集团印章管理规定 (2).docx

集团印章管理规定集团印章管理规定一、总则1.为规范集团及下属子公司的印章管理，防备经营管理风险，结合工作实际，特制定本规定。2.本规定适用于集团及房地产类子公司。3.本规定中的印章是指集团及子公司的公章、合同章、法人代表名章、董事会章和部门章。财务印章财务专用章、法定代表人印章、发票专用章及各类结算专用章等的管理按集团财务管理心的相关规定执行。4.印章由集团总裁办公室下面简称“总裁办、各子公司行政部门负责管理，集团总裁办对集团及下属子公司的印章管理工作施行统一制度建设、人员培训、督察考核等常规管理。二、印章管理员1.印章管理员是履行印章管理职责的主要责任人，负责印章的日常管理和使用。财务人员不得兼任印章管理员。2.印章管理员实行“AB角制度，即在印章管理员因出差或其他原因离开岗位较长时间时，由备选人员担任临时印章管理员，行使印章管理员的职责。3.印章管理员平常应对临时印章管理员做好印章管理制度和操作流程的培训。印章管理员对临时印章管理员的印章管理及使用承当连带责任。4.印章管理员及临时印章管理员由各公司选报，各公司行政、人力资源部门填写（印章管理员选报审批表）附表一后逐级上报，由集团董事长批准。子公司不得自行任命或撤换印章管理员。5.印章管理员及临时印章管理员须在（印章管理员选报审批表）上与集团签订责任状以明确其职责，印章管理员上岗前应学习本办法及其他相关规章制度，接受总裁办开展的岗前培训。6.印章管理员办理离任手续时，应向公司行政、人力资源部门做出书面承诺，对其在担任印章管理员期间未记录于（印章使用登记簿）的用印，愿意承当相应的经济和法律责任。离任和接任的印章管理员应在（印章使用登记簿）封面上签名交接，并注明交接日期。三、印章的刻制和缴销1、严格根据（印章刻制、缴销申请表）附表二的要求，写明印章刻制的原因、使用范围、样式、尺寸等内容后逐级报批。2、总裁办将经逐级审批的（印章刻制、缴销申请表）报集团董事长批准。3、经董事长批准的印章刻制、缴销，由总裁办负责办理，并填写（印章管理档案表）附表三报总裁办备案。4、各公司行政部门向集团总裁办申领有集团标记的（印章使用登记簿）另发，印章可启用。（印章使用登记簿）由集团统一制作下发，不得使用其他文本代替，其领用实行“以旧换新原则，使用完毕的（印章使用登记簿）应上交总裁办保管。5.印章刻制经过中如有下面情况的，集团将严格追查其经济、行政和法律责任：5.1未根据国家及公安部法律法规规定的程序刻制印章的；5.2未经批准擅自刻制印章的；5.3伪造印章的。6.因机构撤销、合并、更名，或由于印章样式改变，印章久用致使字迹不清等原因停用印章时，应办理缴销手续，其程序为：6.1各公司行政部门及时填写（印章刻制、缴销申请表）并逐级报批；6.2集团总裁办将经逐级审批的（印章刻制、缴销申请表）报集团董事长核准；6.3印章缴回总裁办封存或销毁，印章应由两人以上共同销毁。任何公司和个人都不得私自保留废弃印章。四、印章的保存和管理1.公章、合同章、部门章、法人章、董事会章由印章管理员统一保管。2.印章的用印批准人和印章保管人不得为同一人。公章、合同章与财务印章的保管人不得为同一人。3.印章管理员应注意印章的日常保养及清洁，延长印章的使用寿命，保持印迹明晰。4.印章管理员对印章必须妥善保管，不准随意将印章放在桌子上，离开或不用时必须将印章收存锁好，有条件的应存放于保险柜中，以防丢失，若丢失应立即向总裁办报告。五、印章的使用1.用印必须登记，除（印章使用登记簿）之外，根据用印文件的不同情况，可分别使用（印章使用申请单）附表四、（合同会签审批单）、（发文稿纸）等作为用印根据，经批准的用印，申请人用印时应在（印章使用登记簿）上登记备案，但批准人不需在（印章使用登记簿）上签字。2.合同用印与其他类别用印应分别登记，同一公司可登记在一本（印章使用登记簿）上，根据工作实际需要以标签注明合同类、发文类、其它类等不同类别。3.印章管理员必须亲身用印，用印前应当根据批准人的审批意见，审查用印文件的审批流程、文件内容、格式等，确认无误后方可用印。用印时要求图章明晰、端正，位置适当一般应盖在文件的落款与日期之间，骑年压月处，对两页以上的文件原则上应加盖骑缝章。4.印章原则上不得外借，如有特殊情况确需借用，须由借章人员填写（印章外借申请表）附表五，经总裁办报集团董事长核准。一般情况下印章管理员应作为监管人与借章人员一并办理印章外借期间的用印事项，由于特殊情况印章管理员不能作为监管人时，则由公司委派一名人员作为监管人，印章由监管人保管，用印时监管人与借章人员应同时在场，对印章的使用内容予以审核。借章人员与监管人对印章外借期间的用印风险承当一切责任。印章外借使用完毕后，应及时办理归还手续。印章管理员须催促借章人员按时归还外借的印章。5.印章管理员对下列用印申请，应当拒绝或暂缓办理：5.1未经批准人签字核准的；5.2批准人越权审批的；5.3超出规定的使用范围的；5.4规章制度未作出规定的。