物流供应商管理办法.docx

物流供应商管理办法物流供给商管理办法第一条目的为了规范公司物流供给商的选择和管理，优化物流供给商资源，保障物流服务质量和降低物流运营、金流回收风险，并更好的为顾客提供优质、满意的物流服务，特结合公司实际业务和行业特点，制定本办法。第二条适用范围本办法所定义的物流供给商，是指具备能向公司提供包括但不限于运输、退货、交换、配送等物流及代收货款等服务能力，并提供相关物流数据、信息的采集整理和反应、传递，且具有抗风险能力的经营性企业。本办法适用于公司、物流管理部对物流供给商的选择和管理。第三条责任部门本管理办法的责任部门为物流管理部和财务管理部，并对执行情况进行检查与监督。第四条原则1、物流供给商的选择应遵循“质量、成本、战略与服务并重的原则。2、物流供给商入选、考察、评定应遵循“公平、公正、公开的原则。3、物流供给商的合作应遵循“友好合作、互惠互利的双赢原则。4、物流供给商的管理应遵循“奖罚分明，管控与鼓励并重的原则。第五条物流供给商应具备的基本条件1、必须是具有合法经营国内速递、物流业务资格的法人企业；2、业务范围为经营全国性或区域性业务，注册资金在100万元以上；3、已连续经营2年以上相关业务；4、有固定营业场所包括办公场所、快件处理中心等，有固定的配送、运输设备；5、需提交包括但不限于公司（工商营业执照）、（税务登记证）、（组织机构代码证）、（道路运输许可证）或（快递业务经营许可证）等资质证实文件；6、需提交公司配送范围、年营业额、主要合作对象、运行质量等相关资料及证实；7、需具有一定的抗风险能力，并能提供应我司认可的货币或资产的担保。我司认可的担保形式为现金、银行保函、企业担保、企业或者法定代表人个人资产担保为主，辅以个人连带责任担保等作为附加担保；8、具备开具可抵扣税务发票能力部分地区EMS因体制原因尚不能提供；9、需具有开通网上银行或我司能接受的其他支付方式，能实时进行资金划拨；10、具备专项负责快乐购业务运营的专门服务团队；11、其他应符合快乐购选择物流供给商的条件见附件一：（物流供给商基本资料登记表）。第六条物流供给商技术准入要求1、具有能够根据快乐购业务技术接口规范要求的开发能力，能在半小时内响应系统故障，2小时内解决系统故障的能力；2、系统能够知足7*24小时的稳定运行；3、能够根据快乐购要求，提供专用服务器，架设对接业务处理系统；4、提供明确对应快乐购技术人员的专职对接人2人，并保证技术接口人员7*24小时可联络；5、确保所有网点具备实时的信息反应服务能力，并根据快乐购制定的服务规范要求处理物流订单；6、物流供给商系统应对快乐购物流平台产生的订单作出100%的最终状态反应；7、根据快乐购以及快乐购用户业务查询请求、物流供给商至少在业务系统内保留3个月内的订单，保存3个月内的底单，应在系统中提供最终业务运单的扫描件；8、物流供给商对其业务系统维护至少提早3个工作日通知快乐购详细通知内容包含维护起始时间、准确到小时，减少对快乐购用户的影响；9、物流供给商业务系统反应接收订单信息必须在快乐购系统抛转EDI的30分钟内异常情况必须在2小时完成，反应确认货物接收必须在24小时以内，根据地区根据D+N天最长不能超过30天反应订单结束状态包含：签收、拒收、丢失、破损；第七条物流供给商档案管理1、物流供给商总目录；2、物流供给商会谈纪要；3、物流供给商提交资料清单及附件；4、询价单及报价书；5、询价比价表；6、物流供给商审定表；7、物流供给商登记表；8、物流供给商调查表内部、外部；9、物流供给商评审表；10、供给商配送/服务投诉单；11、其它相关资料；12、物流供给商合同、补充协议书。