企业行政管理制度大全(附表格).docx

企业行政管理制度大全(附表格)合同管理办法第一章签订第一条签订合同必须遵守国家法律、法规及相关政策。第二条对外签订经济合同，除法定代表人外，签约人必须持有法人委托书，而且必须在受权范围内行使签约权，否则无权签约。第三条对外签订合同必须以维护公司合法权益和提高公司经济效益为宗旨。第四条在签订经济合同之前，相关责任人必须认真了解对方当事人的情况，确保所签合同有利、有效。第五条合同签订内容，如涉及公司内部其他部门的，须事先协调。第六条合同一律采用书面格式，有行业标准合同的，按标准执行。第七条合同对当事人权利、义务的规定必须明确、详细，文字表述须清楚、准确。第八条合同内容应注意的问题1.金额在3000元含以上的采购和交易应签订书面合同，特殊情况经批准可采取其它方式约定有关事宜，不签定书面合同。2文首部分，须写明签约双方的全称、签约时间和签约地点。3正文部分，须详细明确双方享有权利及承当义务，合同标的的详细情况，明确付款方式及违约责任等。4结尾部分，须使用公章或合同专用章，不得使用财务专用章或业务章。注明合同有效期限。凡金额在10万元以上的合同，必须一式四份。第二章合同审批与签定第九条合同审查程序1部门负责人对合同的真实有效性予以审查。2分管领导对合同的专业技术性、经济性予以审查。3本公司法律代表或法律参谋对合同的严密性和合法性进行审核。以上人员在认真评审后须在合同会签表上签名以示承当相应责任。第十条合同的批准对于标的金额在10万元下面、定金或预付货款在1万元下面的合同，由公司总经理负责签定；标的金额在10万元以上、定金或预付货款在1万元以上的合同，须同有关资料、附件等，报公司行政部、财务部会审，并经董事长审查并受权签定。第十一条合同评审对于公司与外部单位进行联营、合资、合作，或者是标的金额在50万元含以上、对公司经营发展有重大影响的合同，由公司总经理确定方案后交公司董事会审议。对于公司的对外项目，由总经理组织集团各职能部门确定方案后提交董事会审议。第三章履行和跟踪管理第十二条合同签订后即具有法律效力。与合同有关的部门、人员都应该严格执行合同所规定的义务，确保履行。第十三条合同履行完毕的标准应按合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般以物货交清、工程完工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。第四章变更和解除第十五条因不可抗力或其它原因需要变更或解除合同的，应在法律规定的期限内与对方当事人进行协商，妥善处理。第十六条变更、解除合同必须符合有关法律的规定，必须维护公司合法利益。第十七条变更、解除合同的程序与审批程序一样。合同经过签证或公证者，须到原工商行政管理部门备案或经公证处重新公证。第十八条变更、解除合同一律采用书面形式。第十九条变更、解除合同前仍应严格履行原合同。第二十条因变更、解除合同而使当事人的利益受损的，除法律允许免负责任外，均应承当相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。第五章纠纷处理第二十一条在履行合同经过中如与对方发生纠纷，应按有关法律法规和本办法妥善处理。第二十二条合同纠纷原则上由承办部门负责处理。涉及内部多个单位的，能够协商或由集团公司确定一个单位牵头负责处理。第二十三条合同处理应在双方友好协商的基础上解决争议。第六章合同文本管理第二十四条合同签订之后，原件、附件及相关资料由签约单位行政部门和财务部门负责保管，如工作需要，其它部门能够持有复印件。行政部门负责已公文管理程序上已处理完毕合同的整理和归卷工作。第七章责任承当第二十五条未按合同管理办法所定标准程序所签订的合同，一律无效，因而而造成的一切损失由签约人承当。第二十六条因疏忽大意、不负责任导致所签合同损害公司利益的，按合同金额的1050%赔偿公司损失，并给予记过处分和5005000元/次的罚款；给公司造成较大损失的，除赔偿损失外，予以除名。第二十七条在合同签订和履行中假公济私、谋取私利者，按合同金额的20100%赔偿公司损失，并以开除论处。除赔偿损失外，触犯刑法的，移送司法机关处理。第二十八条因个人原因，未能及时检查合同履行情况，致使公司遭受损失的，给予责任人记过处分和10008000元的罚款。附件：（合同会签单）档案工作管理办法第一章总则第一条为加强本公司档案工作，进一步提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案在公司经营、管理以及其它各项工作中的作用，制定本办法。第二条我公司档案是指在从事生产、经营、研究、管理以及其它各项活动中直接构成的，对公司和社会具有保存价值的各种文字、图表、图像、声像等不同形式的历史记录。第三条公司必须重视和健全档案工作，并在人员、经费、设备等方面予以保证。