采购流程管理及仓库管理制度_2.docx

采购流程管理及仓库管理制度.采购流程管理及仓库管理制度第一部分总则为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，知足公司对优质资源的需求，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供给，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。第二条本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购下面统称为采购物品。第二部分权限一公司所有对外采购须经总经理签字或电话请示同意；二公司所有采购物品验收后需在仓库进行入库登记。第三部分采购原则1、询价比价原则凡未通过招标确定供给商价格的物品的采购，每次采购金额在10万元下面的必须有三家以上供给商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供给商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外，超过10万以上的采购须以招标的形式进行。2、一致性原则采购人员定购的物品必须与采购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能知足需求部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反应信息供申请部门更改或作参考。如确因特定条件数量不能完全与采购单一致需经总经理同意。3、低价搜索原则文档资料Word.采购人员随时搜集市场价格信息，建立供给商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。4、廉洁原则：1自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。2廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供给商伸手。3严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。4加强学习，广泛把握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。5工作认真仔细，不出过失，不因本身工作失误给公司造成损失。5、招标采购原则凡大宗或经常使用的物品，都应通过询议价或合同会签的形式，由综合办、财务等相关部门共同介入，定出一段时间内一年或半年的供给商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时把握市场行情，调整采购价格。6、审计监督原则采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购经过中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员按照公司（员工赏罚制度）等进行处罚直至追查其法律责任。7、合同会签制度固定资产的采购合同，必须经过有关部门综合办、财务部、车间、技术研发部等共同介入，调研汇总各方意见，经总经理审核批准签约。8、职责分离文档资料Word.交货等问题的采购人员不得介入物资和服务的验收，采购物资质量、数量、解决，应由综合办根据合同要求及有关标准与供给商协商完成。采购业务流程第四部分计划·实际库存确认量物品采购单否验收退回领导审核是合格入库议价核对发票供给商选发货财务审核择入库单付款一、采购申请：1、每月5日前属于原材料、备件、易耗品等日常物资采购由物品物资需求部门根据生产或经营的实际需要填写（部门物资需求计划单），属于固定资产采购由物资需求部门填写（资产购置申请单）上报综合办，采购员汇总构成（物品采购单）报总经理审批；原则上不执行没有计划的采购，除特殊情况急需购买的总经理批准后可不受计划时间限制；2、公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提文档资料Word.报；公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报；公司各部门专用的物资由各部门自行提报二、询价比价议价：1每一种物品物资原则上需三家以上的供给商进行报价。2采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写（采购询价记录表），按低价原则进行采购。3属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。4询价时应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，同时对厂商的供给能力，交货时间及产品或服务质量进行确认，碰到问题应及时的与需求部门沟通。三、供给商选择1、原辅材料的供给商必须证照齐全，具有生产产品的合法证件。变更原辅材料的供给商必须经过送样检验、小试、中试，征得需求部门同意，并报有相关部门批准备案。2、对于大宗和经常使用的商品或服务，采购时应较全面地了解把握供给商的生产管理状况、生产能力、质量控制、成本控制、运输、售后服务等方面的情况，建立（供给商档案表），做好业务记录，会同生产部、财务部、采购部等相关部门对供给约定期进行评估和审计。3、固定资产及零星物资采购在选择供给商时，必须进行询议价程序和综合评估。供给商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供给商的报价不能作为唯一决定的因素。文档资料Word.4、为保证原、辅、包材质量的稳定，供给商也应相对稳定。5、为确保供给渠道的畅通，防止意外情况的发生，对于生产运营所必需的商品，应有两家或两家以上供给商作为后备供给商或在其间进行交互采购。大宗商品应同时由两家以上供给商供货，以保证货源、质量和价格合理。6、对于零星且规格冗杂的物资，每年度向三家以上供给商询价，经有公司综合评估后，选择适宜的供给商，签订特约供货协议，定期结算。