采购与付款流程财务制度_2.docx
采购与付款流程财务制度深圳市京弘全科技有限公司采购付款流程1.目的：为加强规范公司采购与付款业务流程，加强采购相关业务的管理，保证公司资产的安全，特制定本制度。2.适用范围：适用于公司的除费用现金报销外的所有付款，包括但不限于购买材料、低值易耗品、固定资产、费用和服务的所有采购与付款。3.采购业务流程讲明：采购业务流程图：-yy二业务流程分类讲明：1材料采购：第一步：下定单：釆购PO经部门经理批准后下给供给商。第二步：收货：供给商将货物按时送到IQC，IQC在二个工作日内完成点货、检验。如合格收下货物，不合格由质量部在二个工作日内开MRB会义并获得不合格供给商处理单，并在ERP中出单据交财务，并由釆购在二个工作日内与供给商协商后退回供给商，并通知财务。第三步：收发票：第四步：请款：国内采购业务IQC收齐所有单据后填写请款单，经部门经理、财务经理批准，按规定要总经理批准的还要经总经理批准。进口采购业务由报关完成以上请款。第五步：财务审核付款：2低值易耗品、固定资产采购：第一步：请购：按公司规定走釆购流程，部门经理应控制能否超过预算。第二步：下定单：同上第三步：收货验收：IQC收货,请购人领货并验收并领货。第四步：收发票：同上第五步：请款：釆购按(1)请款第六步：财务审核付款一、详细业务的票据操作指南：一材料采购：分为国内采购业务、进口采购业务。1国内采购业务：要求单据：PO、收货单对方送货单、发票、请款单。a要求请款单供给商名称或代码与发票和PO上的完全一致。b要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、且不得高于PO上的数量。c要求发票上的每个原料的单价与PO上的一致或低于PO单价。假如PO约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、总金额与发票一致或低于发票。请款人以为以上有差异的应在请款时讲明,如不讲明的视为同意。2进口采购业务：要求单据：PO、收货单对方送货单、发票、报关单、请款单。详细要求适用国内采购业务要求，拆定单不得低于报关单所列金额，如高于报关单金额能够填二张请款单一张按报关单金额，另一张用于补付无报关单等特殊情况的付款。二固定资产采购：业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单PR、CEAR二千美元及以上的。详细参见我司（固定资产管理办法）业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领货验收。要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元下面的要求获得增值税发票在同等价格条件下。比材料采购多二张单据。请购单，领货固定资产验收单：三低值易耗品及费用：1、低值易耗品及有实物形态的费用：业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单PR、PO、发票、收货记录、领用及验收人签字。业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领用及验收。要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元下面的要求获得增值税发票在同等价格条件下。比材料采购多二张单据。请购单，领货单：2、无实物形态的费用或服务：流程十分要求：费用或服务使用单位在合同约定的供给商义务完成后，到IQC填写领货单，并在领货单填写供给商完成合同约定的服务的内容和时间，并签字后，IQC给予做收货记录并将ERP收货号填写上。二、对单据的要求：对于不符合要求的单据将退回1、PO：1要求与ERP中的各项内容一致、项目齐全。2编号不得重复。3增加ERP供给商编码。4要求请款时交给财务的PO是在ERP中最新的，如手工PO有修改或增加请在修改处请采购经理签字批准。2、收货单或对方送货单：要求原件，并写实收数量、收货号与ERP一致有收货人签名和日期。如有涂改主管签字确认。3、发票：(1)增值税专用发票：釆购审核内容：开票日期至请款日不得超过80天；要求审核数量。财务审核内容：审核“购货单位名称必须为本公司名称全称、“地址、电话、“税务登记号，“开户行及账号等项目填写必须正确。