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会议管理体系文件人和商业控股有限公司经营管理事业部会议管理体系执行程序目录一、建立会议管理体系的目的(3)二、会议管理体系定义(3)三、会议种类(3)四、会议形式(3)五、会议管理原则(4)六、会前准备(4)七、会议要求(5)八、会议纪要档案管理(5)九、借阅会议纪要流程(6)十、部门会议管理(6)十一、运营团队会议管理(7)一、建立会议管理体系的目的1.规范会议程序，提高会议质量和效率；2.统一工作思想、保持步调一致、提升工作效率、提高团队凝聚力；3.有效进行信息传递，加强沟通，协调各项目或部门之间的工作关系。二、会议管理体系定义1.由经营管理事业部总经办负责组织召开的各级各类会议；2.会议构成的决议、决定或意见由经营管理事业部所属各职能部门或各项目团队负责人组织落实，由总经理秘书单独或协同相关职能部门予以跟进或督办。三、会议种类1.例行会议：周工作会议、月工作会议、季度总结会议、年度总结大会2.专项会议：专题会议3.特定主题会议：是一种沟通性质的会议，具培训提升功能，如不定期分别组织召开关于营销策略、企业文化建设、团队管理、安全、客户服务等各种特定的主题沟通会议4.现场会议：针对现场特定情形下，为部署工作或解决某一详细问题而组织召开的现场办公会议四、会议形式1.见面会议2.视频会议3.电话会议五、会议管理原则1.计划原则：会前计划、会中控制、会后跟进，通过会议计划使会议到达预期目的；2.高效原则：提高会议质量和会议效率；3.节约原则：降低会议成本，精简会议频次；4.追踪原则：会议决议或决定的执行情况必须指定有专人跟进追踪；5.评估原则：检核会议的组织经过和流程，对会议的基本规则和效果进行评估。六、会前准备1.例会：会前1小时提示参会人员到会时间。专项会议：明确会议主题，并第一时间下发（会议通知）见【附件一】,会前1小时提示参会人员到会时间，提示参会人准备会议资料及相关数据。如会议形式为电话会议，则提早2小时提示参会人，参会人如使用移动电话，需提早检查移动电话电量能否充足，并准备好备用电话；2.会前行政办须准备好会议所需相关设备及用品，礼仪部做好会议服务准备工作；3.会议室如需接待尊贵客人或供尊贵客人使用，则行政办需提早1个小时做好会议室保洁、设备调试、用品准备及礼仪服务等相关工作。尊贵客人包括：a.公司董事会成员；b.各事业部总经理；c.政府职能部门人员；f.公司合作伙伴,如大客户；g.员工家属；h.其他与公司有相关业务往来的客人。七、会议要求1.参会人须严格根据会议时间出席，提早特别钟到达会议室，并填写（会议签到表）见【附件二】；2.会议发言严格执行规定的时限，参会人要做到准备充分、条理明晰，突出重点，简洁有序；3.周会、月会等例行会议要求参会人员主要围绕当期的工作重点、存在的问题和解决的办法、措施，以及总结的成功经历或失败教训，下一步工作重点以及需要其他部门或团队予以协同的事项；4.会议期间禁止中途离席、引用或提供不确切虚假信息、人身攻击、发表与会议无关的言论，应保守会议机密，禁止泄露会议内容；5.会议期间应将移动电话及相关电子设备调至无声状态，禁止在会议期间出现移动电话或电子设备异常响动。八、会议纪要档案管理1.加强会议纪要的规范管理，加强会议档案的实用性和有效性；2.由行政办专人负责会议纪录，经总经理审批后下发至相关参会人员。3.事业部所有会议纪要由行政办负责分类管理，指定专人负责备份、编号、登记、存档。4.申请借阅会议纪要严格根据借阅流程，办理相关审批手续。5.所借阅的会议纪要档案必须在借阅当日17时前归还，如不能按期归还，需再次办理延期借阅手续；6.所借阅的会议纪要档案严禁复印留存；7.借阅期间借阅人须保证资料的完好，归还时如发现资料破损或改动，则按照（赏罚办法）对当事人进行处罚。九、借阅会议纪要流程借阅人填写会议纪要借阅审批单主管副总经理审批总经理审批借阅人将审批单交档案管理员留存借阅人填写借阅登记表领取会议纪要按时归还会议纪要档案管理员检查后归档模板名称：会议纪要借阅审批单模板见【附件十】会议纪要借阅登记表模板见【附件十一】十、部门会议管理事业部所属各职能部门、运营、营销及市场开发团队负责人在召开本部门或团队会议时，须执行下面要求：1.周会、月会以及重要专项会议如领导交办事项必须设置会议记录人，会后构成会议纪要；2.会议纪要须建立完善的存档管理体系，以备查阅；3.会后1日内将会议纪要备份上报至事业部行政办；4.如需使用事业部会议室，则提早填报（会议室使用申请单）见【附件七】，经审批后由行政办查阅（会议室使用登记表）见【附件八】，安排相应时间供申请部门使用。十一、运营团队会议管理运营团队会议分为周例会、月例会1.