第八条物流供给商运营管控1、管理部门：物流管理部按照本办法的规定对物流供给商的评定、选用及服务质量、整体运营状况进行监督和管控；财务管理部按照本办法的规定对物流供给商应回款进行催收和管控。2、作业流程总流程出库交接流程异常交接干线宅配交接干线监控3、管理报表：日报；周报；月报；年报。4、管理指标以及公式：妥投率：送货完成数/出库数；隔月妥投率工单率：工单数/出库数；72小时客诉完成率：当日工单数+3天中所有72小时内业务部门提交及结束的工单数。回款时长：RE01-RE02平均时长；出库数量：一段时间内订单合计数；在途数量7、15、20、30天：系统状态为7、15、20、30天前出库的订单数量；配送及时率72小时、120小时货物72/120小时签收占总回抛信息比率。管理术语“EDI系指双方合作经过中产生的电子数据信息交换。“SE99系指快乐购出货信息资料。“SE88系指快乐购退货信息资料。“RE99系指实际到货后，承运商对快乐购出货信息资料确实认并反应资料。“RE01系指承运商投递结果信息资料。包含顾客付款签收和顾客拒收的所有已有明确投递结果的信息。“RE02系指承运商回款信息资料。“FTP系特指合作双方EDI交换经过中所使用的传输工具。“客退QC系指快乐购顾客退货后，承运商与快乐购现场交接经过中，双方为检验核对退货数量和品质的工作。“妥投率系指一定时间段内，快乐购交予承运商配送的同批次货物全部完成后，顾客成功签收的数量占比。“拒收率系指一定时间段内，快乐购交予承运商配送的同批次货物全部完成后，顾客拒收的数量占比。“回款时长系指快乐购系统中，RE02导入时间减RE01导入时间的差值。“客诉率系指同时间段内快乐购交予承运商配送货物中，因承运商的物流服务质量原因此产生的顾客投诉量占比。“送货及时率系指在约定期间内如一个自然月，承运商以出库交接时间为起点，按约定时限内如72小时内投递完成并反应给快乐购信息的货物数量除以承运商配送完成并反应给快乐购信息总数量的占比。“在途系指快乐购交予承运商配送货物中没有任何投递信息反应的部分。第九条物流供给商运营预警机制物流管理部通过对市场情报、管理指标的监控，对物流供给商的运营情况进行分级预警：1、蓝色预警管理提示：连续2周指标低于区域平均水平或合同要求或出现物流供给商本身管理不力。预警对象：物流供给商项目经理；管控节点：提供运营质量下降的书面讲明。2、黄色预警管理警告：连续4周指标低于区域平均水平或合同要求或发生运营质量严重下降；预警对象：物流供给商项目分管负责人；管控节点：提供运营整改措施。3、橙色预警管理提示：接近淘汰，连续6周指标低于区域平均水平或合同要求、资金风险、物流供给商信息系统崩溃，出现重大信息安全事件等；预警对象：物流供给商公司副总以上负责人；管控节点：停货整顿或停止合作。第十条物流供给商风控机制通过物流系统授信方法有效控制物流供给商所持货物以及代收货款，避免快乐购资金风险，它从正向在途资金、逆向在途资金、妥投未回款三方面监控，实际值与标准值进行比拟方式，根据差异大小给予不同预警级别，进而加强公司对物流供给商风险的有效控制：一宅配供给商风险控制机制1、思路为降低公司出库在途货物及应收妥投货物货款的风险，各民营物流供给商需提供一定额度的质保金或担保，质保金或担保条款包括但不限于下面内容：1.1.1物流合同中需有质保金或担保、抵押的相关条款；1.1.2最低质保金或但保、抵押额为配送区域预估日均出库金额*7按金流3天+物流4天，共计为预估7天的日均业绩/3进行收取；1.1.3本办法“日均出库金额以公司每年发布的销售预算数据为参考。在本办法施行初期，预估日均出库金额数据由财务管理部根据车队截取2021年1月-5月全国销售数据进行参考，并关联到授信办法进行系统授信测试。