第四条立卷归档以我公司各部门产生的文件材料为主，须将反映本部门、本公司职能活动所产生的具有长期和重要查考价值的文件材料与这类文件有密切联络的社会机构的来文作为立卷归档的重点。第五条按年度归档的部门，应在每年6月底以前完成上一年度的立卷归档工作；某一项目完成后须在两个月内完成立卷归档工作。第二章档案类目檀卷编号第六条档案分类视文件内容、部门组织、业务项目等因素，按全宗、大类、小类三级分类。先以全宗区分，然后依文件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。第七条如因文件类型较多、三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级“细类。第八条同一“小类的文件以装订于一个卷宗为原则，并赋予一个檀卷号，一个全宗内不得有一样的檀卷号。如文件较多，一个卷宗不够时，能够两个以上的卷宗装订，并于檀卷号后增设“卷次编号，以便查考，同一檀卷号后不得有一样的卷次号。第九条檀卷索引表中的档案号的表示方式如下X1X2X3X4其中X1为全宗代号，X2为小类号，X3为檀卷号，X4为卷次号。第十条（档案分类编号表）确定了集团公司及分子公司立卷类目。第十一条立卷类目一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第三章平常归卷第十二条公文承办人员须及时将办理完毕或经领导保存的文件材料搜集齐全，加以整理，送交行政部门整理归卷，专业性文件材料财务、人事、审计方面的交相关职能部门。第十三条行政部门对文件进行点收后，根据“檀卷类目条款，将文件材料放入平常保存的文件盒内，并在（收发文登记薄）上注明。第四章檀卷整理目录编制第十四条檀卷装订应以符合卷内文件书写格式，保证卷内文件材料完好以及便于查考为原则。第十五条档案管理部门须编制完好的（卷内文件目录）、（檀卷索引表）、（分类文件目录表），在向集团公司档案管理部门移交档案时，一并上交。第五章调卷第十六条员工因业务需要调阅档案时，应填写（档案调阅申请单），并经审批。在档案室当场借阅者，免填（档案调阅申请单）。第十七条档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案立即归入档架。（档案调阅申请单）由档案管理人员留存备查。第十八条（档案调阅申请单）以一单一案为原则，借阅时间以一周为限。如有特殊情形需延长，按调阅程序重新办理。第十九条调卷人对于所调阅档案，不得抽换增损。第二十条调阅的档案应与经办业务有关，如需调阅与经办业务无关的案件，须经行政部门主管同意。调阅设定密级的档案，必须呈请总经理批准。附件（档案分类编号表）（卷内目录表）（备考表）（檀卷索引表）（分类文件目录表）（档案调阅申请单）档案分类编号表1、公司档案序列编制形式公司档案分类深度设二级类目，范围分九大类，65个子目，详细类目及分项内容与代码为：A行政管理A为大类代码，下同A1规章、制度、办法、守则失效件在原件上加盖失效印A2文件按收发日期顺序编排A3战略规划A4目的管理含年计划、目的责任状、月计划、总结、经营分析等A5企业文化建设画册、内部报刊、媒体报导等A6监察、审计与处分、处理A7各类项目方案可研报告，市场调查、分析、预测等A8公司各种证照，公司设立、变更资料A9公司财产A10诉讼A11其他B合同协议B1项目合同含租赁、合作、转让、经营管理等B2劳动人事合同失效件加盖失效印、标准时间B3购销合同B4工程合同含设计、施工、监理等B5营销合同含广告、宣传等B6商品房销售合同B7公司物业租赁合同B8其它合同C人力资源C1工资福利、劳动保险C2员工档案入职资料、考评、任免、赏罚等C3人力资源信息库注：不作明确分类，但归档应分类集中C4员工培训、学习C5人事合同失效的加盖失效印、标注时间C6其他含参考文献、法律法规D营销D1营销策划、方案含销售资料、调查报告等D2广告媒体D3重点客户资料D4售后服务、物业管理D5营销合同D6其它含参考文献、法律法规E财务管理E1凭证E2帐薄E3财务报告报表、财务情况讲明书E4预决算资料E5报税资料E6财务合同E7其它F工程技术F1××项目资料可研报告、国土、规划、报建、立项、政策文件等F2××项目技术资料设计、规划方案、图表、技术文件F3工程管理F4工程合同F5其它法律法规，已失效的加盖失效印G柜子场地租赁G1海曙G2江东G3江北G4镇海G5高新G6鄞州I其它业务会议管理办法第一章总则第一条目的为了减少不必要的会议，缩短会议时间，提高会议质量，特制定本办法。第二条适用范围本公司及分(子)公司会议之管理,均按照本办法。第三条权责单位1、行政策划部负责本办法制定、修改、废止起草工作。2、总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。第二章会议分类第四条公司级会议：系由公司决策层、管理层、公司各级员工参加的关于讨论公司事务的会议；包括公司股东会、董事会、全体员工大会、管理人员会议、民主评议及工作述职会议等。