工程：验收功课(二)厂商交货(功课顺序办法)操纵重点依照资料1.厂商于交货日备妥送货资料、发票三联式或Invoice、出口报单于1.厂商交货时能否备妥须要单子以利1.依照资料：(1)推销单指定所在交货。验收。2.厂商交货时，仓储部分应就厂商检附之单子与什物核查无误落后展验2.送货单、发票或INVOICE、出口报单上数目能否与实交量符合。3.厂商交货之包装上能否分明标示厂商称号、料号品名，规格、数目、等事项。(2)发票或INVOICE收功课。2.运用窗体：(1)送货单(2)收料测验单4.收料测验单能否已延续编号。推销及付款轮回外部操纵轨制编号：CP-104功课工程：验收功课(三)测验功课顺序(办法)操纵重点依照资料1.堆栈部分职员点收数目后，填具收料测验单交由品管单元测验。2.测验单元职员应依产物性子全体或取样测验，并于收料测验单填写或注明测验后果，实现后应签章。1.须经实验收者有无依合约书履行。2.测验后果有分歧格情况时，有无将测验后果的确记载于收料测验单上。1.依照资料：(1)进料测验功课顺序书3.资料测验取样应合于进料测验顺序，办法中应规范：(1)取样样品数2.运用窗体：(1)收料测验单(2)进料品质异样通知书3.产物质量常常分歧格之厂商应由采购、品保、工程单元会同理解其原因并由厂商提出版面阐明不良缘故(2)依该资料运用性子之主要性列出测验工程(3)各测验工程之品质规范或可承受范畴4.统一厂商之产物假定常常发作经测验品质不符之状况，应知会推销部门，推销部分应于收料测验单元拒收后通知厂商，理解缘故，并列及详细改良办法。4.关于验收后之货物，应的确操持入库手续。入厂商交货记载，以作为今后能否增加或防止向该厂商进货之参考。5.品管测验能否于资料外包装分明处，黏贴恰当之标签。6.原物料能否于限期内验收终了。7.收料测验单脱漏或取消能否经恰当处理。8.收料测验单能否由验收职员填写，并经恰当批准。推销及付款轮回外部操纵轨制编号：CP-104()功课工程：验收功课四入库记帐功课顺序(办法)操纵重点依照资料1.测验及格时，测验单元应将测验后果通知堆栈单元操持入库，堆栈完成资料异动之记载。1.堆栈单元能否恰当记载已验及格之料1.运用窗体：项经主管批准并入库记载。(1)收料测验单2.查阅能否有已收料，并经测验及格之料项尚未入帐者。推销及付款轮回外部操纵轨制编号：CP-104功课工程：验收功课(五)请款(功课顺序办法)操纵重点依照资料1.测验后堆栈部分应将收料测验单、送货单、发票等汇总转送管帐部办1.能否于办好验罢手续后，始检齐凭1.依照资料：(1)推销单理请款。证请求付款。(2)收料测验单(3)进货发票2.运用窗体：(1)传票推销及付款轮回外部操纵轨制编号：CP-104()功课工程：验收功课六退货功课顺序(办法)操纵重点依照资料1.假定测验分歧格需操持退货者，应经相干单元批准后连同收料测验单办理退换货之手续。1.出口货物验收时，假定数目不符或有1.依照资料：破坏等事项，应即通知公证行出具证实以操持索赔。(1)收料测验单(2)进料品质异样通知书2.进货经测验部分取样测验出不良品，但仍契合收料规范时，须通知厂商以良品交换或经厂商赞同后，由物料单元计部分开破折让单。keyin实收数目，交由会2.测验后品质不符无奈运用者，能否的确操持退货。2.运用窗体：3.曾经畸形验收顺序，收料且已入帐，因需要改动或库存调剂，或运用品质、功用状况未如预期，而经厂商赞同，须操持退货手续者，由权责单元提出请求，经批准后，通知管帐部分开破进货退回或折让证实单，并操持退货手续。3.厂商退料单能否延续编号,且无跳号(1)厂商退料单重号之景象。4.进货发作加入或折让时，能否经核准并通知管帐部分开破凭据。推销及付款轮回外部操纵轨制编号：CP-105功课工程：与合约不符或品质不协功课功课顺序(办法)操纵重点依照资料1.过期未交货之买卖义务在供货商时，应破刻以、或信函促请厂商催操持交货事件。1.各项违约能否依合约之规则处理，1.依照资料：过期罚款应照合约规则。2.所交货物如因测验分歧格退回改换者，那么其交货日期应以补送残缺货品到达日期为准，唯仍需经畸形验收顺序。(1)资材治理规那么2.违约情况须经执法道路处理者，交由权责单元提出通知。3.延期交货之置办，假定有合约罚款或过期不收规则，那么依规则履行。4.所交货物之品质、规范不尽契合但仍可运用者，由相干权责单元依质量异样治理办法处理。(2)相干与与供货商签署之合约5.将不实行合约、品质分歧之情况及处理进程等，恰当列入合力厂商往来记载。CP-106付款功课流程图仓库会计采购财务厂商验收完入库请款请款单子N通知厂商考核Y体例A/P传票考核体例N/P传票考核开破支票或汇款盖章通知厂商领款付款请款推销及付款轮回外部操纵轨制编号：CP-106功课工程：付款功课(一)请款及核查功课顺序(办法)操纵重点依照资料1.堆栈部分及测验部分实现验罢手续后，应将各项单子收料测验单、送货单及进货一致发票备齐转送管帐部分操持请款。1.国际推销能否于办好验罢手续后及检齐凭据始请求付款。