采购业务的内部控制.docx

采购业务的内部控制采购业务的内部控制一、采购业务概述采购，是指单位为了知足物品原材料、固定资产、办公用品等或劳务技术、服务等等需要进行的各项经济业务活动。在社会化大生产的环境下，任何单位要维持正常的生产或经营，都必须进行采购经济业务活动，能够讲，采购是各单位经济活动中最频繁的、最常见的表现形式之一。采购与付款业务是企业经营活动的首要环节，它与生产、销售计划密切联络，业务发生频繁,工作量大，运行环节多，直接导致货币资金的支出或对外负债的增加，容易产生管理漏洞。建立完善的采购业务内部控制制度，能够保证采购付款业务循环有效运行，确保采购事项的真实性、合理性、合法性，发现并纠正错误，防止欺诈和舞弊行为，及时准确提供采购业务的会计信息，使企业在采购、付款环节获得最大经济效益。设计采购业务的内部控制制度，就是根据企业的生产经营特点，针对采购业务的工作特性，设计出规范整个业务流程和每个关键控制点的规定、方法、措施等，并规范执行，严格监督。二、采购业务内部控制的目的采购是存货管理的第一环节，它与生产和销售计划联络密切，它直接导致货币资金的支出或对外负债的增加，容易产生管理漏洞。对于生产企业来讲，采购是生产的准备阶段，为了生产适销对路的盈利产品，必须采购生产适用、价格公正、质量合格的原材料。对于流通企业来讲，要使企业获得尽可能多的销售收入，必须采购适销对路且价格公正的商品。1、存货的采购要与生产、销售业务的要求保持一致；2、货币资金的支付或负债的增加必须以获得品质优良存货为前提,保持货款支付或负债增加的真实性与合理性；3、合理揭示企业应享有的购货折扣与折让；4、防止采购环节中违法乱纪、侵吞企业利益等不法行为的发生；5、保证采购业务在内、外部各环节的运行通畅和高效率；6、及时、准确提供存货采购的会计信息。三、采购业务内部控制应遵循的原则设计采购业务内部控制制度最基本的原则是实事求是，“因企制宜，灵敏兼顾。1、互相牵制原则。一项完好的采购业务，假如是经过两个以上的有互相制约环节对其进行监督和核查，其发生错弊现象的可能性就很小。就详细内控措施来讲，互相牵制必须考虑横向控制和纵向控制两个方面的制约关系。从横向关系来讲，完成某个环节的工作需有来自相互独立的两个部门或人员协调运作、互相监督、互相制约、互相证实；从纵向关系来讲，完成某个工作需经过互不从属的两个或两个以上的岗位和环节，以使下级受上级监督，上级受下级牵制。例如，在材料采购控制系统中，采购部门只要凭领导审批后的采购单或合同纵向牵制进行采购，而采购的材料必需经过验收横向牵制后，才能办理有关手续。因此只要经过横向关系和纵向关系的核查和制约，才使发生的错弊减少到最低程度，或者即便发生问题，也易尽早发现，及时纠正。2、成本效益原则。企业最关心的是经济效益，假如单纯从控制的角度来考虑，介入控制的人员和环节越多，控制措施越严密，控制的效果就越好，其发生的错弊现象就越少，但因控制活动造成的控制成本就越高。因而，在设计采购业务内部控制时，一定要考虑控制投入成本和控制产出效益之比，要根据企业本身经营的实际情况，权衡施行成本与预期效益科学设立，力争以最小的控制成本获得最大的控制效果。3、岗位责任原则。采购业务内部控制的设立是与企业的管理形式严密联络的，企业根据其推行的管理形式设立工作岗位，并赋予其责、权、利，规定相应的操作规程和处理程序。在设置岗位时必须考虑到受权岗位和执行岗位的分离、执行岗位和审核岗位的分离、保管岗位和记账岗位的分离等，通过不相容职责的划分，各部门和人员之间互相审查、核对和制衡，避免一个人控制一项交易的各个环节，以防止员工的舞弊行为。4、协调配合原则。设计采购业务内部控制制度要有利于各部门之间、人员之间互相配合、协调同步、严密衔接，避免尽管互相牵制而不顾办事效率的做法，导致不必要的扯皮和脱节现象。为此，必须做到既互相牵制，又互相协调，保证经营管理活动连续、有效地进行。四、采购业务内部控制制度的设计一、职务分离制度。采购环节中的主要业务有提交请购单、编制计划、审批计划、市场调研、招标投标、签订采购合同、订货、收货和入账等。在这些业务中需要进行职务分离的主要有：1、生产或销售部门根据生产使用量或销售需要量提出需要采购的物资品种和数量，仓储部门根据提供的需采购物资品种、数量及现有库存量，制定采购计划，报预算管理部门审批，然后由采购部门根据经管部门提供的市场调研报告进行公开询价。2、由生产或销售部门、采购部门、财务部门和法律部门、经营管理部门共同组织招标投标来选择供给商，并会同供货单位签订采购合同。3、物资的采购人员不能同时负责所购物资的质检、验收、保管。4、物资的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录。5、采购人员应与负责付款审批的人员相分离。6、审核付款人员应与付款人员相分离。7、记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。【案例】沈某在担任北京某A公司工程处主任期间，用向别人索要空白合同及商业零售发票，伪造购销合同，虚构了购买350万元电力电缆的事实，并指令保管员填写虚假的材料入库单，又用写有150万和200万的两张空白发票平帐。