采购流程管理及仓库管理制度_1.docx

采购流程管理及仓库管理制度采购流程管理及仓库管理制度第一部分总则为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，知足公司对优质资源的需求，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供给，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购下面统称为采购物品。第二部分权限一公司所有对外采购须经总经理签字或电话请示同意；二公司所有采购物品验收后需在仓库进行入库登记。第三部分采购原则1、询价比价原则每次采购金额在10万元下面的必须有三家以上供给商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供给商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外，超过10万以上的采购须以招标的形式进行。2、一致性原则采购人员定购的物品必须与采购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能知足需求部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反应信息供申请部门更改或作参考。如确因特定条件数量不能完全与采购单一致需经总经理同意当前位置：文档视界采购流程管理及仓库管理制度采购流程管理及仓库管理制度一、采购申请：1、每月5日前属于原材料、备件、易耗品等日常物资采购由物品物资需求部门根据生产或经营的实际需要填写（部门物资需求计划单），属于固定资产采购由物资需求部门填写（资产购置申请单）上报公司，采购员汇总构成（物品采购单）报总经理审批；原则上不执行没有计划的采购，除特殊情况急需购买的总经理批准后可不受计划时间限制；2、公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报；公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报；公司各部门专用的物资由各部门自行提报。二、询价比价议价：1每一种物品物资原则上需三家以上的供给商进行报价。2采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写（采购询价记录表），按低价原则进行采购。3属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。4询价时应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，同时对厂商的供给能力，交货时间及产品或服务质量进行确认，碰到问题应及时的与需求部门沟通。三、供给商选择1、原辅材料的供给商必须证照齐全，具有生产产品的合法证件。变更原辅材料的供给商必须经过送样检验、小试、中试，征得需求部门同意，并报有相关部门批准备案。2、对于大宗和经常使用的商品或服务，采购时应较全面地了解把握供给商的生产管理状况、生产能力、质量控制、成本控制、运输、售后服务等方面的情况，建立（供给商档案表），做好业务记录，会同生产、财务、采购等相关部门对供给约定期进行评估和审计。3、固定资产及零星物资采购在选择供给商时，必须进行询议价程序和综合评估。供给商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供给商的报价不能作为唯一决定的因素。4、为保证原、辅、包材质量的稳定，供给商也应相对稳定。5、为确保供给渠道的畅通，防止意外情况的发生，对于生产运营所必需的商品，应有两家或两家以上供给商作为后备供给商或在其间进行交互采购。大宗商品应同时由两家以上供给商供货，以保证货源、质量和价格合理。6、对于零星且规格冗杂的物资，每年度向三家以上供给商询价，经有公司综合评估后，选择适宜的供给商，签订特约供货协议，定期结算四、合同签订1、供给商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供给商签订合同。2、交易发生争论时，根据合同的核定条款进行处理。3、合同正文应包含的要素1)合同名称、编号、签订时间、签订地点；2)采购物品/项目的名称/、规格、数量/清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分；3)包装要求；4)合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明；5)付款方式；6)质量保证期；7)质量要求及规范；8)违约责任和解决纠纷的办法；9)双方的公司信息；10)其他约定。4、合同签订后，必须分别提供复印件给仓库和财务部，大批量采购合同还需提供一份给总经理五、进度跟催(1)为确保准时交货，采购人员应提早采用电话、传真或亲身到供给商处跟催，以确保物品(物资)能适时供给。2若采购物品物资无法在预定时间内交货的，采购人员须提早通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供给商确定新的交货期，并知会需求部门。六、验收入库：采购物品物资到公司后，属经营性固定资产、材料、配件等物品物资、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收，办公用品等常用品经库管验收合格后，库管员开具（入库单），按流程办理入库手续。如验收不合格的，由验收部门通知采购部门，2日内办理换退货手续。七、对帐付款：采购物品物资办理入库后，由采购员凭物料（入库单）按合同或约定的付款方式办理付款手续：采购员填制（付款申请单），交由财务核实欠款金额、票据能否齐全等情况后，由采购部经理审核，总经理批准，最后交给财务安排付款第五部分仓库管理流程、验收入库1.采购物资送到公司后，由仓管员根据（物品采购单）和发票，在当日便对数量、生产日期、保质期限、标识、外包装卫生情况及完好性等进行验收，特殊情况时及时通知到质检员进行质量检验，在确保上述内容符合要求时接受入库，并填妥物料卡，做好标识。2、对检验的合格原辅材料仓管员在物品采购单上签字，并填写物料（入库单），验收不合格的原辅料，分开堆放、做好标识，并于2日内通知采购员处理。3、仓库原则受骗天送来的物料当天处理完毕，登记入（仓库库存管理系