测试期三个月(见附件)，若有异常及时修正，待授信机制稳定后再参照以上公式由系统自动计算授信金额。保证金的形式：参照本办法第五条相关条款；民营物流企业如遇特殊情况确无法提供质保，或可提供的质保低于最低质保的标准，由物流管理部构成文字报告，以签呈方式报公司管理层审批；邮政速递物流EMS合作体系可暂缓执行；2、授信办法财务管理部在收到各物流供给商提供的质保金及担保金额后应及时录入系统，同时在HRP系统中设置各物流供给商授信额度，各物流供给商出库在途货物及在途资金总额不得超出授信额度，超出授信额度系统即及时进行预警提示。标准授信额度为收取的各物流供给商质保金或担保金额的3倍；如遇公司十分行销活动如开仓、促销、国家长假等特殊情况，处理方式为：公司开仓期间由经营管理部通知信息系统部关闭预警，在开仓结束后第4天由经管管理部通知信息系统部重新开启；2.3.2国家长假期间可适当调整物流供给商授信额度，由物流管理部通过OA的形式进行申请，经营管理部审批通过后通知财务、信息系统部进行调整；3、系统预警方式系统设置四个级别的预警机制，预警信息通过短信进行流转：四级预警：物流供给商在途货物及应收额度的总额超过授信额度的10%时，预警信息流转至物流部长、配送运营处经理、拓展规划处经理、各物流中心经理；三级预警：物流供给商在途货物及应收额度的总额超过授信额度的20%时，预警信息流转至物流总监、物流部长、配送运营处经理、拓展规划处经理、专案规划处经理、各物流中心经理；二级预警：为物流供给商在途货物及应收额度的总额超过授信额度的30%时，预警信息流转至客服中心副总、物流总监、物流部长、物流配送运营处经理、物流拓展规划处经理、物流专案规划处经理、物流各物流中心经理、经管中心副总、经管部长、财务部长、法务部长；一级预警：为物流供给商在途货物及应收额度的总额超过授信额度的40%时，预警信息流转至经营管理委员会、客服中心副总、物流总监、物流部长、配送运营处经理、拓展规划处经理、各物流中心经理、经管中心副总、经管部长、财务部长、法务部长；四级预警处理流程：3.2.1物流管理部长负责物流业务的应急处理，对正逆向在途货物进行清理；3.2.3财务管理部对应收款进行清理催收；三级预警处理流程：3.3.1物流管理总监判定能否暂停预警车队的出货，物流部长本身或指派配送运营处赶赴对应的物流供给商现场负责物流业务的应急处理，对正逆向在途货物进行清理，物流拓展规划处通知备选供给商资源待命，专案规划处做好物流供给商切换准备；3.3.2财务管理部对应收款进行清理催收；二级预警处理流程3.4.1到达红色预警条件时，系统应立即停止相应物流供给商的发货，物流管理部应在24小时内选择备用车队进行物流配送，同时，物流管理部应尽全力保证货物和资金流的回笼；经营管理部组织召开专项会议，针对预警信息，由物流管理部、财务管理部会同经营管理部对该事件进行分析、总结并将改良措施报告给主管副总及经营管理委员会。3.4.2物流供给商在24小时内能积极恢复正常，且根据本办法其他规定符合继续运营的，经过客服中心主管副总同意后，由物流管理部按正常业务流程予以恢复发货。3.4.3物流供给商在24小时后仍无法恢复正常运营，且存在一定的应收款风险及在途货物回收清理风险的，物流管理部、财务管理部、经营管理部应联合制定处理措施并上报经营管理委员会。一级预警处理流程3.5.1由于不可估计的突发因素导致系统黑色预警，物流管理部采用红色预警处理流程进行处理；3.5.2由于物流供给商本身经营问题或恶意行为造成的黑色预警，处理方式为：a系统应立即停止相应物流供给商的发货，物流管理部应在24小时内选择备用车队进行物流配送;b.