档案管理及保密制度_2.docx

档案管理及保密制度第六章档案管理及保密制度第一条：总则1.本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料，包括：国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案人事档案由人才沟通中心代管。公司对档案实行集中管理。第二条：档案管理架构1.公司档案管理由办公室主管，并设有综合档案室。2.综合档案室由办公室档案管理员负责管理，各部门设兼职档案管理员。3.综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各部门由兼职档案管员负责档案的采集、整理和移交工作。第三条：档案分类：1.文书类档案1政府部门各类文件2公司对外、对内各类正式发文3法律公文4项目文件2.工程技术类1开发档案2预算合同档案3工程档案3.财务类档案4.合同类档案5.公司各类证照第四条：归档工作流程1.档案工作分为八个环节：采集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。2.各部门以工程项目为单位，按档案分类要求，在第一时间将文件、证照原件整理后，负责移交至公司综合档案室归档。3.各部门按要求建立档案，做好档案登记目录，经部门负责人审签后，及时交送公司综合档案室备查，并根据要求将档案原件移交公司综合档案室。如部门确需留存原件的，应与公司综合档案室办理档案借阅手续。第五条：归档要求1.归档文件必须完好齐全。2.归档文件必须按规定分类整理、编目。登记目录见附表13.档案编目1文书类档案：年度+项目部门+檀卷号如：2004/市场/0012工程类档案：年度+工程项目+档案分类+檀卷号如：2004/回龙观/工程/0013财务类档案：会计年度设置4合同类档案：部门项目+合同类型+年份+檀卷号4.归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不能归档。5.音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版；计算机软盘、光盘要可运行。1照片、底片要求明晰完好，并附有讲明文字材料，包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。2录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明：题目内容、制作日期、制作人、盘数、序号等。第六条：档案借阅、移交1.公司档案室档案原则上不外借其他单位，如确需外借，需经公司主管副总批准。2.借阅档案、证照一律办理借阅手续档案借阅单见附表3。档案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、复印及转借别人。3.各部门只能借阅本部门构成档案，若跨部门借阅，须经档案主管部门负责人批准。4.公司档案管理人员在调离岗位、或离任时，由办公室主任负责监督办理档案的交接工作,将档案移交表填写清楚。附表4第七条：保管和保密制度1.存放档案的档案柜排放整洁；采用统一的档案盒，且要求标识明确。2.档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。3.档案的保密严格执行档案保密制度，采取相应保管措施。销毁档案要由专人监销，防止泄密。4.节假日期间，档案库房、档案柜要加封条。第八条：附则工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制定。附表1档案目录