外贸业务部门制度及工作流程..docx

外贸业务部门制度及工作流程.外贸部部门制度及工作流程暂行为了适应公司外贸业务的发展需要，使公司的外贸业务运作愈加规范化，进而更好的控制风险，提高运作效率，特制定本制度。本制度包括如下内容：一一般外贸业务流程分析及注意事项二外贸业务流程图三外贸部重要事项汇报制度四客户信息管理制度五网站，平台管理及维护制度六外贸部合同、发票、单证及其它重要文件管理制度七外贸部岗位职责八附件1答复外商询盘函件示例2对外报盘示例3外贸销售合同/形式发票示例4文件及单证要求清单5销售部管理制度一般外贸业务流程分析及注意事项外贸业务的整体流程一般应包括下面几个部分：一初期询/复盘二报价三外销合同的商量及签定四运输安排五制单结汇六客户的联络与稳固一、初期询/复盘本阶段主要工作为从网络及其它信息来源搜索适宜的外商询盘，并结合实际，有挑选性的予以复盘，并对有进一步消息回复的外商进行跟进管理，直至完成业务或者确认无法合作，对于未能达成合作的，须注明原因分析。详见附件（答复外商询盘函件示例）本阶段操作的主要注意事项如下：1、对外商的询盘真实性进行分析。2、推荐产品应注意：能否符合客户需求，能否知足商品使用地的相关标准。同时须全方位了解国家对该类产品的政策信息，有无强迫性限制等。3、在报盘之前，还应尽可能的了解外商背景，如通过外商网站等了解其进口资质、能否终端客户、公司规模、消费区域，以及其产品的当地市场行情及动向。4、在初次给外商报盘时应尽量将文件做到细致、完好，可适当配合产品图片及介绍，避免空话套话，邮件层次要明晰。5、对于外商的邮件、传真，原则上在24小时内答复；特殊情况需要延期的，应及时向外商解释及大概需要的时间。6、对于每一个发过产品的介绍的外商都应在华邦营销管理系统上及时记录，以方便进一步的跟进操作。7、为到达询盘数量最大化，天天各平台需更新50张以上的产品信息，外贸经理作不定期检查。8、每个周一实行询盘数量统计，询盘质量分析例会，针对意向客户统计，已有客人分析，市场分析，时间为每周星期一上午九点半，时间有变另行通知。9、各业务员每星期六13:30前需提供各平台后台信息给外贸经理，由外贸经理汇总并编好周、月、季报表上报总经理。10、回复客人第一次询盘没有答复的，第三天应该重新发送一次，没有答复的询盘须做好标记，并不定期将公司新款介绍给客户；11、所有客户资源归公司所有，外贸部不能将客人询盘资料及客户信息占为私有或泄漏给其它公司；二、报价本阶段为与外商经过初期的询盘及回复，在对产品达成初步共鸣及一定意向之后，向外商提供产品及价格的阶段。本阶段操作的主要注意事项如下：1、无特殊情况，业务员需考虑以C价为初步报价。2、客户等级比拟高或订单量比拟大的情况下，业务员可选择B价给予客户优惠。3、报盘价格采用A价需经外贸经理批准。4、报盘价格低于A价需经总经理批准5、邮件答复客户需在管理软件上进行，如有特殊情况不能使用系统发送邮件，则需CC给业务经理。三、合同形式发票的商量及签定本阶段为产品属性及质量等经外商确定，后就价格及合同细节与外商进行进一步商量，以最终达成合作。本阶段操作的主要注意事项如下：1、合同签定应由我方起草，明确双方权利义务、产品质量鉴定、付款方式、合同履行时效、违约责任、纠纷解决等必须条款详见附件（外贸销售合同示例）。2、合同签定前须有完好的产品质量报告，书面送交外商正式确认，作为合同附件。3、合同中须明确双方各自的进、出口资质，及相应国家的进、出口政策及限制。4、任何对外合同的正式签定，均需经外贸部及财务部会审后报总经理审批确定。5、其它根据详细产品特性可能涉及到的合同风险。6、如若客户仅需要开具形式发票PROFORMAINVOCIEPI时，业务员需交由外贸经理签字及总经理盖章后才能发给客户。7、待财务部核实收到客户付款后，由财务部在PI上盖章确认及签署到账日期。PI一式两份，原件交由财务部保管，副本交由外贸经理存档。四、运输安排本阶段是在外贸业务中不可或缺的一环节，详细包括：租船订仓、拖柜等地面运输、装船及空运等。本阶段操作的注意事项如下：1、平常要多注意搜集整理货代及船运公司信息，比拟价格及服务。2、对外合同确定为CIF或CNF等卖方承当运输及运费的，应尽早与货代或船运公司联络，咨询船期安排，并在收到国外客户正式信誉证后确定船运合同。3、在与国外客户签定合同时，应明确我方所定船运公司能否需要对方确认或能否为对方国家所成认，即能否具有向外销目的地国家运输的资质，此条亦须在与船运公司的合同中明确。