报备经营管理委员会，并立即成立临时清帐指挥小组，负责协调物流供给商清帐工作；c法务稽核部做好采用法律手段保护公司利益的准备；4、预警解除物流供给商增加回款后未回款到达预警线以内，系统预警及时解除，经物流管理部与财务管理部共同确认风险解除后，由经物流管理部下达继续发货指令；由于物流供给商保证金或担保、抵押额缺乏而出现的预警，在物流供给商追加质保金或担保、抵押金额后，可提高物流供给商授信额度，预警自动解除；到达黑色预警的物流供给商不再进行启用；二干线物流供给商风险控制机制1.干线物流供给商应在物流合同中需有质保金或担保、抵押的相关条款；2.最低质保金或但保、抵押额为干线运输区域预估日均出库金额/5进行收取；3.干线物流供给商必须购买货物运输保险，单车保额不得低于出库量最大线路的日均出库金额；4.干线物流供给商需提供保险保单复印件作为物流合同附件交由甲方进行备案。5.若干线物流供给商运输经过中出现意外事故，物流管理部应立即暂停合作，并在24小时内启用备选物流供给商进行服务。待双方赔偿责任明晰，赔偿金额到位后视情况再进行恢复；第十一条物流供给商等级办法1、升降级办法结合周报数据，分为ABCDE等级，每个等级根据区域平均水平而定，等级之间能够通过运作指标进行升降级。结合当月物流供给商绩效总得分比，分为90%以上以及90%下面两个等级，根据不同等级给予不同配送单价。2、奖励、惩办政策ABCDE等级价格调整、考核项目减免，如：A级全免B级考核总额度50%；C级考核总额度70%；D级考核总额度90%；E级考核总额度100%；>=90%、有备选物流供给商作为替补；3、后备物流供给商是指已经与我司签定合同，但未交纳保证金或已经交纳保证金但并未实际合作业务的企业。第十四条物流供给商淘汰办法1、物流供给商淘汰条件合同到期不续约；停货整顿时间超过10天不能恢复，快乐购物流管理部通知物流供给商淘汰；物流供给商提出解约、并赔付违约金；履约保证金低于标准、物流供给商接到通知后三个工作日仍未补足；年度评审不合格；未能按合同约定的服务，致使运营质量对快乐购造成严重影响与损失。发生成心扣押快乐购货物与代收货款、提供虚假信息材料等欺诈行为。服务态度恶劣，对提出的投诉意见不予整改。因供给商公司分拆或合并造成供给商原评审条件改变，达不到公司要求的。2、物流供给商淘汰的操作流程对于本办法所规定的应淘汰的物流供给商，由物流管理部提交OA申请，经财务管理部、法务部、经营管理部及相关领导会签完毕后，资讯部予以关闭物流信息入口；物流管理部按业务操作流程将上述决定通知物流供给商；履约保证金在合同终止三个月后且在途资金、货物以及所有账务结算完毕后的十个工作日内返还给物流供给商。3、物流供给商淘汰的相关规定淘汰物流供给商程序完成3天内，物流管理部必须发布公告。并登陆公司供给商信息库把该供给商信息从合格物流供给商信息子库转移到淘汰物流供给商信息子库;因下列原因所淘汰的物流供给商，将不得成为公司后备或合格物流供给商：3.1.2因物流供给商原因或供给商的不作为，造成公司重大声誉或经济损失的；3.2.2未能按合同约定的服务，致使运营质量对快乐购造成严重影响与损失；3.2.3发生成心扣押快乐购货物与代收货款、提供虚假信息材料等欺诈行为；3.2.4服务态度恶劣，对提出的投诉意见不予处理或经常无故拖延的；3.2.5发生法律诉讼的。下列原因淘汰的物流供给商，企业组织构架变化或相关人员变更，原有问题整改方案经公司确认的，淘汰满一年，可重新申请合格物流供给商。3.3.1未能按合同约定时间服务，对重点项目客观上造成影响遭投诉被淘汰的；3.3.2年度综合评审不合格遭淘汰的；3.3.3服务投诉处理不及时或经办人原因遭淘汰的；3.3.4因淘汰物流供给商造成合格物流供给商数量缺乏的，物流管理部应予一周内补充新的合格物流供给商。附件：财务根据车队截取的2021年1月-5月日均出库金额数据：