安全文件档案管理制度_1.docx

安全文件档案管理制度安全文件档案管理制度一目的建立主要安全生产经过、事件、活动、检查的安全记录档案，并加强对安全记录的有效管理，充分利用文件和档案信息资源，为安全生产服务,规范安全生产文件档案材料保管借阅销毁程序,特制定本规定。二适用范围本制度适用于公司的文件、档案管理。三规范性引用文件（中华人民共和国安全生产法）（中华人民共和国档案法）四职责1、行政人事处负责公司安全文件和档案的日常管理。2、公司各部门负责本部门的安全记录和档案的管理。五管理要求1.档案管理范围公司对涉及主要安全生产经过、事件、活动、检查的安全生产资料包括文件和记录定期归档，施行档案管理。对一般的安全记录按公司的（记录控制程序）执行。2.保管事项公司的安全生产文件和档案的保管，要符合国家文件和档案管理要求，有文件柜存档的文件，使用文件夹档案袋存柜，分类清楚合理，便于查阅，做到防火防潮防鼠防蛀清洁通风枯燥。重要的文件档案，要按时归档，存放在公司档案室。一般文件、记录，由各分厂、处室自行按规定保管。保管档案的场所要做到有专人负责、配备灭火器材，标示严禁烟火标志。档案箱、柜；钥匙专人保管。无关人员不得进入档案室。完善安全保管措施，防止档案人为或自然的损坏。案资料的保管和存放应科学、规范，便于查找。3.归档时间办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档。按年度构成的文件，第二年上半年归档。但凡有法律效用的文件材料，一经识别就立即归档。但凡有机密性的文件，随时构成，随时归档。4.文件和档案保存形式档案用纸张形式保管。5.安全档案的借阅凡本公司职工因工作需要查阅技术文件档案，技术人员登记后方可查阅，其它人员须部门负责人批准，并经档案员同意后，方可查阅；如查阅财务数据、考勤、工资等须部门分管领导批准，并经档案员同意后，方可查阅；查阅其它文件的，须部门主管批准，并经档案员同意后，方可查阅。查阅档案需办理登记手续，原件不外借，确因工作需要，须经主管部门批准，予以复制。公司重要的文件、技术资料、合同(协议)，未经公司领导批准同意，任何人不得查阅、借阅。专业工具书，一律实行先归档保存，再办理借阅手续，如长期使用的，部门内部应自备一本。外单位来公司查阅档案、资料，必须得到分管副总经理以上领导的批准同意。每次借阅档案资料时间最长为半个月，能够续借，到期由档案室人员负责催讨，如须长期使用的部门内部则复印予以备份，并保证文件内容不得外泄。查阅、借阅档案资料人员，要爱护公司财产，使用经过中严禁在档案、资料上划线、标号涂改、抽取等损害档案、资料的情况发生，违者严肃处理。6.保密事项档案管理人员要自觉遵守保密纪律，档案内容不外传。严禁任何人私自保管档案。对公司下发的保密文件及重要会议材料各部门进行妥善保管，并进行登记管理，不得乱扔乱放保密文件的复制必须履行审批、登记手续。要严格根据批准的份数，不得擅自多印留存。复制文件应按原文密级进行管理，复制中构成的废页应作为密件销毁。绝密级文件、资料和密码电报不得全文抄录，确因工作必须摘抄的，须经公司领导批准，并履行登记手续。未经同意，不得擅自复印、翻印和摘抄。