资料档案管理制度.docx

资料档案管理制度公司业务资料档案管理制度第一条为了规范本公司的档案管理工作，实现档案工作的制度化、规范化，积累项目技术资料，体现档案的凭证价值和参考价值，结合本公司的实际情况，特制定本管理制度。第二条本公司工程造价咨询项目、招标代理项目、监理项目、评估项目、标书制作等业务的档案均按本制度管理。第三条业务档案是指本公司为委托方提供的专业服务经过中，记录和反映业务项目中直接构成的有关文件、信函、凭证、笔录的原件复印件、照片、图片、音像等形式的载体。详细包括：一、工程造价咨询档案：1.与委托人签定的（工程造价咨询合同）；2所有工作底稿包括：必要的签证及相关证实；工作底稿应做到内容完好、格式规范、记录明晰、结论明确；3送审的工程预结算书；4工程量清单定稿；5招标控制价审定额；6审计报告；7其他；二、招标代理项目档案：保存十五年1与委托人签定的（委托招标代理合同）；2中标通知书；3资料汇编；4所有投标文件一套；5项目开、评标的影像资料；6、招标公告与成交公示的网页截图；三、工程监理资料档案：1.与业主签订的（监理合同）2.中标通知书3.监理规划、监理施行细则4.监理月报5.监理睬议纪要6.监理日志7.监理审查记录、施工各阶段及完工验收报告等资料四、评估资料档案1.与业主签订的委托合同2.评估报告3.现场查勘的影像资料及原始记录五、投标文件资料档案1.与业主签订的委托合同2.标书文本电子版3.开标记录、中标通知书等复印件及扫描件第四条本公司的档案实行统一管理，公司设立档案室，配备必要的设备和专职人员负责档案的管理工作，负责全部资料档案的采集、整理和保管。第五条以上各类资料档案在项目完成后，由各部门业务主管根据上述目录清单将电子版、纸质版资料整理后统一移交至综合管理部资料档案室归档管理。第六条综合部资料档案管理员在接收资料后应认真核查，避免档案漏缺；待盘点无误后向财务部递交（资料签收确认单），财务部依此核算业务提成。第七条各类业务档案目录的编制一般采取“单位名称的首字母+业务类型+年份+顺序编号依次进行编排，各业务团队在进行档案编码的设置时一定要在团队群里沟通，并向综合部档案管理员进行报备，以避免编码重复。第八条档案管理员要严格遵守档案管理制度，对保存的档案要定期进行检查，并注意防火、防潮、防蛀、防尘、防磁等工作，档案室需按要求配备合适档案用的消防器材，并定期检查更换，要保持室内整洁、清洁、美观。严禁在档案室内吸烟。人员离开库房时，要注意关门落锁，关闭电源。发现问题及时报告，妥善解决。第九条档案管理人员调动时，必须对照目录按册盘点所管档案，办理交接手续。第十条对失去保存价值的檀卷或文件材料，经鉴定后，能够进行销毁，但必须造册登记。第十一条查阅、借阅档案资料必须严格执行保密制度，借阅档案执行借阅登记制度，借阅的档案不得擅自带出单位，不得涂改、复制、拆卷、转借，用后及时归还。第十二条本规定自签发之日起执行。附件：资料签收确认单