快递公司财务管理制度.docx

快递公司财务管理制度快递公司财务管理制度第一章总则为适应集团公司发展，根据集团公司实际情况，特制定集团公司所属省公司财务管理制度。所属各省公司人员在执行财务会计事务中，必须认真执行本管理制度。第二章财务机构、财务人员财务部为省公司日常财务管理机构，岗位设置为:财务部经理、会计、出纳。财务经理可由会计或出纳兼任，各岗位人员必须具备相应任职条件和资格，持证上岗。各财务人员在履行职务时必须恪尽职守、清正自律。公司财务人员实行定人、定责制度，按绩效考核结果。第三章财务会计机构职能及权限一、资金管理职能：负责公司所有资金及应收、应付款的管理。二、财务预算、计划与分析职能：编制年、季、月度财务预算，每月、季向公司总经理和集团总裁、集团公司财务管理中心总监上报本公司财务分析报告。三、会计核算、报告与财务信息披露职能：负责公司会计核算业务，包括会计记录、会计报表、及相关的内部管理报表；负责税务报表编制和申报。四、财务监督与考核职能：按会计监督工作规范的要求进行会计监督管理。介入审核公司经济合同的订立，对合同执行情况进行财务监督。对公司财务部下属财务人员工作完成情况进行考核。五、省公司财务负责人职责：1负责省公司会计核算工作；2、负责省公司日常费用和工资审核；3对核算资料的真实性、准确性、及时性负责；4定期与不定期为领导提供财务分析报告，为领导的决策提供根据；5负责资金预算，控制各项支出；6协调与工商部门、税务部门的关系，合理规划，及时准确报税、递交报表；7负责所有代收款的及时回收，及时、准确作好各项结算工作，并做各类应收款项的清收工作；8负责财务人员岗位设置与分工并做好人员调配，负责下属的业务考核；9协调各职能部门的关系；10对合同中相关的财务条款的进行审核，并按合同条款执行；11对各部门及各下属站点进行风险防备管理和财务知识培训；12每月末组织物流、信息、站点人员对物流系统整件和仓储系统散货进行盘存，每年二次组织行政人员对固定资产进行盘存；13制定和完善部门内部工作计划、管理制度、业务流程、财务预算等，确保部门工作有序、高效、协调、规范；14其它财务工作。六、出纳职责：1熟悉有关会计法规和会计制度，负责每日代收款的收取和按审核后的金额支付上游公司的货款；2严格执行公司财务制度，对各种报销单据要严格审查，符合规定手续，方可报销。否则，拒绝报销；3.负责保管现金，进行与现金相关的本岗位的业务处理工作；4负责银行存款账户资金的管理，根据规定开具支票和保存支票；5.负责登记现金日记账，做到日清日结；6.严格签发转账支票手续，领用支票要办妥支票登记手续，不得签发空头支票；7.做好财务印鉴的保管及空白收据和支票的保管工作；8.严格执行总公司“收、支两条线的各项规定，确保当日收到的现金、支票及时存入银行；9.不得以“白条抵库，不得坐支，更不得挪用现金，严禁将公款与私款混淆、混用，严禁挪用公款。10.对不符合财务制度的行为应予以抵制七、财务部负责人权限：1参加总经理办公会议，介入公司重大决策；2、进行税务筹划，在合法合规的前提下，减少公司税收负担；3有权组织对公司财务指标进行分析与评估，设定财务预警红线。4与工商、税务、银行等外部机构建立有效的沟通渠道，提高财务部综合管理能力；5有权制定本部门绩效方案，并根据绩效方案对下属的业绩进行考核，并根据考核结果和实际工作表现施行沟通、赏罚和工作调整，建立有效的鼓励约束机，对其晋、降职级有重要建议权；6对公司办公会中讨论的事务具有建议权；7对部门内的工作计划和预算有制定、审核权；8对公司财务事务，有权要求公司相关人员予以配合。