对于上述情况的用印申请，印章管理员应立即向总裁办报告。六、使用范围及审批权限1.红头文件用印根据集团（公文管理条例）的规定履行报批手续，以经公司董事长签发的发文稿纸作为用印根据。2.合同用印根据集团（合同管理办法）的有关规定执行，以（合同会签审批单）作为用印根据。合同履行经过中对合同权利义务产生影响的文件用印，审批程序与合同用印一致。3.诉讼、仲裁、行政处罚等法律文书、行政文书用印，经法务部、法律参谋审核后，由集团副总裁核准。4.办理企业设立、变更、注销登记等工商事务用印，根据集团（工商事务办理规定）的要求履行报批手续，以集团董事长签发的（企业内部工作底稿）及签署的工商登记材料作为用印根据。5.向政府有关部门报送的文件用印，由各部门分管领导核准。但对于具备下列条件之一的文件由集团董事长核准：5.1涉及对外承诺的；5.2可能导致集团、子公司承当经济、法律责任的；5.3对项目运营带来较大影响的；5.4子公司总经理无法承当由此带来的后果的。6.对外出具的具有担保性质的文件用印，经法律参谋审核后逐级报批，报集团董事长核准。7.办理银行开、销户、变更手续需用印的，根据集团（财务管理制度试行）中关于银行存款管理的相关规定履行报批手续，以集团董事长批准的（单位银行账户开/销户/变更申请表）作为用印根据。8.对外出具财务报表包括对外提供有关资料需用印的，逐级报批至集团财务负责人核准。9.工程招投标、工程结算审价等文件用印，根据集团（工程招投标、采购管理办法）及（成本控制管理制度）规定的审批程序履行报批手续，由分管领导核准。其他工程建设相关文件、表单、工程资料的用印，根据集团工程管理相关制度的规定履行报批手续，由分管领导核准。10.办理人力资源工作包括录用、退工、养老金、公积金申报等需用印的，由人力资源部经办，由分管领导核准。涉及用印批准人本身的人力资源相关事务用印须报上一级主管领导核准，不得自行批准用印。涉及董事会任免的人员由董事会核准，涉及集团统一任免人员由集团董事长核准。11.外出联络工作需开具公司证实、介绍信的用印，履行审批手续，经分管领导审核后，由总裁办核准。12.员工办理公派或因私出国境手续用印，履行审批手续，经分管领导审核后，由总裁办核准。13.员工因私开具有关证实用印，履行审批手续，经分管领导同意，证实所涉及内容之专业分管领导审批，由总裁办核准。涉及用印批准人需因私开具有关证实的应报上一级主管领导核准，不得自行批准用印。不得开具与事实不符的证实。14.车辆办理检车、保险等相关手续的用印，由总裁办分管领导核准。15.不得在空白纸张、证实、表格上用印，不得在内容残缺可能引发事端的文件上用印。不得开具空白证实或介绍信。16.董事会章仅限处理股东会、董事会事务使用，由集团董事长核准用印。17.部门章严格限于在集团内部的工作联络或对外办理一般事务性工作，绝对不可用于对外签订具有经济内容的任何形式的委托书、意向书、合同或其他任何具有行政效力、法律后果的文件。18.日常工作中应尽量减少印章的使用频率，能够签名确认的文件应避免使用印章。七、档案管理1.集团总裁办及各公司行政部门应如实填写（印章管理档案表），记录本单位各类印章的刻制、使用、缴销等情况，并及时报集团总裁办备案。总裁办应建立集团及各公司印章管理员管理档案，记载印章管理员选报、赏罚、离任等信息。2.印章管理员应妥善保管（印章使用登记薄）及其他用印根据（印章使用申请单）、（合同会签审批单）、（发文稿纸）等，以备核查。印章管理员应在每月5日前将上个月的（印章使用申请单）、（合同会签审批表）、（发文稿纸）等其他用印根据分类装订管理、备查。（印章使用登记簿）的领用实行“以旧换新原则，使用完毕的（印章使用登记簿）应上交总裁办统一存档。3.用印文件根据集团（档案管理制度）的要求由相关部门负责存档，印章管理员应记录用印文件的存档情况，以便查询。八、管理责任1.印章管理员、用印批准人必须严格按本规定操作执行，违者将根据情节轻重给予扣罚相当3个月考核工资或一个月工资以上金额的经济处罚或记大过以上直至辞退的处分，并承当因过失或过错而造成的全部经济损失，性质十分严重触犯刑律的，将依法追查法律责任。印章管理员对不符合用印条件仍违规操作，或明知别人违规用印而未加以有效制止的，或对用印申请人所提交的材料未尽职审查而草率用印的，不管能否造成实际损失均应接受上述处分、处罚；造成集团或子公司损失的，由印章管理员负责赔偿一切损失。2.各公司至少每半年开展一次印章管理自查，并将自查情况报总裁办。总裁办每年对各单位印章管理情况开展1-2次检查评选，集团将对“年度印章管理先进单位和“年度印章管理先进个人的业绩纳入年度考核中。3.各公司印章管理工作纳入单位以及单位负责人的业绩考核体系，印章管理工作被评为不合格的，不得参评当年度集团的任何荣誉奖项，并对责任人酌情处理。九、附则各子公司参照本规定制定相关管理细则，报集团总裁办备案，本规定自发布之日起执行，原印章管理相关规定同时废止。本规定由集团总裁办公室负责解释。