公司文件资料管理制度_3.docx

公司文件资料管理制度瑞普(天津)生物药业有限公司Ringpu(Tianjin)Bio-PharmacyCo.,Ltd.公司文件管理制度1.目的：为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。2.适用范围：本制度适用于公司所有文件的管理。3.定义：公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、沟通信息的重要工具。4.文件处理程序：公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联络实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全，严格根据规定的时限和要求完成。4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。5.文件分类：公司的公文主要可分为下面类：5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例一般应用于系统性制度汇编；“制度一般应用于某一方面职能的明确；“规定应用于一项详细工作的明确；“管理办法一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项；5.3人事通知适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、赏罚等事项的公布。5.4工作报告适用于下级由于某项工作对上级进行汇报请示的行文。5.5会议纪要适用于公司各级会议进行的记录的文件。5.6对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议。5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示。5.10批复：答复请示事项用“批复。6.文件格式：6.1公司所有文件采用A4竖版形式，四周页边距设置为2.5CM，页脚设置为1.5CM，采用数字形式；6.2文件顶部添加公司徽标和中英文名称。6.3文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位部门、抄报送单位部门等部分组成；6.4文件标题使用华文中宋体小二号，其他均使用宋体五号，1.5倍行距。标题与公司徽标间空一行；标题下方靠右为发文编号；发文编号与正文之间可空一行；正文中小标题可使用粗体；章节段落之间可空一行；文件落款位置偏右，正文与落款之间空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，与正文间隔一行、与落款间隔二行。6.5发文字号包括代号、年号、顺序号；公司各类文件须统一编制发文编号，编号数字不分按年度时间顺序排序。6.5.1公司级发文瑞普总字【XXXX】XXX号，一般适用公司级重大决定、战略、管理制度等方面发文，其他各部门发文为该部门为主要责任的相关工作文件，一般不具有全局性。6.5.2人事任免类发文瑞普人字【XXXX】XXX号6.5.3总裁办发文瑞普办字【XXXX】XXX号6.5.4财务部发文瑞普财字【XXXX】XXX号6.5.5研发部发文瑞普研字【XXXX】XXX号6.5.6质管部发文瑞普质字【XXXX】XXX号6.5.7营销中心发文瑞普销字【XXXX】XXX号6.6签发人：制度类和通知类文件在落款处上方应加“签发人项目，由相关负责人手写签名。文件底部应添加与文字页面等宽两横线，两横线间下添加“报送、发送、抄送、印制份数等项目，1.5倍行距。“报送为需要了解此文件的总监级以上领导，“主送对象为该文件直接关系到的部门或人员，“抄送对象为该文件不直接相关却应该了解的部门或人员。对于版面一页稍多的文件，文档正文部分能够适当缩小行距，使该文件保持在一页内，但是假如不能保证盖章生效和相关领导签字，在文件的第二页开始可写明此页无正文的字样。6.7密级：公司文件密级分为“绝密、“机密、“机密、“内部文件四级，注在文件的右上角。6.8紧急程度：最紧急、最重要、权重最大的工作或事项，标注“紧急或“急字样，经理、主管以上人员阅办此类文件要求引起高度关注，以最快的速度，组织最有力的资源，统筹安排、科学组织、协调配合、逐项落实，确保工作在规定的时间内按期完成。6.9详细要求：6.9.1文件标题应准确扼要概括文件的主要内容；6.9.2文件中包括项目符号、文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写，分层标识。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称，文件必须加盖公司公章。