第四章流动资产的管理流动资产包括现金、各种存款、应收及预付帐款、其他应收款、存货等。一、现金管理：1现金为公司的核心资产，各公司出纳人员要严格执行集团公司有关现金的管理规定。2、及时查收自营站点和加盟站点代收款及其它款项的到款情况，如有异常及时上报财务经理、公司总经理和运营经理。按合同规定及时、准确计算、支付上游公司的代收款项；及时、准确计算、收回公司的投递费及其它款项。3严格控制公司费用报销和个人借款手续，费用报销和个人借款须经办人、经办人所在部门负责人、公司财务负责人和公司总经理同时签字出纳方可付款。总经理外出时，根据总经理受权财务负责人可签批，但是总经理回来后须补办有关手续。大额借款支出须先电话或传真向总经理申请，待总经理通过OA办公系统签批方可执行，未上系统前由总经理用其本人手机发送短信批复，但是总经理回来后须立即补办有关手续。4出纳员不得兼管有关债权、债务、收入、费用的帐务登记工作和会计档案管理工作。5日记帐要逐日结出余额，并与库存现金相核对，每月月末与公司总帐相核对。出现长、短款且又无法查明原因的，长款归公，短款由责任人赔偿。6出纳可根据业务大、小核定合理的库存现金限额三天零用量，当日收取的现金要及时送存银行，不得留存超限额的过夜现金，以确保公司资金的安全。公司员工报销费用时，出纳人员要及时扣除其借款，各种借款在发工资时必须清帐，不允许出现跨月白条顶库现象。同时严格执行前帐未了后帐不借的原则。二、银行存款管理1出纳人员要认真执行公司关于银行结算办法的规定，银行支票等结算凭证和印鉴须分开保管。2出纳人员要严格执行银行存款支出手续，银行付款必须经申请人、部门负责人、财务经理、公司总经理同时签批后，方可开具银行支票。3银行存款日记帐逐笔、逐日登记，每日结出余额，定期与银行对帐单相核对，并编制银行余额调节表，调整未达帐项，出现长期未达帐项时要查明原因，上报领导。三、应收帐款及预付帐款的管理1公司要根据代收款和经济业务的内容、户别设置应收帐款明细分类帐，即按公司确定的站点收款人，加盟站点合同签定人，债务人的详细名称设置登记明细分类帐，不准笼统的以地名代替。应收帐款的发生和确定必需要有收取款项的原始凭据。应收帐款、其他应收款、预付帐款必须采用谁经办谁负责收回的原则，并且假如造成公司经济损失由经办人按责任赔偿相应损失。对于自营站点和加盟站点的代收款回收，公司出纳为第一责任人，假如出现异常情况出纳必须在第一时间内向财务负责人、总经理反映，财务负责人收到情况反映后必须在第一时间上报并与运营部门协调处理。凡出纳和财务人员未及时上报对公司造成经济损失的由其承当损失的连带赔偿责任并处失每次200元的罚款，情节严重者将追查相关责任人经济和法律责任。2各项债权，债务要定期进行清理核对，每年最少进行二次发函或派员核对，内部进行财务、信息、市场、物流等相关板块互相核对确认，要编制帐龄分析表，并上报有关领导。3各经办人收回的款项要及时上交公司财务部门，如发现款项不交或者私自挪用者公司视为职务侵占，视其情况追查法律责任，并予开除处理。支付预付帐款、保证金必须有合同、协议书等书面文件，根据合同需预付帐款时，须经办人申请，经部门负责人审核、财务负责人复核、总经理审批后后方可付款，并同时向财务部门提供有关合同协议书原件等材料，并及时获得对方的相关内容收据。4公司采用坏帐准备金制度，每年年末按应收帐款余额的5计提坏帐准备金年终调整。四、存货的管理1存货是指企业所拥有或控制的流动资产，包括公司已办理承运或入库手续的上游公司在途、在库的货物。