归档文件整理细则_2.docx

归档文件整理细则中铁大桥局集团归档文件整理细则第一章总则第一条为适应档案管理当代化，简化立卷程序，提高工作效率，更好地为集团公司各项工作提供优质服务，根据国家档案局公布的中华人民共和国档案行业标准（归档文件整理规则）DA/T222000和（中国铁路工程总公司归档文件整理规则），结合集团公司档案工作实际，重新修订（中铁大桥局集团归档文件整理细则）下面简称（细则）。第二条本（细则）规定了归档文件整理的原则和方法。第三条本（细则）适用于中铁大桥局集团所属各单位。第二章定义第四条归档文件立档单位在其职能活动中构成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。第五条归档文件整理将零散的文件材料，根据其互相关系、特征和保存价值，以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目装盒，使之有序化的经过。第六条件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件的正本与定稿为一件(如定稿过厚不易装订可单独为一件);正文与附件为一件(如附件数量较多不易装订可各为一件)；原件与附件为一件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件;来文与复文、请示与批复同一年度的为一件，不同年度的可分开(但必须标识存放的关联位置);没有批复的重要请示可视为一件。第三章整理原则第七条遵循文件的构成规律，保持文件之间的有机联络。区分不同价值便于保管和利用。第四章质量要求第八条归档文件应齐全完好，模糊或已破损的文件应予修整复制。第九条归档文件所使用的书写材料、纸张、固定材料等应符合档案保护要求。第十条本单位有文号的文件归档时，必须归有单位领导在发文稿纸上签发的定稿和盖有公章的正本。第十一条计算机起草的文件底稿，应归有修改痕迹的最后一稿和盖有公章的正本。无修改痕迹的底稿能够不归，但要在归档讲明中注明。第十二条各种会议记录应采用A4横条格用纸，首页应采用红色活页记录纸见附件1)。第十三条归档文件及各种表格的用纸应符合公文格式的要求，档案管理的各种表格采用A4纸。第五章整理方法第十四条装订一、归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后批复在前，请示在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前、外文本在后，汉文本在前、少数民族文本在后。二、归档文件的装订方式和用品的选择，以保持整洁、完好、安全、不损坏和不锈蚀文件，便于保管，不丢失，方便利用为原则。第十五条分类一、归档文件采用保管期限-年度一机构问题或年度一机构问题-保管期限分类方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。二、文件排列的顺序应按党、纪、政、工、团、其它。行政部门中机构排列顺序，可按本机关机构序列的规定(或习惯)排列，综合性部门在前，业务部门在后。不同保管期限、不同内部机构的文件不能混淆。与外单位联合行文，定稿由主办单位归档，其它单位归正本。业务部门起草以机关或办公室名义制发的文件，由负责起草的部门归档；三、归档文件的年度，以文件签发日期为准。跨年度构成的文件归入办结年跨年度构成的会议文件归入闭幕年，跨年度构成的案件文件归入结案年；法规性的文件归入公布(批准)年；各种报告、总结、计划及各种统计资料有文号的归入文件构成年；无文号的归入其内容针对年；长远规划、多年工作总结、报告、表彰等文件归入构成年;年度工作总结和第二年计划在一起的文件，归入文件构成的一年;会议记录不得跨年度归档;正本与定稿、来文与复文等作为一件时，文件的日期应以装订时排在前面的文件日期为准。第十六条排列一、归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度排列，如：“保管期限年度机构问题分类，机构即为最低一级类目；二、没有文号的文件，如:会议文件、会议记录、会议纪要、统计报表、工作计划、工作总结等可按内容相对集中，按时间先后排列；三、同一归档部门内不同级别的文件应以本级文件为主、排列时本级有文号的文件在前、无文号的文件在后，其它文件按不同级别排列。第十七条编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号。文书处理部门在每件文件首页上端空白处加盖归档章(附件2)并填写全宗号、年度、保管期限、机构、室编件号等内容，档案部门填写馆编件号。一、全宗号:集团公司给接受范围内各立档单位编制的代号。集团所属各立档单位的全宗代号附后(附件3)；二、年度：归档文件构成的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“1998；三、保管期限：归档文件保管期限分三种永久、长期、短期，其简称及代码为永1、长2、短3；四、件号：文件的排列序号。室编件号：由文书部门编制。