技术文件及外来文件管理规定—样文.docx
技术文件及外来文件管理规定样文XXXXXXXXXXXXXXXX公司XXXXXXXXXX技术文件及外来文件管理规定发放编号：受控状态：版本：XXXX-XX-XX发布XXXX-XX-XX施行XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司发布文件编号：XXXXXXXX1.目的为使公司的技术文件及外来文件得到有效的控制,确保生产及其他部门所用的文件为最新有效版本。2.适用范围本文适用于本公司技术文件及外来文件的管理工作。3.职责和权限3.1技术部负责全公司技术文件及外来文件的编制、审核、批准，更改、存档、发放。3.2技术部负责外来技术文件的识别、评审、更新及存档发放。3.3只要与项目相关人员才能够查阅图纸和标准。4.定义4.1本文所述的技术文件包括产品总成图、零件图、包装图纸、工装图纸、检具图纸，现场指导文件、APQP文件、PPAP文件等文件资料。4.2外来文件：任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付经过中的与产品质量相关的外部技术资料，包括顾客或供给商提供的标准、图纸、及工程变更通知类文件，技术部项目负责人自行在顾客系统上或网上下载的标准等。5.内容5.1产品开发及试制阶段图纸文件的管理5.1.1产品开发阶段相关技术文件在技术部项目负责人手中，以便随文件编号：XXXXXXXX时修改和指导试制工作。5.1.2项目结束后由项目负责人汇总产品开发阶段文件并移交资料管理员刻录光盘存档，指导性技术文件由资料管理人员相关部门统一发放。5.2生产阶段图纸文件的管理5.2.1各部门应指定一名专职或者兼职资料员，技术部将文件发放到各部门后，由各部门相应的资料管理员签收、保管。各文件/图纸使用部门有图面污损，需要重新发放新图或文件时，由相应部门资料管理员填写（文件增发/复制申请单）连同污损图纸或文件一起到技术部门申请发放。5.2.2如图纸/文件丢失，由相应部门或单位资料管理员填写（文件增发/复制申请单），写明原因，到技术部申请复印。5.3技术类文件的编制、审批和发放5.3.1各项目工艺文件由项目负责人编写，技术部其他技术人员审核，技术部部长批准，操作指导书、控制计划等文件需经使用部门会签后，方可受控并下发至相关部门。5.3.2技术文件应做到正确、齐全、完好、统一，技术部应对技术文件APQP的编号进行统一规范：“XX+零件号/项目编号+APQP阶段号1、2、3、4+流水号，例如：XX-123456789-X-XX文件编号：XXXXXX流水号APQP阶段号零件号公司首字母5.3.3纸质技术文件经审核、批准通过后需在技术文件上加盖文件受控专用章红色后方可发放，所有纸质技术文件上的文件受控章必须是红色原印章有效，经复印的技术文件同样要加盖红色印章，复印的黒色印章为无效文件。技术文件由资料管理员统一发放，发放时必须填写（文件发放、回收销毁登记簿）。5.3.4技术文件表头字体样式按各类技术文件模板进行编制,技术部所作记录表头应统一字体为宋体三号字，记录表格中字体为宋体四号字,各类操作指导书标题统一为宋体36号字，控制计划、经过流程图、FEMA标题统一为宋体26号字、加黑，公司名称字体为宋体12号加黑。5.4技术文件的更改5.4.1技术文件更改权限属技术部。其它任何部门或个人都没有更改技术文件的权利。5.4.2技术部提出文件更改时，需升级文件版本，并同时更改相应技术文件。5.4.3技术文件的更改要有技术部负责人进行审核、批准。文件编号：XXXXXXX5.4.4当工程规范在设计文件中引用或影响PPAP文件如：控制计划、PFMEA等时，规范更改后，应更新受影响的PPAP文件。5.5技术类文件的回收、作废、销毁技术文件因版本升级的失效或作废的文件由技术部负责收回。底图或原件分类集中存放并列出清单，清单上需注明作废根据，作废后原件保存期限见附表一，底图或原件之外的受控文件收回后即可销毁，严禁留在其它场所。5.6外来技术文件的管理5.6.1外来技术文件，如工程图纸、规范及其他更改文件及产品标准，行业标准等，由技术部组织相关部门进行评审、确认、归档，并填写（外来文件评审表）、（外来文件清单），对于外文形式的外来文件，应将其转化成可识别的语言文件。5.6.2外来技术文件识别及评审工作时间视产品难易/复杂程度而定，正常情况一周内完成以上工作，并将评审结果通知文件来源单位，以便沟通。5.6.3文件接收人员应保持与文件来源处的联络，保证文件版本的有效性，接收到更新版外来文件后，及时做出评审及更改。5.7文件借阅及复印有关部门因业务需要借阅、复印已经归档的文件或资料时，应填写（文件资料借阅、复印记录）以备查询，文件借阅者需保持文件完好，并按期归还，到期借阅经办人要催还并收回文件。5.8技术文件的保密文件编号：XXXXXXXX技术类文件为本公司重要机密,非必要时，一律不对外发放。若需对外发放，需经副总经理级别以上批准。6、相关文件6.1文件控制程序7、相关记录7.1文件增发/复制申请单7.2文件发放、回收销毁登记簿7.3文件资料借阅、复印记录7.4外来文件评审表7.5外来文件清单
