办公室档案管理制度.docx

办公室档案管理制度办公室档案管理制度为加强办公室档案管理工作，全面提高办公室档案管理水平，以更好地为各科室各项工作服务，特制订本制度。一、档案管理制度1、各种档案按类别要求，由档案员整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。二、档案归档制度1、归档范围的保管期限(1)办公室办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括政府办文件、县委办文件、各部委办局文件、政府办常务会议纪要等文件材料及证书、牌匾等实物档案，均属归档范围。 (2)办公室档案的保管期限的种类分为永久和定期。凡对办公室有长远保存利用价值的档案列为永久，对在一定时间范围内有利用价值的档案列为长期和短期。2、归档时间实行年度归档制度：办公室在工作中构成的政府办文件、县委办文件、各部委办局文件、政府办常务会议纪要等文件材料一律在次年第一季度内，登记存档移交档案室。3、归档要求(1)归档的文件必须系统、齐全、完好。(2)归档的文件材料必须纸质优良、字迹耐久、书写工整明晰。三、档案安全保密制度1、严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理，防止丢失、泄密。2、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。3、需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。4、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。四、档案查阅借阅制度1、外单位查阅档案时，必须持有介绍信，注明查阅人的姓名、政治相貌及查阅内容或范围。2、查阅党组、局长办公会议记录、纪检工作等有关檀卷和绝密数字时，需经办公室主任批准；查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。3、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。4、查阅档案者要爱护檀卷，不得将檀卷拆毁、拆页、勾抹、圈点，严防污染档案；查阅时不得吸烟；也不得将檀卷转借别人或带回家中。5、查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后，签字盖章，否则无效。6、借出的檀卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。7、借出或还回的檀卷，必须严格履行登记、注销和检查手续，当面点清，如发现过失，及时追查责任，并采取弥补措施。五、档案人员岗位职责1、服从办公室主任的领导，接受上级部门的指导，按时、按质、按量地完成本岗位工作任务及办公室主任交办的其他任务。2、档案员负责做好文件的整理、分类，做好收文登记、分发文件、领导传阅和借阅等管理工作。3、档案员要及时、准确的把领导批阅的文件送到各科室，待科室领导批阅完毕后及时交由档案人员保管，不得随意乱放、丢弃文件。在传送文件经过中，要加强保密意识，高度负责，保证不丢失、不损坏文件。4、催促各科室有关人员做好文件材料的构成、积累、整理、归档工作。5、各科室兼职档案人员负责根据归档的范围和要求，制订、整理本科室各类档案材料，按规定向机要档案室移交归档，并办妥交接手续，做到职责分明、手续齐全。6、各科室兼职档案人员接受机要档案室的指导和监督，按时、按质、按量完成本岗位任务。