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公司的应收帐款管理制度 内容提要应收帐款是企业营运资金管理的重要环节，在剧烈竞争的市场经济中，正确运用赊销，加强应收帐款的管理显得非常重要。应收帐款管理应从应收帐款防备机制的建立和逾期债权的处理两方面入手。企业应设立专门的信誉管理部门，并与销售、财务部门对应收帐款进行发生监控、跟踪服务和反应分析，并由内部审计部门进行监督管理。对于存在的逾期应收帐款，企业应成立专门机构进行催讨，并积极寻找债务重组、出售债权的可能，争取及时收回债权。正文应收帐款是企业采用赊销方式销售商品或劳务而应向顾客收取的款项，作为企业营运资金管理的一项重要内容，应收帐款管理直接影响企业营运资金的周转和经济效益。怎样监控应收帐款发生以及怎样处理企业的不良债权等问题，已经成为我们企业管理中不容回避的一个重大课题。一、应收帐款的现状及构成原因根据有关部门调查，我国企业应收帐款占流动资金的比重为50%以上，远远高于发达国家20%的水平。企业之间尤其是国有企业之间互相拖欠货款，造成逾期应收帐款居高不下，已成为经济运行中的一大顽症。据专业机构统计分析，在发达市场经济中，企业逾期应收帐款总额一般不高于10%，而在我国，这一比率高达60%以上。造成企业应收帐款居高不下的原因能够从两个方面来归纳。1、企业经营环境的影响一方面是扩大市场份额的需要，在剧烈竞争的市场经济中，赊销成为企业扩大销售的主要竞争手段。另一方面是很多企业成心拖欠帐款，社会普遍缺乏诚信。2、企业本身的问题从主观上我国企业管理者普遍只重销售而忽视包括应收帐款管理在内的内部管理，而客观上他们对于应收帐款管理无论是经历还是理论都特别缺乏。二、应收帐款对企业的影响应收帐款对企业的影响主要来自两方面。1、高额的应收款直接影响企业的现金流入，直接引发财务危机。企业通过赊销不断扩大销售，而赊销的背后就是不断上升的应收帐款，很多企业在具有良好的盈利状况下，因应收帐款管理不善而面临财务危机。我国很多企业包括一些经营状况良好的上市公司经常出现有利润、无资金，帐面状况不错却资金匮乏的状况。2、应收帐款的坏帐风险对企业盈利状况的影响。逾期应收帐款对企业的危害直接体如今坏帐风险上，据统计逾期应收帐款在一年以上的，其追帐成功率在50%下面，而在我国逾期应收帐款已到达60%以上。我国企业尤其是国有企业，实际已成坏帐但未作坏帐处理的情况普遍存在。三、应收帐款防备机制的建立应收帐款管理首先应从源头控制，防患于未然，因此防备机制的建立是特别必要的。1、建立专门的信誉管理机构，对赊销进行管理。传统的企业组织构造，一般以财务部门担当信誉管理的主要角色进行赊销管理，这已不能适应完善企业信誉管理的需要。企业信誉风险管理是一项专业性、技术性和综合性较强的工作，须特定的部门或组织才能完成。企业对赊销的信誉管理需要专业人员大量的调查、分析和专业化的管理和控制，因而设立企业独立的信誉管理职能部门是非常必要的。在我国企业中一般采取两种方式设立信誉管理部门，一种是财务总监领导下的信誉管理部门，另一种是销售总监领导下的信誉管理部门。两种方式各有利弊，适应于不同的企业管理体制。信誉管理部门要获得财务和销售部门支持，并在赊销管理中起到主导作用。根据统计，采取财务总监负责下的信誉管理成功率为70%，而采取销售总监负责下的成功率为30%。目前我国约有2%的国有企业设立专门的信誉管理机构，而外资企业的这一比率在10%以上。