第五条部门级会议：系由公司各部门组织召开的，有关部门工作内容的会议；包括部门工作会议、班组会议、部门协调会等。第六条专题会议：系为解决工作中问题而召开的专门会议，包括工作例会、经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、安全工作会、技术交底会、研讨会等。第三章会议组织第七条组织者公司级会议均由行政部门统一组织，其他部门、专题会议、各部门自行组织，行政部门协助。第八条准备1重要会议下面事项经公司领导批准后，会议组织者进行会议准备：1会议名称；2会议主旨和目的；3会议议程；4会议时间；5会议地点；6会议议程；7会议主持人；8出席人员名单；9会议预算；10接待工作讲明；11现有筹备情况及进展；12可能存在的问题、解决方案及要求；13筹备时间进度表。2.一般会议公司召开例会、专题会议，由会议组织人提出申请，经公司领导批准后召开。会议组织人可口头或电话通知与会人员，告知会议事项。3.与会人员与会人员应做好有关的准备工作包括熟悉会议材料、拟好提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、备好笔记本等。第四章会议纪律1按时参加，不得迟到、缺席、早退；因特殊原因无法出席的，须提早向会议组织者请假并得到批准。2应关闭携带的通讯设备。3不大声喧哗、不交头接耳、不做与会议无关的事情、不准吸烟、吃零食、嚼槟榔等。4保守公司机密，遵守相关保密规定。第五章违规处罚1会议组织者因工作失误，影响会议举行，视情节轻重罚款50500元/次。2无特殊原因缺席者，按旷工一天处理，早退者按旷工半天处理；无特殊原因迟到者，在会场站立3分钟时间，并给予罚款。详细标准为：部门经理含以上人员迟到10分钟以内罚款50元，10分钟以上罚款100元，部门经理下面人员减半。3违背规定使用通讯工具，每次罚款50元。4违背第四章第3款之规定者，每次罚款30元。5违背第四章第4款之规定者，按相关规定处理。6违规处罚由行政部门人员执行，无行政部门人员参加的会议由会议主持人执行。印章管理办法第一章适用与刻制第一条本办法适用于公司行政章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章的管理。第二条印章统一由行政部门依法刻制。第二章保管第三条实行专人负责保管的制度。第四条公司行政章、合同专用章由行政主管保存；财务专用章由财务主管保存；法定代表人章由出纳保存；部门章由部门负责人保存或由行政部门统一管理。第五条责任保管人与行政部门经理办理印章交接手续。第三章使用第六条集团公司行政章和财务章的使用须报集团公司相关负责人批准，重大事项报总经理核准。各分子公司印章依此执行。第七条所有印章原则上不得外带使用。确因工作需要，须经行政部门经理报总经理批准，并按确定的用处使用，使用完毕即行归还。第四章责任第八条保管人应妥善保管依本办法确定由其保存的印章，不得遗失，毁损，不得擅自使用。第九条使用人应按确定的用处使用，不行擅自改变使用用处。第十条如违背上述规定，每次处以相关责任人500元罚款，并记入公司员工考绩档案；如给公司造成损失，还须承当相应的经济责任；如违背法律法规，须承当相应的法律责任。电话传真机使用规定第一条公司电话传真机须妥善保管并合理使用。第二条电话传真机使用须遵循必要、节约的原则。未经允许，外来人员不得使用本公司电话。第三条严禁公话私用，违者视情况给予经济处罚。第四条接、拨电话应文明礼貌，不得高声喧闹，不得出语粗俗。接电话时的标准用语为：“您好，XXX所在公司或部门名。第五条拨打长途电话尽可能地使用IP拨号方式或其它可节省话费的方式。行政部门应对员工所拨长途电话和收发传真的情况予以登记，每月统计后列入其所在部门管理费用，超支部分将按有关规定处理。商业机密管理办法第一章总则第一条本办法所称商业机密，是指不能为本企业外公众所知悉，能为企业带来经济效益，具有实用性并经企业采取保密措施的技术信息和经营信息。第二条行政部门负责商业机密保护的指导、监督和管理工作。行政部门、财务部门、审计部门负责对侵犯商业机密行为的进行认定和处理。一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。第三条公司所有员工在职期间均有保守企业商业机密的义务，离任或退休后仍应承当保守商业机密的义务。第二章商业机密界定第四条重大决策中的机密事项。第五条尚未付诸施行的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。第六条内部把握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。第七条在对外会谈中，限内部把握的会谈方案、价格底牌及对外询价、报价资料。第八条营销策略、营销计划、营销合同、国内外销售市场网络和客户名单、涉及商业机密的业务函电。第九条有价值的供销情报、价格情报、资料。第十条对外招投标中的标底、方案及标书内容。