1.依照资料：(1)管帐轨制(2)推销单(3)进货发票(4)送货单2.管帐部分收到转来之请款相干单子应予考核，经批准后交出纳付款。3.财政部分考核中假定发觉有分歧规则或异样之情事者，应及时反应。2.包办职员请求付款能否考核前提及相干单子手续后，始为请求。3.外洋推销相干用度之凭据能否齐全准确。(5)收料测验单(6)请款单推销及付款轮回外部操纵轨制编号：CP-106功课工程：付款功课(二)记帐功课顺序(办法)操纵重点依照资料1.请款前提考核无误后，制作传票并入帐。2.于每月牢固日期收拾当付款子及有关单子交由财政部考核及开破支1.断定有关批准付款之外部操纵能否的确履行。1.依照资料：(1)管帐轨制票。2.一切敷衍款子应依规章规则操持，并经主管批准。3.已届法定或商定领取限期，而尚未领取者，应清查其缘故并呈报追踪处理情况。3.非进货、购料等所发作之帐款须与敷衍帐款等科目分不列记。4.敷衍款子若有借方余额时，应予追查其缘故。5.敷衍帐款之领取一概以支票书明付款低头、划线。6.敷衍帐款/单子能否设置明细帐，并活期与总帐核查。7.关于外洋推销、预支购料款局部、核查传票与原始凭据、推销单、合约书、出口报单等能否符合。8.预支用度入帐、转销、发出及调剂时所应附之原始凭据能否经批准，内容能否畸形。推销及付款轮回外部操纵轨制编号：CP-106功课工程：付款功课(三)开破支票及用印功课顺序(办法)操纵重点依照资料1.财政部分收到收入传票或请款单后应考核有关凭据，备齐后始得付款。1.出纳领取款子能否的确考核有关单据完备后始于付款。1.依照资料：(1)单子领用治理办法(2)印鉴治理办法(3)核决权限一览表(4)请款单2.除零用金领取外，均应以低头划线制止背书让渡之支(本)票领取。3.支票之领取时应在收入传票上注明银行户号、支票号码及日期。4.()支本票之到期日应与付款前提符合。2.已付款子能否均盖付讫戮记。3.收入超越新台币100万元以上者，是否运用汇票、本票、划拨或别的经主管构造审定之领取东西或办法。4.支票能否由依支票簿序号开破，并有残缺之记载。5.假定有厂商特不请求以非制止背书让渡之支票领取时，应填具切结书叙述来由，并呈报权限主管批准后操持之。6.将填妥支票送印鉴保存职员考核、盖章。7.用印职员须先考核各项凭据能否完全，始可盖章。8.已付款子应于传票及凭据上盖付讫章。9.空缺支票应由专职职员保存。5.取消支票能否经恰当处理。推销及付款轮回外部操纵轨制编号：CP-106()功课工程：付款功课四领款功课顺序(办法)操纵重点依照资料1.付款之时刻出纳部分可视功课状况布置。2.方法有：1.已付款之原始凭据能否盖付讫章，领取传票后能否有领款人签章，免得反复付款或冒领之情事发生。(1)以登记邮寄或汇款。(2)通知厂商大公司领款。(3)活期(如每月2030日)。(4)不活期。2.领款日期与列帐日期相隔甚久者，应查明其缘故。3.查阅能否有已收料，并经测验及格之货物尚未入帐者。4.抽核查期后兑帐情况。5.留意亲身领款有无厂商之签章。推销及付款轮回外部操纵轨制编号：CP-107功课工程：投保功课(功课顺序办法)操纵重点依照资料1.依照买卖前提确认能否须投保。1.保险公司之选定，务须理解该公司在市场之信用以及其价钱及前提。2.每年度与保险公司从新议定较佳之费率。1.依照资料：(1)保险左券2.连系保险公司，选择前提较优者制定合约。3.每月尾将上个月份所须投保之收支口案件作成一份清表，并将此清表到保险公司。4.考核该月份之保费对账单及用度。5.应保险标的及品种：3.若有脱险，破刻与保险公司坚持联系。(1)呆板装备、厂房及修建装备等应投保险。(2)运输装备投保综合险。4.投保金额能否恰当，投保工程能否合适。(3)库贮存货物及制制品投保。5.保单到期能否已办好续保手续。6.种种保险权利任务能否明白。7.投保用度有无异样情况。8.左券本地运输商能否为本公司托运物资保险。(4)本地运货物，投保本地运输险。(5)国际政运货物投顾全险。(6)别的。6.投保金额以不逾现值为原那么。7.投保单于每月汇总寄送。9.出口货物能否与保险公司签订年度定额保险(Policy)。8.工程局部于合约中，请求承包商于施工时期投保。9.资产部份于获得时即依规则投保。10.保单由专人治理，并对保单控管并记载各项投保记载。推销及付款轮回外部操纵轨制编号：CP-108功课工程：差别剖析功课顺序(办法)操纵重点依照资料1.购料实践数目、金额与估算比拟，剖析差别缘故能否公道。2.不良品有无可归因资料或装备不良所致者，盘算其比率能否过高，追查能否有工资忽略。1.倒霉差别能否工资忽略形成，查明1.依照资料：其义务归属及处理能否恰当。2.资料品质不良形成公司之丧掉，在可容忍范畴外者有无索赔。(1)估算治理办法3.常常性质料推销应剖析其本钱能否公道。4.剖析库存呆废物之缘故与异动，并通函各单元探讨恰当处理方法。5.剖析推销数目、机遇及输送方法能否经济。6.对各项差别缘故，作全盘检查并拟对策改良之。7.研讨各项购料本钱及办法，能否有再落低之能够。