如需我方联络货代，业务员必须将货代具体信息包括货代公司名称、联络人、联络电话上报外贸部经理。4、在运输经过开场之前，业务员应该指定运输节点表格，清楚标注每一步的时间，地点，安排，联络人及联络方式，文件要求等。5、如签定为FOB条款，应尽早与外商指定的船运公司联络确定船期，并与工厂交货期协调好，降低中间仓储所带来的成本费用。6、如签订为EXW条款，应尽早确定寄件公司及运输期，将运输单号发给客户。7、业务员务必与货代核实运费及考虑其他可能产生的费用，如属因个人操作失当而造成不必要的损失，业务员将承当该部分的费用。8、业务员必须熟悉各型号产品包装信息，包括但不限于包装尺寸，净重量，毛重量等。五、制单结汇本阶段为整个外贸业务流程中最重要的一环节，由于外贸业务多数是单据对单据的业务，单证能否齐全直接关系到业务收益能否顺利获得。本阶段的操作注意事项如下：1、整个业务经过中，业务员应与公司财务就单证问题随时保持沟通，确保收到或者发出单证的合法性、有效性及完好性，同时方便财务人员最终完成结汇收款工作。2、业务经过中所有涉及的单证除了正本应该妥善保管外，每份单证至少须备一式两份复印件副本，一份交公司财务部存档，一份由外贸经理存档，并在单笔业务完结后，作为公司档案保存备查。3、业务员销售提成方案仍沿用公司于2021年10发布的（销售部管理制度），详见附件。4、各业务员需在业务完成后及时将销售信息录入华邦营销管理软件，公司将会以软件为根据计算业绩和提成。六、客户的联络与稳固本阶段是公司外贸业务能否长期稳定发展下去的关键，稳固发展一个成熟的客户所花费的时间可能只要开发一个新客户的几分之一。本阶段操作的注意事项如下：1、不管有无定期业务往来，均应定期向国内外客户致电致邮问候，沟通各自情况，挖掘潜在的信息资源。2、具体记录国内外客户的关键日期，比方国外客户的当地风俗节日，客户的生日等，届时可考虑进行客户关系稳固公关。公共关键日期如圣诞，新年等更应该保持感情沟通。3、对于联络过但未能达成合作的客户，也应有信息记录，按月或其它周期与客户联络，提供我公司最新业务及产品信息。4、业务量发展到一定规模，能够考虑制定客户反应活动计划。详细事宜届时报批，一事一议。5、如碰到客户因货物质量问题需要返修，应直接与跟单联络按流程维修，不得直接将货物送到维修部维修。当前位置：文档视界外贸业务部门制度及工作流程.外贸业务部门制度及工作流程.外贸部重要事项汇报制度第一条为了更好的对公司外贸业务中存在的风险进行预防和监控，制定本制度，公司全员执行。第二条按重要级别将外贸部业务事项划分为重要事项和一般事项两类，重要事项须直接报请总经理批示；一般事项报请相应部门负责人批示。第三条下面各条款所涉及的业务及公司运转其它各方面的事项为重要事项：第四条涉及部门发展战略方向发展的一切事务。第五条部门新产品、新项目的开发及确定。第六条所有对外合同的签定，包括但不限于外销合同、运输合同等。第七条正式书面对外报价或以公司名义发书面函件。第八条报盘后在与外商的洽商商量中，确实需要调整价格及方案的。第九条员工获知的与公司业务有关的国家或地方政策信息变化情况。第十条员工获知的与公司业务有关的重要的新的市场信息、信息变化及其它动向。第十一条以公司名义进行的重要活动，如客户回馈活动等。第十二条本制度经总经理签发后执行，解释权归公司总经理所有。外贸客户信息管理制度第一条为了更好的开展公司外贸业务，做好业务档案信息的积累公司，不断丰富公司的客户信息资源，提高工作效率，特制定本制度，公司全员执行。第二条公司外贸客户信息管理制度的原则为：分类管理、及时建档、分析反应。第三条公司外贸客户档案按类别分为业务客户和辅助型客户。其中业务按联络洽商进度，可分为VIP合作客户、普通合作客户、意向客户、普通潜在业务客户。辅助型客户包括公司搜集到的各种信息、经济、法律类咨询机构及其它对我公司外贸业务有辅助、推动作用的公司。第四条凡经过联络洽商与我公司构成过实际业务超过三次以上或交易累计数额达一万元以上的客户，为VIP合作客户。第五条凡经过联络洽商与我公司构成过实际业务合作的客户，为合作客户；合作客户的档案应包括但不限于相方合作的合同/形式发票记录、销售产品的种类和数量、产品销售单价，互相沟通邮件等。第六条与我公司就详细业务进行过深化洽商，但最终未能达成实际合作的，为意向客户；意向客户的档案应包括但不限于客户的名称、国别、性质、联络人及联络方式资料等各类基本信息资料，以及主营业务、公司背景、相应国别的行业背景；与我公司洽商过的业务经过及未能达成合作的原因分析等。