周例会1召开时间：每周一14时2召开形式：电话、视频3主会人：事业部总经理4参加人：各运营团队副总级以上人员5会议内容：a.各运营团队负责人汇报本周工作重点、存在的问题和解决的办法、措施，以及总结的成功经历或失败教训，领导交办事项完成情况，下周工作重点以及需要其他部门或团队予以协同的事项；汇报范围主要围绕运营策略、促销活动、客户服务、物业管理、费用异常支出等运营层面各项工作进行报告；b.总经理对本周工作进行点评，对下周工作进行部署。6会议时长：1小时总经理发言20分钟，其别人汇报10-15分钟7会议召集人：总经理秘书2.月例会1召开时间：每月28日14时2召开形式：以见面会议为主，特殊情况下采取电话、视频方式3主会人：事业部总经理4参加人：各运营团队副总级以上人员5会议内容：a.各运营团队负责人汇报本月工作重点、存在的问题和解决的办法、措施，以及总结的成功经历或失败教训，领导交办事项完成情况，下月工作重点以及需要其他部门或团队予以协同的事项；汇报范围主要围绕运营策略、促销活动、客户服务、物业管理、费用异常支出等运营层面各项工作进行报告；b.总经理对本月工作进行点评，对下月工作进行部署。6会议时长：2-3小时总经理发言30分钟，其别人汇报15-20分钟7会议召集人：总经理秘书十二、营销团队会议管理营销团队会议分为周例会、月例会1.周例会1召开时间：每周一15时2召开形式：电话、视频3主会人：事业部总经理4参加人：各营销团队副总级以上人员5会议内容：a.各营销团队负责人汇报本周工作重点、存在的问题和解决的办法、措施，以及总结的成功经历或失败教训，领导交办事项完成情况，下周工作重点以及需要其他部门或团队予以协同的事项；汇报范围主要围绕营销策略、团队建设、客户意向、人员异动等营销层面各项工作进行报告；b.总经理对本周工作进行点评，对下周工作进行部署。6会议时长：1小时总经理发言20分钟，其别人汇报10-15分钟7会议召集人：总经理秘书2.月例会1召开时间：每月29日14时2召开形式：以见面会议为主，特殊情况下采取电话、视频方式3主会人：事业部总经理4参加人：各营销团队副总级以上人员5会议内容：a.各营销团队负责人汇报本月工作重点、存在的问题和解决的办法、措施，以及总结的成功经历或失败教训，领导交办事项完成情况，下月工作重点以及需要其他部门或团队予以协同的事项；汇报范围主要围绕营销策略、团队建设、客户意向、人员异动等营销层面各项工作进行报告；b.总经理对本月工作进行点评，对下月工作进行部署。6会议时长：2-3小时总经理发言30分钟，其别人汇报15-20分钟7会议召集人：总经理秘书十三、市场开发团队会议管理市场开发团队会议分为周例会、月例会1.周例会1召开时间：每周一16时2召开形式：电话、视频3主会人：事业部总经理4参加人：各市场开发团队副总级以上人员5会议内容：a.各市场开发团队负责人汇报本周工作重点、存在的问题和解决的办法、措施，以及总结的成功经历或失败教训，领导交办事项完成情况，下周工作重点以及需要其他部门或团队予以协同的事项；汇报范围主要围绕市场开发策略、政府接洽、商圈概述、选址意向等市场开发层面各项工作进行报告；b.总经理对本周工作进行点评，对下周工作进行部署。6会议时长：1小时总经理发言20分钟，其别人汇报10-15分钟7会议召集人：总经理秘书2.月例会1召开时间：每月30日14时2召开形式：以见面会议为主，特殊情况下采取电话、视频方式3主会人：事业部总经理4参加人：各市场开发团队副总级以上人员5会议内容：a.各市场开发团队负责人汇报本月工作重点、存在的问题和解决的办法、措施，以及总结的成功经历或失败教训，领导交办事项完成情况，下月工作重点以及需要其他部门或团队予以协同的事项；汇报范围主要围绕市场开发策略、政府接洽、商圈概述、选址意向等市场开发层面各项工作进行报告；b.总经理对本月工作进行点评，对下月工作进行部署。6会议时长：2-3小时总经理发言30分钟，其别人汇报15-20分钟7会议召集人：总经理秘书十四、专项会议管理事业部总经理确定会议主题及参加会议人员，总经理秘书下发会议通知，明确召开时间、地点、会议主题及会议时长，并在会后跟进督办。会议相关要求：一凡事业部例行会议，参会人员应准时参加，如遇特殊情况另行通知。二严格根据确定的会议时长和会议主题，保证会议效果。三要根据高效、节约的原则，全国性会议尽可能釆用视频、电话会议等形式召开。四事业部临时组织召开的会议，可简化会议流程，以提升会议效率。十五、会议决议的跟进、督办1.跟进范围a.周例会b.月例会c.各项专项会议2.事项跟进、督办形式会议后由行政办指定专人进行跟进督办，每次跟进督办须做好记录工作以备查阅，督办形式主要包括：a.电话b.手机短信