应同时获得发票联第二联及抵扣联第三联，并能否为运用防伪税控系统开具的专用发票，各联均加盖销货单位发票专用章或财务专用章，字轨号码一致，字迹清楚，不得涂改，各项目填写齐全、正确无误，票面金额与实际支付的金额相符，两联的内容和金额一致；不同商品或劳务名称应分别填写，汇总金额开立的发票及抵扣凭证应有“销货清单作为发票附件，商品名称应与入库单相符；“数量、“单价、“金额、“税率、“税额、“合计、“价税合计各栏计算能否正确，“价税合计中的大小写金额能否相符；符合其他增值税专用发票的管理规定。 (2)普通发票：釆购审核内容：日期为实际发生日，注意能否遵照规定不跨年度使用；并审核发票的开具日期能否超过该发票规定的使用时限；财务审核内容：发票应为发票联，套印有发票监制章、加盖销货单位发票专用章或财务专用章，字迹清楚，不得涂改，各项目填写齐全、正确无误，票面金额与实际支付的金额相符；不同商品或劳务名称应分别填写，汇总金额开立的发票及抵扣凭证应有“销货清单作为发票附件，商品名称应与入库单相符；“数量、“单价、“金额、“合计各栏计算能否正确，大小写金额能否相符；获得的定额发票上应按发票项目将客户名称、日期等填写齐全；3国外发票：原则上要求原件，如复印件应经过财务经理批准。4、报关单：要求原件。5、请款单：要求所有项目填写齐全准确，不得涂改。经部门经理批准，单张请款单金额超过受权限额16万元的经总经理批准。三、业务流程请款单据资料看板：收货单对方送货单发票已到发票请款单业务付款申请单材料采购预付款请款单预付发票国外业务PO或合同PR请购单固定资产验收单PO收货单对方送货单发票已到发票报关单国外业务请款单业务付款申请单固定资产预付款请款单预付发票国外业务PO或合同PR请购单服务验收单无实物服务或费用PO收货单对方送货单发票已到发票报关单国外业务请款单业务付款申请单低值易耗品及费用预付款请款单预付发票国外业务PO或合同四、财务处理：1、供给商资料的新建和维护：按采购部门提供的经过批准供给商资料表新建和更新表，在ERP中新建和更新供给商编码并录入相关信誉期、信誉额、开款信息、账号信息等相关资料。并及时将客户编号发邮件给采购部门的相关人员。财务部门将表格打印后让相关人员签字后存档备查。2、确认应付账款：1应付账款确实认的条件：应付账款确认原则：1货物已经收到或劳务服务已经完成商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方；2需要在约定时间内偿付给供给商;3金额能够可靠地计量；详细业务财务应付账款确认条件：采购定单、收货单我司有权收货人员签字、发票按合同条件确定的时点和条件开具。2供给商发票入账的流程:核对企业的采购定单或合同、存货固定资产低值易耗品收货单验收报告、供给商开具的发票，日常所称的“三项核对法。主要核对数量和价格能否相符。(对于国外进口还要核对报关单)3会计处理：入账:对平正确后及时按发票等相关单据及时进行账务处理。4付款及销账：每月出纳在付款前，由总账会计向供给商直接或通过相关部门给予付款计划明细，按发票对应付账款进行及时的核销。5供给商对账：对于年未供给商对账,供给商发邮件或寄信给我司相关人员后,财务将按我司账面情况做出回复。3、月未结账对账：a)月未制作PPV表,与成本会计进行核对,在结账前对平.b)每季度进行MRB库存盘点。IQC部门应每月对MRB库存实物进行盘点，财会应定期稽核，做到账实、账账相符，对差异情况应及时查明原因并报告相关领导。c)每季组织IQC采购开会对ERP中未入账的收货记录中的DMR进行清理.d)每周一对ERP及用友中的明细进行核对.月未在结账前总账将对总账和明细账进行核对.五、特殊业务的讲明：退回或折让、预付款规定1、发生退回或折让是指应质量等问题要将产品退回给供给商或让供给商同意在其货款中扣除款项。销售退回与折让应经相关领导按（权责指引）审批后办理。退回货物由质检部门检验和仓储部门盘点(计量)后入库。财会部门根据检验证实、退货接收报告以及退货方出具的退货凭证等办理相应的退款事宜和账务处理。1对于增值税发票：分二种：一种发票还没有交财务的，请退回让供给商重开。另一种是已交财务认证，请通知财务，由财务到税务开具（进货退出或索取折让证实单）由对方开具红字发票，将红字发票联和抵扣联交财务。2普通发票国外发票：财务未入账，能够退回让供给商重开。或可开具红字发票。2、预付款：对于国外预付款，报关应在收到报关单的第一时间交财务核销，以保证后续货款的支付。对于国内预付款，应按PO或合同的规定填写预付款请款单，原件应在请最后一笔款项时附上。1预付款请款必须本人填制完成请款。2人民币预付款申请请在付款前二天完成。外币预付款申请请在付款前一周完成。如未提早财务将按请款日后二天后付款。3对于到期未清销，财务将冻结所有预付款。如交货日期延后，请修改原请款单九内控流程图。