第七条仅与公司进行了简单的业务询盘，未有或未有具体回复的客户为普通潜在业务客户，基本资料应简单建档，作为公司信息备用客户，其中需记录有询盘产品，我公司报盘记录等。第八条及时建档要求公司所有外贸业务员在业务开拓及操作稳固的经过中，在联络、接洽客户含潜在客户的同时，均应在与客户含潜在客户初次联络时，建立初级客户档案。后根据详细的联络进程，再按上述第五、六、七条详细分类具体建档，以利保管、调用。第九条客户业务档案建立之后，详细客户业务员应对本人负责的客户档案妥善保管，不断完善，并定期进行客户信息分析归纳，对实际业务客户进行跟进稳固，对其它客户定期沟通，发送公司最新产品信息等。第十条业务员离任时，应将本人所保管的全部客户信息档案交还公司，并与公司档案核对无误。第十条本制度经总经理签发后执行，解释权归公司总经理所有。网站，平台管理及维护制度第一条及时更新发布产品信息，做好产品信息属性特性，用处，规格，材质等，上传产品图片，产品信息。第二条定位好产品的关键词，注重信息的相关性，设置准确的类目。第三条定期向外贸经理汇报后台统计数据，提出本人的意见及见解。第四条优化产品标题，增加被搜索的频率。第五条研究同行的店铺，学习和借鉴。第六条每周采集后台数据并提出改好心见。第七条本制度经总经理签发后执行，解释权归公司总经理所有。重要文件管理制度第一条为更好的管理发文、报盘、单证、票据等公司外贸业务重要文件业务，提高业务效率，控制业务风险，特制订本制度。第二条本制度所指重要文件管理包括但不限于：国家或地区行政主管机关制定的，对公司业务有管理制约及指导作用的各类法律法规、制度等，及其变更；公司签定的各类合同、协议；公司业务产品的质量报告；公司业务的对外报价报盘、正式发文、业务中涉及到的各类单证票据；客户信息参照相应单列制度执行其它以公司名义进行的各种书面正式文件；第三条公司所有重要文件由外贸经理统一管理，公司财务部及各详细业务负责业务员负责协助管理。第四条各类收文性质的重要文件，由收文人负责在详细文件涉及到的公司员工之间进行流转传阅，十分重要文件在报请总经理批准后，可组织全员学习讨论。第五条各类外发性质的重要文件，有详细业务负责人起草，并负责在部门负责人及公司财务部之间流转审核后，报总经理批阅。任何外发性质的重要文件，均需经总经理签字后方可外发。第六条为加速重要文件的流转审批速度，提高工作效率，所有重要文件流转均应在流转开场之后的一个工作日内完成流转；合同协议及其它涉及内容较多的，可放宽至三个工作日。遇有特殊紧急情况，应电话请示。第七条所有员工在重要文件的流转经过中，均应严格执行保密原则，不对非流转对象及公司以外的任何人提及重要文件内容。第八条所有重要文件在流转报批结束或详细对应业务完结后，均应及时归档管理。第九条本制度经总经理签发后执行，解释权归公司总经理所有。答复外商询盘函件示例参考Dear*:Gladtoreadyourinquiryabout*.WeareacompanyinGuangzhou,China,andwehavefactoryspecializedinmanufacturingvariouskindsof*including*youneed.Theattachmentistheintroductionofourproducts.Pleasefindwhethertheycanmeetyourrequirement.Alsocouldyoutellmemoredetailedrequirementaboutthe*youneed,sothatIcanprovideyouthemostsuitableproductandgiveyouaexactquotation.ThedetailsIneedareasfollows:1.*2.*3.*Thanksandhopetohearfromyousoon.BestRegards!YourName-Companyname:Tel:e-mail:contact:*尊敬的某某先生/女士首先感谢您的询盘。我们是在中国广州的一家公司，我们有生产厂家渠道，专业生产产品大类，可多列举，其中包括您所需要的*产品。附件中是我们相关产品的详细介绍，请您看看有没有符合您的要求的。同时我也希望您能告诉我更多的关于您所需要的产品的拘役要求，这样我能够给您提供更详细产品及更具体的报价。我需要了解的细节如下：1.*2.*3.*谢谢，希望尽快得到您的回复顺祝商祺！落款公司名称：联络方式及联络人