采购业务流程及管理制度_1.docx
采购业务流程及管理制度采购业务流程及管理制度编写:楚军总则第一条采购部门的划分1生产原材料采购:由采购部门负责办理批准然后采购员购买。2日常办公用品采购:由办公室或办公室指定的部门或专人负责办理。3对于重要材料的采购,必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。第二条采购作业方式一般情况,采购部门依材料使用及采购特性,选择下列一种最有利的方式进行采购:1集中计划采购:凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利,采购前,先通知请购部门依计划提出请购,采购部门集中办理采购。2长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大的材料,采购部门应事先选定供给厂商,议定长期供给价格,批准后通知请购部门依需要提出请购。3.未经公司主管领导书面同意,不得私自变更、替换现有材料供给商;如有更合适供给商而需要替换原供给商的,采购部必须提交书面变更供给商陈述材料,获得书面批准后方可变更。4.询价、议价结束后,需公司主管领导书面同意方可定价,否则公司不予认可价格;由此引起后果由责任人负全责。5.采购作业合同签订由公司指定或受权委派专人负责,否则视为无效。6.工程等大额材料合同签订由分管采购副总经理以上级别人员办理。第三条采购作业处理期限采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需,分类制定材料采购作业处理期限,通知有关部门以便参考,假如有变更时,应立即修正。采购作业处理第四条询价、比价、议价(一)经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深化调查分析后,以电话或其它联络方式向供给厂商议价。 (二)但凡最低采购量超过请购量的,采购经办人员在议价后,应在请购单中注明,经主管签字确认后上报。(三)采购经办人员接到材料采购单后应依采购材料使用时间的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,需优选三家以上的供给商进行产品的书面比价,经分析后进行议价,议价结果书面上报主管领导。(四)采购部门接到请购部门(生产部、总经理办)以电话联络的紧急采购情况,主管应立即指定经办人员先行询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程序优先办理。第五条审核及批准附注:但凡列入固定资产管理的采购项目应该以财产支出批准权限进行上报。第六条订购(一)采购经办人员接到经批准的材料采购单后,应以订购单向厂商订购,并以电话或传真确定交货(到货)日期,同时要求供给商在送货单上注明请购单编号及包装方式,材料需按款号标明分包包装。(二)若属分批交货者,采购经办人员应在材料采购单上署名分批交货以供识别。(三)采购经办人员使用暂借款采购时,应在材料采购单上署名暂借款采购,以供识别。第七条整理付款1材料仓库应根据已办好收料的入库单单,经与供给商送货核对无误后,于第二日将原始单送会计部门。2缺交应补足者,请购部门应按照实收数量,进行整理付款。3超交应经主管批准后,才能按照实收数量进行整理付款,否则仅依订货数付款。价格及质量的复核第八条价格复核与市场行情资料提供1采购部门应调查主要材料的市场与行情,并建立厂商资料,作为采购及价格审核的参考。2采购部门应就企业内所需要的材料,提供市场行情资料,作为材料批准价格的参考。第九条质量复核采购部应就企业内所使用的材料质量予以复核(如材料选用、质量检验等)。第十条异常处理审查作业中,若发现异常情况,采购单位审查部门应立即附异常情况报告资料,通知有关部门处理。附则第十一条本办法经总经理批准后施行,增设修订亦同。采购主、辅料管理制度补充1,根据计划单采购主、辅、料。2,现款采购:采购员必须凭有经理签字的借款单向财务部借款,采购回来后,采购员持货品、购货发票或收据到仓库办理入库手续,由仓库保管员验收并开出入库单,(入库单必须注名:供货方名称,货物的名称,数量、单价、金额、用处签字)。入库单必须经过采购员、保管员、会计签字后。伴随购货发票或收据才能由经理签字。然后到财务部办理报销手续。3,订单采购:供给商货到后,由采购员到仓库办理入库手续,由仓库保管员验收并开出入库单(入库单必须注名:供货方名称,货物的名称,数量、单价、金额、用处)。入库单必须经过采购员、保管员签字。并将第二联传递会计作往来帐。供给商需要结款时,应凭入库单,伴随购货发票或收据由经理签字,然后到财务部办理结算手续。采购员岗位职责岗位名称:采购员直接上级:采购经理负责对象:物资的采购、供给(主要指采购材料)工作目的:要求将公司的生产所需的保质、保量安全及时的知足权利与责任:严格遵守公司的各项规章制度和有关规定;根据生产计划和资金情况,编制采购计划;全面负责生产所用的原料、包装材料的采购工作;把握好实际库存和在途物料情况;合理安排采购顺序,对紧缺物料及需长距离采购的原料应提早安排采购计划及时购进;对主要原料供给商进行考察;负责签订购货合同;严格执行原料包装材料入库检验制度;随时把握原料,包装材料市场行情负责;下属的管理工作。工作职责:采购管理制度、采购作业流程、委外加工作业流程的执行与完善;考察供货商的产品质量、供货能力、企业质量保证能力、企业信誉等方面,在现有供给商基础上不断寻求新的供给商,以确保供给资源的丰富与宽阔的选择范围,负责新增供给商的寻访、调查,并组织相关部门进行评估、审查。2.根据要求保质保量地组织好原料采购供给工作,并随时把握合同履行情况,合同中必须注明我公司对产品质量要求的条款,如需更改合同,在请示后,得到批准方可执行;3.负责采集新材料的应用信息,做好市场分析,随时把握国家相关产品的标准和政策变化,做好政策分析,为公司决策提供有价值信息;对供给商进行询价、比价、议价,并上报相关信息(交货周期、日产能、最低订购量、包装要求、品质标准、价格条件等);市场行情的调查、动态资讯采集、整理,及时上报,以便及时调整采购策略;依业务订单适时、适品、适量的采购,并跟催采购进度,确保订购物料按时、按量、保质送达我司仓库,协调销售、生产的有效进行。订单变更与撤消、品质要求变更与供方之间的及时信息传递,确保供方知足我公司之需求。与供给商采购异常、退、换货、补偿事宜的处理,确保我司利益;加强与供给商的沟通与联络,确保货源充分,供货质量稳定,交货时间准确;做到遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律的职业道德,做到诚实虚心、尽职尽责、不断学习业务知识,提高业务工作能力的敬业精神;做好下属的管理工作。