并到财务报销。从案例看出沈某之所以能贪污350万，除其本身道德因素外，还表明A公司采购流程内部存在严重问题。1、电力电缆的请购审批和实际执行全由沈某一人完成，没有到达上述不相容职务互相牵制的问题，为虚假采购创造空间。2、采购和验收没有构成牵制。在采购经过中，采购人员不能同时担任验收职务，否则可能会造成采购人员购买假冒伪劣产品，本案例中固然采购人和验收人为两个人，但由于保管员受沈某控制，实际上采购职务和验收职务没有起到相二、请购单控制制度。在确定物资采购时，必须由物资的使用部门根据将来一定期间的需要量，以填制“物资需求单的方式提早通知物资保管部门，“物资需求单有使用部门的制单、审核、批准人员签字。保管部门根据使用部门提供的需要量，再根据现有物资的库存量计算出请购量，正式提交“物资请购单。经过物资保管部门主管签字的请购单报预算管理部门审批并会同采购部门、财务部门、确认制定采购计划。财务部门根据资金使用情况签署执行意见，采购部门将采购计划报主管领导批准、存档备案并办理招标订货手续。三、审批控制制度。根据企业生产、使用情况的实际需求，兼顾所需物资的特性，结合现有库存情况，制定出品种、数量、交货期较高准确性的采购计划，上报经营管理部门审批，金额较大的一类物资采购由经理办公会审批。对于计划内的采购项目，具有请购权的部门应严格根据计划执行进度办理请购手续；对于超计划和计划外代购项目,具有请购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再办理请购手续,并报审批人审批，审批人根据其职责、权限以及实际需要进行审批。四、订货控制制度。经管部门提供附有供给商的价格表、质量等级、供给量、电话、地址的市场调研报告，并定期对供给商的信誉、价格、质量进行评估，建立包括价格、质量标准、折扣、付款条件、供给商信誉、电话、地址等供给商档案，从中挑选质量好、价格低、信誉好的供给商，由生产或销售部门、采购部门、财务部门、法律部门共同进行招标投标，最终确定供给商。采购部门详细办理订货手续签订订货合同及订货单，并将订货单及时传送给生产、销售、保管和会计等有关部门，以备合理安排生产、销售、收货和付款。企业对物资采购五、货物验收控制制度。企业所订购的货物运到后先入验收库由业务部门开具入库通知单、验收单。质检部门根据国家标准、行业标准、企业标准进行质量检验，各类物资必须具备各种规定资质。验收合格后出具“质量检验合格单或在验收单上加盖“质检合格章。如不合格查明原因，并向主管书面报告，及时向供给商提出异议。验收人员根据入库通知单、验收单及所附有关质量证实书、合格证、技术图纸、装箱单、过磅单、发货明细对货物进行数量、质量验收。验收无误在验收单加盖“验讫章。验收中发现数量、质量不符或数量短缺、损坏、无质量证实和技术资料等无法验收时，及时向供给主管书面报告。采购人员把盖章齐全的入库单、验收单、采购合同以及发票送到财务部门进行报账，物资会计要对所送来的单据核对、整理，无误后编制挂账通知单。六、货款支付控制制度。由采购请购单、订货单和验收单共同构成的收货业务完成后，会计部门就获得了供货方的发票、验收单和采购合同等表示货物已经历收入库并应支付货款或应付账款已经发生的原始凭证。这些原始凭证经过审核无误后，会计部门应该连续编号、及时、准确记录物资的增加和银行存款、预付账款的减少或应付账款的增加。如有部分退货，需从原发票中扣除后再办理结算。对物资的核算，必须根据企业的整体管理要求设置一级账户和明细账户并正确地进行记录。会计正确地进行计量并记入适当的账户和适当的期间，由专人根据约定的付款日期、折扣条件管理应付账款，已到期的应付账款须经有关受权人审批后方可办理货款结算与支付。七、会计稽核与对账制度。它一方面要求，无论是货款的支付，还是应付账款发生的记录，对进货业务涉及的所有原始凭证、记账凭证，都必须经过稽核人员或会计主管审核后方能记账；另一方面要求，对进货业务发生的应付账款必须及时、定期地与客户对账，防止债务虚列及由此造成的业务人员舞弊行为。五、采购业务内部控制存在的风险一采购合同方面的风险材料采购合同是以材料、设备等为标的的支出性经济合同。材料采购合同无论在数量上还是金额上都占经济合同中的大部分比例，其签订能否合理合法、履行能否到位，在一定程度上会引起企业成本与资金的波动，进而影响企业的经济效益，目前公司材料采购合同在签订、履行、结算等方面存在着一定的漏洞，主要表如今下面几个方面：1签订虚假经济合同，套取资金。材料采购合同主要是由企业的计划部门和物资等相关部门负责签订的，假如缺乏监管，有些企业内部的合同经办人员为了谋求私利可能会与合同的对方当事人互相串通，签订虚假的经济合同，套取企业资金，给企业造成不必要的损失。2价格虚高。合同条款表述不清，很多企业在签订合同时缺乏必要的市场调研，对市场信息把握不够，未按市场行情及时调整价格，未进行招标，对价款组成部分的包装费、运输费缺乏明确约定等。此外，合同条款内容未按规范进行表述，容易使合同双方在供货时间、标的物规范及费用的负担上引起不必要的纠纷。3合同条款执行不严，未能有效追查违约责任。有些企业材料采购合同条款中违约责任的规定形同虚设，不能严格予以执行，有些企业由于计划、仓