2上游公司发来的未包装的散货只在公司财务系统库存中核算数量，收货时开具入库单一联交信息平台记帐、一联交仓库记帐、一联交财务、一联交送货人。散货发给站点时在财务软件开数量出库，一联交信息平台记帐、一联交仓库记帐、一联交财务，面单贴好后在物流软件中扫描进入物流软件系统，站点退回有面单的散货，开包验货后公司财务软件开具入库单，一联交信息平台记帐、一联交仓库记帐、一联交财务。信息中心作为与上游公司对结的平台，每月应与上游公司和仓库核对好库存，仓库库存如有差异应及时通知仓库和财务人员核对，核对不清的由经办人按责任承当。3、公司财务经理或会计每月末要催促信息中心人员与上游公司、仓库核对好散货库存和已包装好的包裹库存，如有差异及时查找原因，如不能查清原因的分清责任由经办人按上游公司的赔偿标准承当。经办人的赔偿在当月工资中扣除。4入库单一式四联，一联留存做为仓库部门记帐凭证，一联交财务部门处理，一联交信息平台，一联给交货人。5仓库部门要做到见单发货，及时登记有关帐簿，设立产品收、发、存明细帐或暂收货台帐，严禁白条顶库现象。公司存货必须定期或不定期盘点，月末定期对存货进行盘点、每半年进行一次全面财产清查，对盘盈、盘亏或报废的存货要分类填制盘盈盘亏表。对于出现盘盈、盘亏的产品要及时查明原因，报集团财务管理中心总监和公司总经理批准处理并及时调整帐务，以保证帐实相符；对于盘亏、毁损物资不能查明原因的由当事人负责赔偿。对于上游公司已停售或未能妥投的产品应及时进行清退，清退时必须附有详尽清单包含内在产品及附件。清退后须有专人负责跟踪及时获得对方书面确认。对于不按流程和要求所产生的损失和赔款，由相关责任人负责赔偿。6因业务关系需要或其他非生产需要的产品出库实行总经理签批制。7、存货削价准备因本身不存在存货，但有赔偿上游公司短缺、破损之无法确定责任的风险，但需按接单金额的1%计提。第五章固定资产的管理固定资产是指使用期限超过一年的房屋、设备、运输工具、电脑等其他与公司经营有关的单位价值超过1000元的设备器具，工具等；一、公司要建立健全固定资产管理制度，包括固定资产的安全使用制度、维修保养制度、定期盘点制度、折旧计提制度和报废制度。二、公司财务要设置固定资产明细帐，并制定固定资产目录，建立固定资产使用登记卡。各资产含办公用品使用人员负有保管和保养固定资产的义务，如发生资产丢失、毁损、报废使用人员须按责任承当相应赔偿责任。三、固定资产分类目录：四、固定资产的获得计价一般核算遵循实际成本进行初始计量；车辆的原价应包含车辆购置税。五、固定资产折旧计提方法固定资产折旧采用年限平均法分类计提。根据固定资产类别、估计使用年限和估计净残值率确定折旧率。六、固定资产后续支出固定资产的更新改建支出、大修理费用，符合固定资产确认条件的，应当计入固定资产成本；不符合固定资产确认条件的，应在发生当期计入损益。固定资产折旧要分详细明细分门别类计提折旧，不能笼统的以固定资产原值与折旧率相乘。原有折旧率与此不同按原有比率提取，新增加的按此标准执行。全部固定资产必须每年盘点一次,由省公司行政部门牵头其他部门配合。八、固定资产处理：1、固定资产非正常报废处理必须先由各省公司财务部向集团财务管理中心提出书面申请，由省公司总经理签字，报财务管理中心总监审核，最后由集团总裁审批后方可执行。严禁贱卖固定资产。处置金额与净值之间的差额记入营业外支出。