四、合同签订1、供给商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供给商签订合同。2、交易发生争论时，根据合同的核定条款进行处理。3、合同正文应包含的要素1合同名称、编号、签订时间、签订地点；2采购物品/项目的名称/、规格、数量/清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分；3包装要求；4合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明；5付款方式；6质量保证期；7质量要求及规范；8违约责任和解决纠纷的办法；9双方的公司信息；10其他约定。4、合同签订后，必须分别提供复印件给仓库和财务部，大批量采购合同还需提文档资料Word.供一份给总经理五、进度跟催1为确保准时交货，采购人员应提早采用电话、传真或亲身到供给商处跟催，以确保物品物资能适时供给。2若采购物品物资无法在预定时间内交货的，采购人员须提早通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供给商确定新的交货期，并知会需求部门。六、验收入库：采购物品物资到公司后，属经营性固定资产、材料、配件等物品物资、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收，办公用品等常用品经库管验收合格后，库管员开具（入库单），按流程办理入库手续。如验收不合格的，由验收部门通知采购部门，2日内办理换退货手续。七、对帐付款：采购物品物资办理入库后，由采购员凭物料（入库单）按合同或约定的付款方式办理付款手续：采购员填制（付款申请单），交由财务核实欠款金额、票据能否齐全等情况后，由采购部经理审核，总经理批准，最后交给财务安排付款第五部分仓库管理流程一、验收入库1.采购物资送到公司后，由仓管员根据（物品采购单）和发票，在当日便对数量、生产日期、保质期限、标识、外包装卫生情况及完好性等进行验收，特殊情况时及时通知到质检员进行质量检验，在确保上述内容符合要求时接受入库，并填妥物料卡，做好标识。文档资料Word.2、对检验的合格原辅材料仓管员在物品采购单上签字，并填写物料（入库单），验收不合格的原辅料，分开堆放、做好标识，并于2日内通知采购员处理。3、仓库原则受骗天送来的物料当天处理完毕，登记入（仓库库存管理系统）4、仓库管理员应对已入库的原材料进行分区分类摆放，不得随意堆放，如无特殊情况需在当天内完成。二、物品领用管理主要负责：仓库管理员、车间班长职责：仓库管理员、车间班长须共同对生产领用材料信息的核对和登记，仓库管理员并对库存当日领用后进行日盘点1、物品领用须在仓管员指导下，由部门主管或指定的负责人进行领料，领料人填写领料单，仓管员做好材料领用信息登记。2、对当日的生产材料领用登记务必当日登记完毕，没特殊情况不能够拖延记录。三、现场管理目的：规范仓库和车间原料、成品缓存区的日常整理清扫活动，保证物品整洁有序、区域干净卫生负责人：仓管员带班长1、物品的堆放须分类摆放整洁，做好物料卡标识，保持地面、墙面整洁，无蛛网。2、货物的进出应随手关门，确保外部与内部的有效隔离。3、原辅料进库、成品出库后，仓管员应立即清扫，保持整洁。4、同品种的摆放在同一区域内，出库时遵循先进先出原则。四、生产原、辅料损耗表文档资料Word.1、当日仓管员协助车间班长并核实原辅料（领料单）、成品（入库单）2、仓管员根据原辅料的使用和成品产出量计算原辅料的损耗，填写（生产损耗率核算表）五、成品入库管理目的：规范对仓库物资的入库存储、保护、进行有效的管理控制，保证成品的入库安全和质量主要负责：仓管员、车间班长职责：仓管员负责对产品入库管理进行监督检查，确保产品数量外观质量无损；车间班长须管控好成品生产经过的卫生安全管理和成品入库数量的核实和成品外观的良好1、质检部对产品的现场检验后，确保产品合格后方才入库。2、成品入库后仓管员须对成品数和（入库单）进行核对，并做标识，包括规格、品名、品牌、生产日期3、半成品入库应先通知质检部对半成品进行检验，然后做标识，分开定点堆放，填妥（物料卡），注明品名、生产日期及数量。4、成品入库后，需按不同品名、规格、特点分类分区码放，做到二齐、三清、四号定位二齐：物资摆放整洁、库容干净整洁；三清：材料清、数量清、规格标识清；四号定位：按区、按排、按架、按位定位。六、成品出库管理目的：对仓库成品物资的储存、保护、进、出库进行有效的控制。保证产品在出库经过中不影响产品的质量主要负责：仓管员、物流专员文档资料Word.职责：物流采购专员负责产品的搬运与装车；仓管员负责产品的备货以及对仓库的物品的进、出管理和帐、物的盘点与记录，并按规定对仓库进行管理。1、仓库接到销售部的提货单后当日即时开具（成品出库单）须每周一将上一周所发生的全部单据交于销售，销售核对购销合同、填写销售清单；。2、采购员负责联络车辆、组织人员进行产品的搬运与装车。3、装车时，根据装车规律，轻搬轻放，严禁野蛮装车，将损坏产品及时挑出单独存放，仓管员随时补发同品种产品。4、装车完成仓管员与采购专员、提货人同时盘点品种、规格、数量，及驾驶员等会签（提货单）。并记录发货车辆车牌号以及卫生情况，并由提货负责人确认签字，便于可追溯；5、产品交付后仓管员应妥善保管有关单据、质量记录，进行帐务处理和单据的整理与存档。6、如有客户退货，与销售部确认后办理入库，填写（退货单）；如有质量问题的通知质检部，由质检部检验确认后隔离并作标识。7、通知综合办办理出门证，车辆出厂。七、仓库盘点1、仓管员每月对仓库进行盘点并于当月月底月的最后一天前做好公司库存报表，明晰每月的库存，报财务管理中心备案，保证账物相符。2、仓库员盘点时保证做到盘点数量的准确性、公正性，严禁弄虚作假、虚报数据。盘点经过中严禁更换不同的盘点人员，以免少盘、多盘、漏盘等。3、盘点分日盘、周内不定期盘点，月盘但所有的盘点数据都需盘点人员亲身确认。文档资料Word.第六部分附则第一条本办法由综合管理部负责解释。第二条本办法自印发之日起执行。附表一（入库单）附表二（成品出库单）附表三（采购询价记录表）附表四（资产购置申请单）