2、建立客户动态资源管理系统专门的信誉管理部门必须对客户进行风险管理，其目的是防患于未然。动态监督客户尤其是核心客户，了解客户的资信情况，给客户建立资信档案并根据采集的信息进行动态管理这就是客户的动态资源管理。假如企业对这项工作没有足够的人力可以委托社会征信公司完成，或在其指导下完成。调查的渠道一般包括：销售部门业务员把握的客户资料、管理人员的实地考察、客户的其他供给商调查的情况、网络数据和其他公开的信息渠道。调查的内容主要有：客户的品质、能力、资本、抵押和条件“5C系统，客户与企业往来的历史记录，客户的规模、财务状况、发展前景、行业的风险程度等等。3、建立应收帐款的监控体系应收帐款的监控体系应包括赊销的发生、收帐、逾期风险预警等各个环节。赊销发生监控一般销售业务要经过接受顾客订单、批准赊销信誉、按销售单供货、按销售单装运货物、向顾客开具帐单、记录销售、收回资金这样一个业务流程。赊销监控主要发生在接受顾客订单、批准赊销信誉、记录销售和收回资金流程。在接受顾客订单流程，顾客的订单只要在符合管理当局的受权标准时才能被接受，销售单管理部门应根据信誉部门客户动态管理系统提供的情况决定能否批准销售。在批准赊销阶段，信誉管理部门的职员在收到销售单后，将销售单与该顾客已被受权的赊销信誉额度以及至今尚欠的帐款余额加以比拟。并对每个新顾客进行信誉调查，建立客户动态资源系统。根据调查的客户资信状况和其他相关信息，信誉部门决定能否批准该客户的赊销，并在销售单签署明确的意见。在记录销售和收回资金流程，财务部门应将销售数据和资金收回数据及时反应给信誉管理部门，更新客户动态资源系统。上述监控体系适应于工业和商品流通企业正常销售业务，不同的销售业务其处理流程也不同。对于通过投标先签订合同后生产制造，并在较长的生产周期中逐步获得销售收入这样的建造业务，赊销发生监控是不同的。建造业务的赊销发生监控应主要包括：首先是投标前由信誉部门和市场开发部门调查业主资信状况、工程审批手续、资金来源渠道等，选择诚信、合法、有实力的业主介入投标。第二是在生产经过中积极做好中期计量支付工作，对业主的延期支付问题积极向信誉管理部门反映，以确定正确的处理方法。第三在完工阶段要加快完工决算工作，为工程尾款、投标保证金、质量保证金的回收做好准备。最后，在完工后积极做好工程善后工作和产品使用情况回访工作，搜集业主资金状况的信息，以加强各种款项的回收并快速识别坏帐风险。财务部门对应收帐款的分析管理财务部门应定期对应收帐款的回收情况、帐龄等情况进行分析，而不能将所有责任都交给主要负责确定赊销授信额度和资信调查的信誉管理部门，这是内控制度的重要环节能。财务部门应编制一定期间的赊销客户的销售、赊销、收帐、帐龄分析表及分析资料交管理当局。在分析中应利用比率、比拟、趋势、构造等分析方法，分析逾期债权的坏帐风险及对财务状况的影响，以便确定坏帐处理、当前赊销策略。信誉部门和销售部门进行应收帐款跟踪管理服务。从赊销经过一开场，到应收帐款到期日前，对客户进行跟踪、监督，进而确保客户正常支付货款，最大限度地降低逾期帐款的发生率。通过应收帐款跟踪管理服务，保持与客户经常联络，提醒付款到期日，催促付款，能够发现货物质量、包装、运输、货运期以及结算上存在的问题和纠纷，以便作出相应的对策，维护与客户的良好关系。同时也会使客户感觉到债权人施加的压力，使客户一般不会轻易推延付款，极大地提高应收帐款的回收率。通过应收帐款跟踪管理服务，能够快速识别应收帐款的逾期风险，以便选择有效的追讨手段。