2、固定资产正常报废处理：先由省公司财务负责人提出书面申请报公司总经理审核，再报集团公司财务管理中心复核，经集团总裁批准后方可报废，处置金额与净值之间的差额记入营业支出，处置金额大于净值的记入营业外收入。第六章负债管理一、公司的流动负债是指将在一年内归还的债务，包括短期借款、应付帐款、应付工资、应交税金，其他应付款以及预提费用等。二、公司按期归还各种流动负债，以提高企业信誉和知名度，按期发放工资，无特殊原因员工工资必须于次月十五日前发放，以提高员工的积极性，增加公司凝聚力。三、工资发放由各省市财务根据相关薪酬、提成、考核、计单标准进行独立核算，报集团财务管理中心总监审批后按时发放，所有员工入职、转正、晋降级、离任必须以行政人事管理中心书面通知为准，并扣除相关公司为员工代垫、代扣的各项税费。第七章成本费用的核算管理一、成本与费用要按权责发生制原则进行计提及摊销。要正确划分和核算各项成本费用，严格按规定的核算内容和要求使用跨期摊销帐户待摊费用、预提费用等。二、对于分公司只设营业费用科目。三、营业费用明细科目为：工资、福利、办公费用、租金、维修费用、油料费用、折旧费、水电费、电话费、业务费、差旅费、保险费、路桥费等。第八章税金的管理公司要按税法规定正确计提各种税费，准确核算和反映各项税金及附加的提取和上交。按时、足额提取、上缴地方政府、行业协会规定需要支付的相关基金、管理费用。每月10号前将计算正确的有关税务报表上报有关税务部门。第九章投递费用及运费的核算投递费作为公司收入主要来源，关系到公司正常运转和长久发展。每个省公司财务人员及相关人员在核算投递费用和收取代垫运费时，实行物流、信息、结算、会计、出纳多级复核制，要认真、细仔、及时、准确地核算投递费用和代垫运费并及时予以收回。因错算而给公司造成经济损失的，如不能按期追回将由责任人承当损失，并对责任人每次罚款200元。对于月结代垫的运费，公司财务人员要在次月12号前将上月的应收代垫运费收回，对于异常情况须立即上报给公司总经理。对于未上报而且给公司造成经济损失的，将由责任人承当损失，并对相关责任人处以每次200元的罚款，造成重大损失后果者另行处置。第十章财务报表、会计科目和单据的管理一、根据会计工作一致性原则，本公司结帐时间为每月末最后一天，资产负债表、损益表、费用明细表，财务分析报告次月10号前含10号上报总公司财务管理中心。分析报告的内容另行通知二、各公司之间要实行严格的财务管理制度，严禁混报乱报费用现象。公司之间往来帐可设“内部往来科目核算有关经济业务，企业的资金、物资往来要办理有关转帐手续。三、省公司所有面单、领款单、费用报销单、借款单、收据等有关凭据由总公司统一印制，采取领用登记制度，由总公司财务管理中心发放，用完的有关单据存根及时交回财务管理中心，财务管理中心要认真检查，凭旧本领用新本不得乱领乱用有关单据。四、所有公司涉及往来的凭证(如款、货的收条、借条、欠条、领条、结算根据等等)管理，未到期的应把凭证复印件做帐务处理，原件单独编号保管，并另行造册编号登记管理。第十一章会计档案管理一、搞好会计档案的管理工作，财务部门应于每月月末将有关会计凭证等会计档案装订成册，做好封面整理入档。二、财务部门要建立会计档案目录，要严格档案调阅手续。未经财务管理中心总经理批准，公司所有财务人员严禁私自将公司财务档案外借或给无关人员查阅。公司一经发现从重处理，并处以500元及以上罚款，情节严重者予失开除处理，并追查其相经济与法律责任。三、财务人员、保管员、信息员及其他相关人员，调动工作或离任时必须办理相关档案移交手续，造具移交清单，分清前后责任，确保会计档案的连续完好。