工程公司档案管理规范.docx

工程公司档案管理规范工程公司档案治理规定1目的加强档案治理和采集治理工作，确保档案的机密性、完好性和准确性，有效爱护和充分利用档案为都市建设和企业经营进展服务。2范围适用于以文字图表、声像资料、荣誉实物等各种形式构成的公司的科技档案，行政档案，也包括营业执照、资质证书等。3定义3.1公司档案工作的差不多原则是：集中治理与分散治理相结合，以集中治理为主，即公司文书档案由行政部集中统一治理；档案(已交档案室的除外)的日常使用保管分不由有关部门治理，以便于及时利用，维护档案的完好与安全。公司各部门在各项活动中构成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。3.2归档文书包括：1)公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。2)公司会议原始记录、纪要和决定(包括公布的通知、通报、机构调整、任免、赏罚以及全公司的规章制度)。3)公司制订的打算、统计、预决算、工作总结。4)公司主持召开的各种专业会议构成的领导讲话、文件和会议总结纪要。5)国际国内同行业沟通和合作企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。6)公司各部门的发文。7)其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经历材料。8)外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。9)本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。10)本公司关于职员劳动、工资、福利方面的文件材料。11)本公司的科技档案。4权责4.1公司行政部设立专门的档案工作，受上级档案部门的业务指导、监督和检查，负责治理公司的文书、科技档案，其任务是：1)采集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案；2)积极开展档案的提供利用工作；3)进行档案鉴定；4)进行档案统计；5)保管部分科技档案；6)认真学习（中华人民共和国档案法）有关制度、档案工作理论、技术和业务知识，把握归档的差不多方法，保证档案质量。4.2各部门协助行政部作好档案治理工作。5内容5.1档案治理工作流程见图1。5.2档案治理工作讲明见表1。5.3归档要求5.3.1归档的文件材料，应根据自然构成、保持历史联络的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。在一个卷内要按问题或文件构成的时刻，系统地排列。5.3.2檀卷标题要简明准确，整理好的檀卷要确定檀卷的保管期限，按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。5.3.3全部檀卷组成后，要对檀卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写檀卷目录。5.4档案保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：1)永久保存：1公司章程；2股东名册；3组织规程及办事细则；4董事会及股东会纪录；5财务报表；6政府机关核准文件；7不动产所有权及其他债权凭证；8工程设计图；9其他经核定须永久保存的文书。2)10年保存：1预算、决算书类；2会计凭证；3事业打算资料；4其他经核定须保存10年的文书。3)5年保存：1期满或解除之合约；2其他经核定保存5年的文书。4)1年保存：结案后无长期保存必要者。5)各种规章由规章治理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。6相关资料