旅游团体接待工作程序.docx

旅游团体接待工作程序旅游团体接待工作程序1.预定和接待(1)预报与确认接到国内外旅行社传真或书信订房，先与预订部联络，了解要求订房日期能否能安排，然后交领导批示，汇报有关事宜。领导批示后，复传真或书信确认订房。确认传真，书信发出后，复印一份交预定部订房。把订房及批复的传真、书信放到该旅行社的档案中，同时要作工作记录，注意其订房的时间变更及人数增减，及时汇报并与预定部联络，通知变更情况。(2)准备工作根据对方订房单(机、车票、接送服务等)要求，与各部门联络落实。团队抵达前要检查房间能否按要求安排好；落实订餐，记录该团队进餐的地点。检查机、车票及提出的要求能否落实。了解其准确的抵达时间，与有关的旅行社联络或找到该团地方陪同人员，搞清有关接送及活动安排情况。(3)接团团队抵达时，要与领队联络，了解能否有另外的问题出现或提出什么十分要求，同时落实该团进餐时间，通知宴会部或餐厅。与行李组联络，迅速把该团的行李送到楼层、房间，记录领队的房号，以便随时联络。2.与旅行社的书信、传真来往和签订合同(1)书信接到书信后，要了解其内容，针对详细的情况，向领导汇报(十分是报价信)。复信写好后，要认真检查，交领导审阅认可后，盖上本部门的印章，复印一份留档，把原稿寄出。传真接传真后，了解其内容，向领导汇报，请示处理的方法。复传真时，要注意检查电文，十分是报价传真，一定要审核价格能否准确，以防止出现漏洞。复传真后，凡要求订房并需经领导确认的，要复印一份交预定部订房，然后存档。合同草拟合同前，先要了解该年度(旺、淡季)的团体房价、餐价，司陪房价、餐价及散客价、回扣率。合同拟好后，先呈领导审阅，批复后送打字室打印。合同取回后要认真审核，确信准确无误后，盖上本部印章，呈领导签署。签后，复印一份存档，把签好的合同寄发(或让对方旅行社到馆签署)。收到签复合同后，在登记册上分类登记，复印一式三份，一份交预定，另两份交财务。3.文件档案工作(1)来往文件、书信、传真、计划要按日期次序存档，一些重要的文件要写出内容提要。(2)凡各人处理完的文件，一定要签署，以便查核。参加洽商后，要及时编写备忘录。