公司文件管理办法.docx

公司文件管理办法公司文件管理办法为了操纵公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。1、文件的发放：1财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义构成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放施行的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。2各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时刻并签名后送综合治理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。3任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人别在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表，并由个人亲身签字接收。4需发放到正科长下面治理、辅助人员和职工的文件包括学习材料等，发放人只需发放到相关正科长级治理人员，再由正科长级治理人员安排发放到相关个人。2、文件的更改：1任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后别阻碍整个文件版面的整洁美观，由原编制构成的部门负责人书面写明更改位置和怎么更改数据性或原则性的须报直属部经理签字认可，连同编制构成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人按照原发放范围及存档予以更改。2文件发放人按照更改字数多少和繁简事情，可到现场为原件人更改，也能够收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制构成部门负责人的私章。3、文件的换页：1任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制构成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页事情属数据性、原则性修改须部经理签字认可送原文件发放人，由原文件发放人按照原发放范围予以换页。2所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时刻，将原页销毁。4、文件的回收、作废：1因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制构成部门负责人，安排原发放人予以回收。2文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。3每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平常未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。4所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。5、其它规定：1任何部门以公司名义构成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，按照公司各方面事情系统地进行修改，确保接口部门的互相配合。2不管部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。3任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的职员，以为有必要复印下发到相关职员时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。别得私自复印下发，幸免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。4所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证实的，发放人只需盖上作废章即可，别予收回，但档案治理员必须在“作废文件档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。5发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制构成部门。6文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。6、任何人未经总经理批准，别得将公司文件私自提供应公司以外人员。则除承当50元罚款外，对由此造成的一切后果负责。7、本规定各条款如有违犯，对责任人每次罚款50元，由其直接领导开通用罚款单收缴。