在工作中信誉部门和销售部门要相互配合，分清各自在跟踪服务中的职责，到达互相监督互相促进，提高应收帐款回收率，促进企业销售的目的。4、发挥内部审计的监督作用内部审计在应收帐款管理中的监督作用主要体如今两个方面，一是不断完善监控体系，改善内控制度，二是检查内控制度的执行情况，检查有无异常应收帐款现象，有无重大过失、玩忽职守、内部舞弊、成心不收回帐款等情况，确保应收帐款的回收。在我国内部审计大部分还停留在经营效益审计等方面，而对于企业内控制度设计、遵守，揭示企业员工舞弊、贪污等工作进行得远远不够。内部审计对应收帐款审计主要应在销货和收款流程，在销货流程应核查销售业务适当的职责分离、正确的受权审批、充分的凭证和记录、凭证的预先编号、按月寄出对帐单等方面。在收款流程主要应检查收款记录的合理性、核对应收帐款、分析帐款帐龄、向债务人函证等方面。四、应收帐款的处置即使设置了完善的应收帐款监控体系，也不能保证不会发生逾期应收帐款，这主要有两个方面的原因，首先是监控体系的制定能否合理以及监控体系能否得到有效执行，其次是市场经济的瞬息万变随时有可能导致债务人财务状况恶化而无力归还到期债务。在逾期帐款面前，我们除了向法院提出诉讼申请执行外，还能够采用下面几种积极的方式。1、成立清收小组，对应收帐款催讨企业管理当局对已经到期的应收帐款应交由应收帐款清收小组进行催讨。对于清收小组的组织管理工作要注意下面几个方面：一、原款项经办人、部门领导或单位负责人应为某项应收帐款的当然责任人，参加清收小组，在清收小组负责人的调配下参加工作。二、清收小组成员按客户分工，并分解落实清理回收目的任务。三、严格考核，奖罚分明，提高催讨人员的积极性和效果。清收小组要对应收帐款进行划分，按国际上通行的划分标准债权分为6个等级：1、正常债权2、要注意债权3、问题债权4、危险债权5、实际破产债权6、已破产债权。逾期应收帐款一般指除正常债权已外的5种债权，清收小组应根据不同情况采取不同的催讨方式。对于要注意债权和问题债权首先要分析拖欠的原因，如属于产品质量问题应积极与对方有关部门联络，争取能解决双方纠纷，如属于对方短期资金困难，不应太多的干扰，而应最大限度地争取顾客，保持市场份额，为下次销售打下良好的基础。对于危险债权和实际破产债权清收小组要加大催讨力度，争取在债务人进行破产程序前收回债权，并寻求债务重组的可能性。对于已破产债权清收小组应积极进行司法程序，尽可能收回部分债权。2、债务重组债务重组是处置企业应收帐款的一种有效方法，主要包括采取贴现方式收回债权、债转股、和以非现金资产偿债三种方式。采取贴现方式收回帐款。贴现方式是指在企业资金严重缺乏而购货者又无力归还的情况下，能够考虑给予债务人一定的折扣而收回逾期债权。这种方式不同于企业在销售中广泛采用的现金折扣方式，首先它是针对债务人资金相对紧张的逾期债权，其次往往伴随着修改债务条件，即债务人用现金清偿部分债权，剩余债务在约定日期归还。通过这种方式企业固然损失了部分债权，但收回了大部分现金，对于盘活营运资金降低坏帐风险是一种较为实际的方法。债转股。债转股是指应收帐款持有人与债务人通过协商将应收帐款作为对债务人的股权投资，进而解决双方债权债务问题的一种方法。由于债务人一般为债权人的下游产品线生产商或流通渠道的销售商，债权人把债权转为股权投资后对产品市场深度和广度的推广很有利。自90年代后期开场，随着企业产权制度的改革债转股已成为企业处理巨额应收帐款的重要方式之一。