会议管理制度附流程图.docx

会议管理制度附流程图会议管理制度一、目的为完善会议制度,规范会议秩序，提高公司整体工作效率，使各部门信息充分分享,为公司的高效运营提供制度保障,特制定此制度。二、适用范围适用于公司日、周、月例会,以及各类生产、技术、销售等其它专题工作会议。三、职责讲明1、行政部负责公司层面的会议管理及承办,所有重要会议的召开,需经公司领导批准,并经行政部登记备案。2、其他部门主办或召集的会议,行政部应予以协助。3、其他部门主办的会议资料除各自存档外,还须上报行政部,便于对相关会议资料进行统一整理、分发、存档。4、会议发起人负责拟定会议计划,召集相关人员参加;参会人员须提早准备好相关会议资料。四、会议准备、召开、决议、跟踪1、会议发起人应提早拟定会议主题、会议内容。2、会议发起人应提早做好会议场所布置。3、会议发起人需提早将下面会议信息通知相关参会人员：地点、时间、主题、内容、目的等，明确参会人员需要准备的资料，确保所有参会人员知悉。4、参会人员须携带会议相关资料，要严格遵守会议的开场时间,提早3分钟到达会议现场，不得无故缺席、迟到、早退。如确实有紧急情况,须提早向会议主持人请假，否则视为缺席,违者将视情节严重性予以处罚。5、会议主持人指定专人核实参会人员迟到、缺席、早退出勤情况，登记于签到表上。6、为提高会议效率,应围绕会议主题来讨论、商议，不讨论与本次会议无关的问题，不开无边际的会议。7、会议召开期间要求参会人员集中精神、认真听取发言、按次序发言,不得交头接耳开小会、大声喧哗或随意进出，不得做与会议无关的事情。发言要简言意骇，会议发起人或主持人应该强调发言时间要求，就每个人的发言时间予以控制,无特殊情况不予延长。8、参会人员须将手机关机或调成静音状态，不准随意接听电话，如有重要电话应向会议主持人请假后离场接听，以免影响会议效果。9、会议记录员在会议经过中做好记录,总结会议决议构成会议纪要,会议纪要须包含:会议时间、参会人员、会议内容、会议决议，以及解决方案负责人、完成时间、检查人等。10、会议需要表决时，原则上采取少数服从多数的方法,特殊情况可由会议主持人或交总经理决定。11、参会人员要及时将会议精神、会议决议传达给部门相关人员。12、会议结束后需要清理睬议室桌面、椅子,关好门窗、灯、投影仪等。五、事项安排：1、会议决议事项的督办、检查和追踪落由会议主持人负责,根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次会议前将各部门完成情况汇报公司领导。2、行政部会不定期监督检查会议决议的执行情况,对不能按期完成会议决议的部门及个人进行处理。3、会议记录分类存档，公司会议的会议纪要有专人负责整理,通过邮箱发给参会人员,抄送相关人员。六、保密规定在会议经过中涉及到的公司相关商业机密包括供给商、客户、价格、产品、技术、营运、财务等数据，不得外泄。七、相关表格1、（会议签到表）、（会议记录表）、（会议纪要表）。附则:本制度由行政部负责解释,如有未尽事宜,将按公司相关规定执行。会议流程图版本/修改A/0生效日期018年月15日序号流程责任人表单内容会议发起人会议发起人提出会议需求会议发起人明确参加人员、开会地点、时间、会议主题、提早准备相关资料等3文员会议通知根据会议发起人的要求发出会议通知，并知会参会人员4记录专员（会议签到表）会议签到,引领参会人员就座,对到会人员情况做好记录记录专员（会议记录表）在会议经过中做好会场服务,管控纪律,做好会议记录6记录专员（会议决议表）进行会议总结与决议落实文员整理相关资料做好会议存档工作编制审核批准