日常采购流程及管理制度_2.docx

日常采购流程及管理制度日常采购流程及管理制度第一章、总则第一条、日常采购分类办公用品、办公家具、礼品物料、维修配件、工具汽修、日常设备家具损耗维修、厨房用品设备、工具、食材调料等广告物料。第二条、日常采购职责办公用品、办公家具、礼品物料、维修配件、工具汽修、日常设备家具损耗维修、厨房用品设备、工具、食材调料等采购均由人力行政部负责；广告物料采购由招标采购部负责。第三条、日常采购定义办公用品：指本公司日常工作中所使用的辅助用品。办公家具：工作中为办公者或工作方便而配备的用具。礼品物料：指公司给予客户赠送的物品。广告物料：指在投放广告时所需要或所消耗的材料。第二章、日常采购工作流程及管理制度第一条、日常采购要求申请人员根据需求提出日常物品需求后，根据详细使用要求确认采购例如产品的型号、技术参数、材质、用处、到货日期等。需求的部门OA填写（物品申请单）列明事由、名称、规格型号、数量，审批通过，采购人员多方询价比对，填写购置单，注明采购物品的详细价格、品牌及到货日期等信息，采购人员严格按计划采购，未经审批不予采购。第二条、供给商的开发及管理1、供给商开发通太多方信息渠道采集相关供给商资料，至少寻找3家或以上的供给商；电话或QQ、旺旺与这些供给商进行初步的沟通，索要相关技术资料、报价表等，必要时可要求寄样品以供测试；初步比价后找相对适宜的3家或以上作本质性沟通对用量大或重要的物料必要时需进行实物考核综合评估，通过价格、性能、服务等相关方面的因素构成（询价比照表），并依此作为选用供给商根据；各项考察合格后可进行初步合作，打样、小批量采购等；跟踪样品到货及使用情况；初步合作完成作一个评定，确定合格后选取为合格供给商，如仍存在问题要求其限期改善，直至到达我方的标准；凡经常性使用，且使用量较频繁的物料，采购部门应事先选定合格供给商，议定长期供给价格进行供给。2、供给商管理：在采购经过中及时录入（供给商采购联络单）；在双方互相信任的条件下，可建立长期合作关系，进而到达降低成本，提高工作效率的目的。定期每季度对所有供给商在品质控制、价格、服务等多方面进行评估；按评估结果对供给商进行分类分A、B、C、三级：A类为优秀，B类为合格，C类为不合格；对A类供给商保持良好的和作关系；对B类供给商要加强沟通；对C类供给商予以取消，终止合作关系。采购人员应定期每季度对所有供给商在品质控制、价格、服务等多方面进行评估，市场调研，根据同行业价格进行参考、比对，发现问题及时调整或换供货商。根据物料采购的详细情况与供给商谈产品价格与付款周期日常零星临时采购可随时付款，长期合作供货商可按周/月结付。第三条、日常采购作业注意事项一采购经办人员接到通过审批个别申请存在纸质版“用品申请单后应依采购物料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或供给商提供的资料，需优选三家以上的供给商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果填写至“用品申请单价格表内，需附三家或以上的书面询价比照表，填写完成后请采购经办人部门总监审批，超出公共与职能汇编制度金额1000元审批至总经理。需审批至总经理。二采购经过中，所有采购物料，都应汇总到（采购工作进度表），以便跟进交货进度和日后查阅。三物料到公司由采购经办人签收并及时确认数量与质量。四采购物料验收后，采购经办人持购货发票或收据到人力行政部办理入库手续，由资产管理员验收并开出入库单入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用处签字。采购物品必须当天入库，如特殊原因未能入库的，采购人负责对未入库的物品做好安置及保管工作，遗失或损坏由采购人负责赔偿。第四条、采购作业流程第五条、日常采购报销流程入库单必须通过采购经办人、仓库管理员签字后，方可填写报销单，报销单后附购货发票合规发票、用品申请单、入库单才可进行报销流程报销流程由采购经办人部门总监签字，财务总监签字，超过2000元需总经理签字。随后到财务部办理报销手续。第六条、日常采购借款注意事项：假如备用金额缺乏购买产品，采购经办人员必须凭有部门总监和财务总监签字的借款单向财务部借款，超出2000元借款需审批至总经理。第七条、采购工作整理一寻价表附表一：整理经过中所有了解的信息；二采购工作进度表附表二：了解发票与付款信息，跟踪订单的付款及发票到司情况，并及时做好记录；三供给商采购联络单附表三：供给商的详细信息、供货情况、服务情况汇总；四采购合同及相关单据：及时汇总到采购工作进度表中，并按月份进行整理。第八条、采购部门注意事项：1、在批量购买时一定要先明确物料采购要求，并要求相关人员签字确认，避免物料到货付款后物料不可用；2、采购经办人随时跟进物料的使用情况，并及时反应到供给商处；3、采购经办人之间随时查看相关表格，撑握采购情况，完善工作进度；4、采购经办人需根据采办物料重要性，按风险程度来判定能否需要签订合同。10000元以上的采购，应签订合同；有明确权利和义务，尤其是事后履行的，务必签订合同进行约束。对于一次性现金交易，金额不大，且无需后续质保等约束的采购，能够不签订合同。附表1乐城国际贸易城询价比照表