值得注意的是，将应收帐款转为股权投资，对于股份制企业债务人法律上有一定的限制。如根据（公司法）规定，公司发行新股必须具备一定的条件。因而债转股只要在知足国家规定条件下才能顺利进行。以非现金资产收回债权。是指债务人转让其非现金资产给予债权人以清偿债务。债务人用于偿债的非现金资产主要有；存货、短期投资、固定资产、长期投资、无形资产等。在债权人不缺乏现金流量，而债务人的非现金资产又能为债权人利用，或者债务人的非现金资产有活跃的交易市场和确定的参考价格，才可考虑以这种方式收回应收帐款。利用债务重组方式收回应收帐款企业要根据本身与债务人情况选择适宜的方法。3、出售债权。出售债权是指应收帐款持有人出让方将应收帐款所有权让售给代理商或信贷机构，由它们直接向客户收帐的交易行为。在这种方法下，企业可于商品发运以前向贷款者申请借款，经贷款者同意贷款，即可在商品发运以后将应收帐款让售给贷款者。贷款者根据发票金额，减去容许扣除的现金折扣、贷款者的佣金以及主要用以冲抵销货退回和销货折扣等扣款，将余额付给筹资企业。随着外资金额机构涌入我国，应收帐款出售今后将成为企业处理逾期应收帐款的主要手段之一。今年初，工商银行与摩托罗拉公司签订合约购买其10亿元应收帐款即是成功的例子。我国市场经济日趋成熟,应收帐款管理作为企业营运资金管理的重要方面已越来越引起企业管理者的重视,甚至已经成我国企业当前必须学习的一门“必修课。-内容-为了进一步规范应收帐款的日常管理和健全客户的信誉管理体系，对应收帐款在销售的事前、事中、事后进行有效控制，特制定本管理规范。一、建立客户档案，进行有效的信誉评估和跟踪记录：二、事前控制：签约到发货从初识客户到维护老客户，业务人以及经办业务的各级管理人员都应全面了解客户的资信情况，选择信誉良好的客户进行交易。对客户的审查内容5W：1、who人员素质，销售业绩，社会关系2、where地理位置，物流配送情况3、when从事本行业的时间，何时开场合作，有否合作经历4、what信誉档案，有无不良纪录5、why关键点，为何要合作，合作原因，合作动机，合作前景对客户的评定等级A类客户，回款2个月内B类客户，回款5个月内最好预付一部分货款C类客户，回款8个月内必须预付一部分货款D类客户，回款时间相当长，不可靠必须货款两清签约时要对销售合同的各项条款进行逐一审查核对，合同的每一项内容，都有可能成为日后产生信誉问题的凭证。合同是解决应收帐款追收的根本根据。在销售合同中应明确的主要内容：1、明确交易条件，如：品名、规格、数量、交货期限、价格、付款方式、付款日期、运输情况、验收标准等；2、明确双方的权利义务和违约责任；3、确定合同期限；4、签订时间和经办人签名加盖合同专用章或公司印章避免个人行为的私章、单一签字或其它代用章；5、电话订货，最好有传真件作为凭证。合同的签订必须经过市场部经理审核确认才能够盖章。三、事中控制：发货到收款1、发货查询，货款跟踪。每次发货前客服部必须与销售合同保持核对；公司在销售货物后，就应该启动监控程序，根据不同的信誉等级施行不同的收账策略，在货款构成的早期进行适度催收，同时注意维持跟客户良好的合作关系。由销售人员和客服中心进行全程跟踪收帐策略如下：A类客户，按常规合同B类客户，最好预付一部分货款C类客户，必须预付一部分货款D类客户，必须货款两清2、回款记录，帐龄分析。财务要构成定期的对帐制度，每隔一个月或一季度必须同顾客核对一次帐目，构成定期的对帐制度，不能使管理脱节，以免造成帐目混乱相互推诿、责任不清；并且具体记录每笔货款的回收情况，经常进行帐龄分析。