采购业务内控制度.docx

采购业务内控制度采购业务的内部控制制度试行一、采购业务的受权公司的采购业务全权集中于物流配送中心，包括公司工程用物资、燃器具的采购、户外管道及户内管线安装材料等。公司办公用品的采购由行政部负责。采购业务分为常备采购预算内、非常备采购预算外、政策性采购公司战略需要。二、采购计划的制定和审批公司各单位分、子公司及各部门每月25日向物流配送中心报送下月的物资采购计划，物流配送中心经汇总、综合平衡后向财务部报送当月公司整体采购计划和采购资金预算。该计划应综合考虑各项物资实际库存、工程施工计划和公司资金状况。该计划亦应与各预算单位每月向财务部上报的预算报表口径一致。财务部审核通过后报总经理审批，经审批通过后下发物流配送中心执行，同时转财务部备档作为资金安排的根据。采购计划审批流程见流程图1：三、采购业务的执行1、供给商的管理1、采购人员应随时调查供给商的动态及产品质量。凡欲与公司建立供给关系而且符合条件者应填具“供给商调查表见表1，作为选择供给厂商的参考。“供给商调查表呈采购部经理核准后存档。2、物流配送中心应在日常工作中逐步建立系统的供给商档案库，供给商档案包括：供给商名片、供给商调查表、供给商审批表、供给商资信档案、供给商所提供的合格证实、价格表及相关资料3、每批材料供货结束后，供给商的实绩转记于“供给商资信档案见表2，作为评审供给商业绩的资料。4、采购人员根据“供给商调查表每半年复查一次，更正原有资料内容。供给商档案由物流配送中心的经理指派专人负责管理，未经采购部经理允许，不得随意查阅。供给商调查表应每月报一份给财务部存档。5、物流配送中心应对供给商的选择建立内控审批制度。在下列情况下，采购人员应填写“供给商审批表见表3，提请主管领导审批：A、原有供给商被撤点；B、开发新产品和新项目投资需引进新的供给商；C、原有供给商由于种种原因拒绝供货需更换供给商；D、新供给商的物资更合适公司的需求。2、商品样品的检验：1、对通过初审的供给商所送检的样品，必须经质量检验部门进行各项指标的检验和检测。2、供给商提供样品同时应附带完好的自检报告及合格证实等资料。3、对通过初审和提供样品检验合格的供给商方可进行供货。假如评审结果不合格，要求供给商限期作出整改。整改后仍不合格者，取消其入选供给商资格。3、请购申请单的处理1、审核采购申请单各栏填写能否清楚，审批者能否签字。2、紧急采购申请单应优先办理。3、无法于需用日办好的采购申请单，须及时通知申购单位。4、接到撤销通知的采购申请单，应先处理，并在采购计划中删除。4、询价及洽商：1充分了解所购物资的品名、规格、质量要求及其他十分要求。2向供给商具体讲明品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、验货方式、付款方式。3同规格产品的供给商至少比照三家注明供给商的地址电话，填写采购询价表见表4，执行询价程序。4寻求其他更合适的替代品。5有没有价格上涨、下跌因素，经成本分析后，设定议价目的。6询价单应注明与供给商议定的成交条件。7假如是紧急需求临时购买，采购人员能够参考以往之类似的价格，免询价、比价手续。5、招标及采购合约的审核会签1、公司集中采购的大宗材料物资如PE管、气表等应采用招标形式采购2、公司招标流程如下：A、成立招投标小组：招投标小组由公司总经理、副总经理、各中心总监、采购部经理、相关专业工程师组成。B、招标小组专业工程师编制招标文件可对中标原则予以明确，发招标公告或邀请函，并对报名投标者进行资格预审。C、招标小组专业工程师对合格的投标者发招标文件、设计施工图、技术资料、材质要求等并负责组织现场踏勘及招标答疑工作。D、招标小组制定评标、定标办法，组长召开开标会议，审核投标书，组织评标，确定中标单位。E、采购项目负责人发中标通知书，并负责完成与中标单位的合同签订工作。招标工作流程见流程图2：3、凡应以合约方式进行采购的物资，采购项目负责人应与供给商签订合同。合同的签订应按公司规定的合同会签流程进行会签后盖章。合同会签流程见流程图3及合同汇签审批表见表5：6、采购1、物流配送中心根据与供给商签订的采购协议所约定的详细条款落实到货时间、交货地点、品种、数量等。采购人员应对供给商所提供物资进行具体检验，确认能否与普通采购申请单见表6与工程物资采购申请表见表7专项采购所列内容一致。2采购员应向供给商索取必要的合格证实、使用讲明及供给商名片等资料。3采购物资到达公司后，采购人员应及时赶到仓库；工程类物资采购时，需经采购员、工程师等两人以上的人员伴随购货并会签采购申请单。7、采购流程基于公司目前的运作形式和现状，为保证物资流、资金流、信息流的合理运转，采购业务应严格执行详细流程如下：见流程图41、公司下属各经营实体分、子公司每月底向总部物流配送中心报送次月采购计划表见表89。采购计划按审批流程批准后由物流配送中心执行。2、公司物流配送中心只是作为公司集中采购的执行者、组织者，并不是采购签约的主体，采购签约的主体应是各个材料物资请购单位，即各经营实体分子公司。3、公司物流配送中心向供给商发出订货单通知单见表9，一式三联：一联给供给商，一联传请购单位，一联留底。订货单应注明：1、采购的品种、规格、数量、金额；2、收货人、交货地点、验收方式、交货时间；3、发票上应开具的购货单位名称等。该订货单应及时传至请购单位。4、购货合同签订或订货单发出后，公司采购中心及各分、子公司根据合同有关规定应适时跟踪订货单的处理情况，及时沟通，作好收货准备。5、货物收到后，收货单位应及时核对实际收到的货物与采购订单能否一致，并核查相关票据能否与订单要求相符，如有异常应及时与供货单位获得联络，及时作出相应处理。按有关规定从专用帐户中支付采购资金。并将订单处理情况及时通告公司采购中心。8、应付账款的管理1、采购业务完成后采购人员应将审批齐全的采购申请单、购销合同入库单见表10、发票等相关资料转财务部审核入账，根据合同的约定办理付款手续。2、财务经理应监督和审核会计人员编制的“采购交易记帐凭证金额及分类的正确性、入帐的及时性；若月末采购的物资已入库但发票未到，应暂估入帐，待下月发票到达后红字冲回，再根据发票做正确的分录。3、财务部应于每月月末与供给商进行往来帐项的核对。获得供给商对帐单，审核其余额与公司“应付帐款余额能否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，公司与供给商的月末余额应保持一致。4、物流配送中心应登记所有已签订的采购协议，并按合同载明的付款条件及时间，每周一向财务部报送采购资金支付计划表见表11。