外来文件管理规定.docx

外来文件管理规定外来文件管理规定1目的为了外来文件识别并控制其分发，规范外来文件的管理，特制定此规定。2使用范围适用于公司外部提供的文件管理，包括国家标准、行业标准、法律法规、政策文件、客户资料等；3外来文件分类3.1技术性文件：与本公司产品技术有关的的国家标准、行业标准、客户提供的技术图纸、技术要求等；3.2质量文件：与本公司产品质量的检验、测量有关，与质量或环境管理体系相关的国家标准、国际标准、政策文件等；3.3管理性文件：使用的法律法规，与管理、安全、卫生等相关的政策文件4职责4.1销售部负责客户资料的接收与更新；4.2质量部负责识别、更新质量类文件；4.3装备部负责识别与安全有关的文件；4.4办公室负责识别更新管理性文件；4.5相关部门负责人负责文件的审核，主管领导负责批准；4.6各部门负责本部门外来文件的归档和资料的发放、回收、保存、销毁等管理工作。5工作内容5.1外来文件的获取：公司各部门通过如下渠道采集相关的外来文件；a国家、省、市、政府及各相关职能部门；b各种会议、专业报刊、杂质、出版社；c互联网、电话传真；d客户；5.2外来文件的识别5.2.1技术性文件a客户提供的产品图纸、技术要求等文件，销售部在两天内移交给技术部；b技术部对客户文件进行确认，识别与产品相关的图纸、技术要求、产品规格等，并考虑参加内部技术文件要求或工艺文件中；c技术部对国家标准、行业标准进行识别，应识别文件的有效性和适宜性。5.2.2质量文件a测试中对与本公司产品检验测试有关的标准进行识别，以确保所采纳的检验、测量方法正确或更优，并考虑参加内部检验规程中；b质量部对质量环境体系相关的标准或政策文件进行识别，识别其有效性及使用本公司条款，并作为质量手册和程序文件更新的根据。5.2.3管理性文件a)但凡国家公布的与安全有关的法律法规、政策文件、安保文件，装备部及时采集挑选，识别其有效性和适用性；b)国家公布的与管理、卫生有关法律法规、政策文件，由办公室采集挑选，识别有效性和适宜性；5.3外来文件审批经过相关部门识别后的外来文件，需部门负责人审核，主管副总批准。5.4外来文件分发5.4.1文件审批后，有文件识别部门确定发放范围并发放；5.4.2文件分管部门建立（外来文件清单），编号按元文件编号记录，并按（文件控制程序）进行发放、回收、管理；5.4.3对发放文件加盖“受控章，回收文件加盖“作废章，登录“发放回收记录并有接收人签字5.5外来文件更新5.5.1各部门对各自负责的外来文件应及时更新，至少每3个月确认一次，确保未最新的有效版本；5.5.2各部门应谁是关注国家行业标准、法律法规、政策文件，有新出台的文件技术采集识别；5.5.3销售部及时更重客户信息，及时更新客户资料。5.6外来文件使用、保管、借阅、更改、回收、作废、销毁参照（文件控制程序）