馆编件号：由档案部门根据进馆时档案变动情况编制；五、机构：各单位内部组织机构的名称或规范化简称；六、归档文件章盖在归档文件首页上端的空白处，填写各栏项目时，应使用符合档案保护要求的字迹材料或刻制的小章加盖。第十八条编目文书处理部门应根据归档文件分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。一、归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、电子文件名、备注、机构、电子文件载体号、盒号(档案部门填写)等项目(附件4)；一件号:填写室编件号；二责任者:制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写责任者时，应使用全称或通用简称，不能使用“本单位或“本公司等含义不明的简称；三文号：文件的发文字号。转发文件和来文文件的字号，如不能在文号栏内显示，可在标题后加“号注明；四题名：文件标题。完好的题名由责任者、问题、文种3个部分组成，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“号；五日期：文件签发日期。以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2002年9月8日，填写为20020908；六页数：每一件归档文件的总页数。文件中有图文的页面为一页；七电子文件名：电子文件归档时使用的文件名和文件扩展名；八备注：注释文件需要讲明的情况；九机构：各单位内部组织机构的名称或规范化的简称；十电子文件载体号:电子文件脱机存储载体的编号，由档案部门填写；十一盒号：档案装盒后排架的流水号。二、归档文件目录应按保管期限装订成册并编制封面。归档文件目录封面设全宗名称、年度、保管期限、机构等项目(见附件5)。第十九条装盒归档文件按件号顺序装入档案盒，与归档文件目录排列顺序一致。填写档案盒脊背见附件6、7、盒内文件目录见附件8及备考表项目。不同年度、不同保管期限、不同机构的文件不能放在同一盒内。一、档案盒一档案盒封面应标明全宗名称即立档单位名称全称附件9。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm长×宽，盒脊厚度为20mm、30mm、40mm等。二档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、机构、室编件号、馆编件号室、馆编件号填写盒内第一件和最后一件起止件号，中间用“号连接、盒号等项目。第二十条备考表备考表见附件10放在盒内文件之后，项目包括盒内文件情况讲明、整理人、检查人、日期。一、盒内文件情况讲明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；二、整理人：负责整理归档文件的人员姓名；三、检查人：档案部门负责检查档案质量的人员姓名；四、日期：归档文件整理完毕的日期。第六章移交第二十一条文书处理部门要按时将归档文件以件为保管单位装盒后，向档案部门移交。第二十二条文书处理部门向档案部门移交归档文件材料时，要编制“移交清册(见附件11)，并附归档文件目录，一式两份，双方点收并检查归档文件质量合格后，在移交清册上签名盖章，双方各存一份备查。第七章附则第二十三条本（细则）由集团公司办公室档案科负责解释。第二十四条本（细则）从印发之日起实行。原（中铁大桥局集团归档文件整理规则施行细则）桥办2004157号文同时废止。附件:l、会议记录纸首页2、归档章式样3、中铁大桥局集团全宗代码表4、归档文件目录5、归档文件目录封面式样6、档案盒脊背式样(竖放)7、档案盒脊背式样(横放)8、盒内文件目录9、档案盒封面式样10、备考表11、归档文件移交清册附件1：会议记录纸首页单位：MM30MM上边距15单位名称20会议15年第次会议记录10808020MM10日期：年月日开场地点：右边距结束10主持人：记录人：45会议主要内容共人35出席共人25列席共人25缺席共人25附件1原始记录页2会议文件页3210第页共页左边距32MM下边距注：上边距：30MM下边距：32MM左边距：30MM右边距：20MM附件2:归档章样式8全宗号年度室编件号16部门保管期限馆编件号3×15mm单位：mm附件3：中铁大桥局集团所属各单位档案全宗代号序号单位名称代号备注1中铁大桥局集团有限公司122中铁大桥局集团股份有限公司12G3中铁大桥局集团第一工程有限公司12G014中铁大桥局集团第二工程有限公司12G025中铁大桥局集团第三工程有限公司12G036中铁大桥局集团第四工程有限公司12G047中铁大桥局集团第五工程有限公司12G058中铁大桥局集团第六工程有限公司12069中铁大桥局集团第七工程有限公司120710中铁武桥重工股份有限公司120811中铁大桥局集团武汉桥梁科学研究院有限公司12G0912中铁大桥勘测设计院有限公司12G10归档文件目录机构：电子文件载体号：盒号：件号责任者文号标题日期页数电子文件名备注附件7：档案盒脊背式样横放单位：毫米10全宗号25年度25期限25机构50220室编件号25馆编件号25盒号25A10