有几种情况容易造成单据、金额等方面的误差。1、产品构造为多品种、多规格；2、产品的回款期限不同，或同种产品回款期限不同；3、产品出现平调、退货、换货时；4、客户不能够按单对单销售单据或发票回款；以上情况会给应收帐款的管理带来困难，定期对帐避免双方财务上的差距像滚雪球一样越滚越大，而造成呆、死帐现象，同时对帐之后要构成具有法律效应的文书，而不是口头承诺。四、事后控制：欠款到追收1、欠款到追收。对拖欠帐款的追收，要采用多种方法清讨，催收帐款责任到位。原则上采取大区经理负责制，再由大区经理落实到详细的业务员身上。假如是单一的大区经销商或代理商，则由客服中心定期对其进行沟通、催付。对已发生的应收帐款，可按其帐龄和收取难易程度，逐一分类排序，找出拖欠原因，明确落实催讨责任。对于确实由于资金周转困难的企业，应采取订立还款计划，限期清欠，采取债务重整策略。应收帐款的最后期限，不能超过回款期限的1/3如期限是60天，最后收款期限不能超过80天；如超过，即马上采取行动追讨。2、总量控制，分级管理。财务部门负责应收帐款的计划、控制和考核。销售人员是应收帐款的直接责任人，公司对销售人员考核的最终焦点是收现指标。货款回收期限前一周，电话通知或拜访负责人，预知其结款日期，并在结款日按时前往拜访。追款三步骤：、联络：电话联络沟通债务分析分析拖款征兆销售人员或客服中心要适时与客户保持电话联络，随时了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等信息并分析客户拖款征兆。、信函：期限实地考察保持压力确定追付方式销售人员要对客户进行全程跟进，与客户接触率与成功回收率是成正比的，越早与客户接触，与客户开诚布公的沟通，被拖欠的时机就会越低。并且给予客户一个正确的观念，我们对所有欠款都是非常严肃的，是不能够容忍被拖欠的。、走访：资信调查适宜的催讨方式销售人员要定期探访客户，客户到期付款，应按时上门收款，或电话催收。即便是过期一天，也应马上追收，不应有等待的心理。碰到客户风险时，采取风险预警和时时、层层上报制，在某个责任人充分了解、调查、具体记录客户信誉的情况下，由主管、经理等介入分析，及时对下属申报的问题给予指导和协助。3、对已拖欠款项的处理事项：、文件：检查被拖欠款项的销售文件能否齐备；、采集资料：要求客户提供拖欠款项的事由，并采集资料以证实其正确性；、追讨文件：建立帐款催收预案。根据情况不同，建立三种不同程度的追讨文件预告、警告、律师函，视情况及时发出；、最后期限：要求客户了解最后的期限以及其后果，让客户明确最后期限的含义；、要求协助：使用法律手段维护本人的利益，进行仲裁或诉讼。五、预警管理：1、每一客户会计年度终结，必须获得欠款人对所欠款的书面确认。2、任何应收款应在发货之日起，逾期一年零六个月，一律报告公司总经理，并通知公司法律参谋启动催讨程序。六、附件1日常应收帐款监督表2超期应收帐款处理记录表-内容-这里所讲的应收帐款是指因对外销售产品、材料、供给劳务及其他原因，应向购货单位或接受劳务的单位及其他单位收取的款项，包括应收销售款、其他应收款、应收票据。一、应收帐款管理的目的发生应收帐款的原因，主要有下面两种：第一，商业竞争。这是发生应收帐款的主要原因。市场经济的竞争机制作用迫使企业以各种手段扩大销售。除了依靠产品质量、价格、售后服务、广告等外，赊销也是扩大销售的手段之一。一样条件下，赊销产品的销售量将大于现金销售产品的销售量。出于扩大销售的竞争需要，企业不得不以赊销或其他优惠方式招揽顾客，由此引起的应收帐款，是一种商业信誉。第二，销售和收款的时间差。商品成交的时间和收到货款的时间经常不一致，这也导致了应收帐款。就一般批发和大型生产企业来讲，发货的时间和收到货款的时间往往不同，由于货款结算需要时间。结算手段越落后，结算所需时间越长，销售企业只能成认这种现实并承当由此引起的资金垫支。由于销售和收款的时间差而造成的应收帐款，不属于商业信誉，也不是应收帐款的主要内容，因而我们只讨论属于商业信誉的应收帐款的管理。既然企业发生应收帐款的主要原因是扩大销售，加强竞争力，那么其管理的目的就是求得利润最大化。应收帐款是企业的一项资金投放，是为了扩大销售和盈利而进行的投资，而投资肯定要发生成本，这就需要在应收帐款信誉政策所增加的盈利和这种政策的成本之间做出权衡。只要当应收帐款所增加的盈利超过所增加的成本时，才应当施行应收帐款赊销；假如应收帐款赊销有着良好的盈利前景，就应当放宽信誉条件增加赊销量。二、信誉政策确实定应收帐款赊销的效果好坏，依靠于企业的信誉政策。信誉政策包括：信誉期间、信誉标准和现金折扣政策。一、信誉期间信誉期间是企业允许顾客从购货到付款之间的时间，或者讲是企业给予顾客的付款期间。例如，若某企业允许顾客在购货后的50天内付款，则信誉期为50天。信誉期过短，缺乏以吸引顾客，会使销售额下降；信誉期过长，对销售额增加虽然有利，但所得的收益有时会被增长的费用抵消，甚至造成利润减少。因而，企业必须研究确定恰当的信誉期。信誉期确实定，主要是分析改变现行信誉期对收入和成本的影响。延长信誉期，会使销售收入增加；与此同时应收帐款、收帐费用和坏帐损失等也增加。决策时可列表计算各种信誉期下收入成本费用的净增加额，然后采用净增加额最大的信誉期。上述信誉期分析的方法是比拟简单的，能够知足一般制定信誉政策的需要。如有必要，能够进行更准确的分析，如进一步考虑销货增加引起存货增加而多占用的资金，以及在信誉期内提早付款给予现金折扣造成收入和成本的变化等。二、信誉标准信誉标准，是指顾客获得企业的交易信誉所应具备的条件。假如顾客达不到信誉标准，便不能享受企业的信誉或只能享受较低的信誉优惠。企业在设定某一顾客的信誉标准时，往往先要评估它赖帐的可能性。根据国际惯例能够通过“五C系统来进行。所谓“五C系统，是评估顾客信誉品质的五个方面，即：品质CHARACTER)、能力CAPACITY)、资本CAPITAL)、抵押COLLATERAL)和条件CONDITIONS)。1、品质。品质是指顾客的信誉，即履行偿债义务的主观可能性。企业必须设法了解顾客过去的付款记录，看其能否有按期如数付款的一贯做法，及与其他供货企业的关系能否良好。这一点经常被视为评价顾客信誉的首要因素。2、能力。能力指顾客的偿债能力，能够通过分析顾客的流动比例、速动比例等财务指标获得。3、资本。资本指顾客的财务实力和财务状况，表明顾客可能归还债务的背景。4、抵押。抵押指顾客拒付款项或无力支付款项时能被用作抵押的资产。这对于不知底细或信誉状况有争议的顾客尤为重要。假如这些顾客提供足够的抵押，就能够考虑向他们提供相应的信誉。5、条件。条件指可能影响顾客付款能力的经济环境。比方，万一出现经济不景气，会对顾客的付款产生什么影响，顾客会怎样做等等，这需要了解顾客在过去困难时期的付款历史。三、现金折扣政策现金折扣是企业对顾客在商品价格上所做的扣减。