SM采购职能别引导课程.docx

目錄壹、課程大綱1貳、課程目標2參、ERP整體流程說明3一、一般企業流程3二、採購職能作業與模組別關係6肆、採購職能必修之數位學習單元7伍、前置基本資料9一、編碼原則設定作業9二、幣別匯率建立作業9三、品號資料建立作業10四、職務類別建立作業11五、交易對象分類建立作業11六、供應廠商資料建立作業12七、單據性質設定作業14陸、各流程說明15一、品號廠商管理流程15二、請購資料維護作業18三、請購更新21四、採購單25五、採購變更27六、進貨流程33七、退貨/進貨折讓流程421.時機說明422.流程說明42八、進貨發票流程46九、結帳流程（月結）48十、付款流程51十一、預付流程（單次預付- 開立訂金發票）53十二、溢付流程（單次/多次預付-不開訂金發票）57壹、課程大綱w ERP整體流程說明w 採購職能必修之數位學習單元w 前置基本資料w 各流程說明ü 品號廠商管理流程ü 請購資料維護ü 請購審核及更新流程ü 採購流程ü 採購變更流程ü 進貨流程ü 退貨及進貨折讓流程ü 進貨發票流程ü 結帳流程ü 付款流程貳、課程目標在課程結束時，您應該要了解：w ERP之整體流程及採購職能別在企業所扮演之角色w 採購職能相關作業與各模組之關係w 採購職能應修習哪些數位課程單元w 採購職能別各作業流程及懂得如何操作各建立作業及列印憑證或報表。註：基礎操作請於鼎新ERP II企業學習網（.tw/）研讀。課程系列課程名稱基礎操作基礎操作-簡易示範篇基礎操作-憑證列印篇基礎操作-報表列印篇參、ERP整體流程說明一、一般企業流程報價單合約訂單訂單銷貨單生產計劃製造命令領料單生產入庫單託外進貨單託外退貨單結帳單收款單應收票據存款單應付憑單應付票據付款單提款單訂單變更庫存不足庫存不足(原物料)庫存不足 (成品/半成品)退料單BOMBOM變更<業務職能><會計職能：含票據融資、會計總帳及固定資產><廠務職能><採購職能><資材職能>庫存異動單轉撥單借入/出單會計傳票<研發職能>|成本計算管理系統請購單採購單進貨單採購變更退貨單<成 本 職 能><財務職能財務職能銷退單 各職能別之關聯說明：職能作業說明業務w 首先客戶會請業務人員報價。w 雙方會根據需求簽定合約訂單或直接下訂單。w 若庫存數量不足應付訂單數量，可執行生產計劃（詳廠務職能）。w 後續若雙方同意變更訂單內容可記錄訂單變更資料。w 於預交日出貨（銷貨單）。w 出貨後若客戶退貨或給予折讓，可記錄於銷退單。研發w 執行生產計劃前，設定好成品及半成品之用料資料。w 若不執行生產計劃，亦可於開立製造命令時展開BOM用料。w 後續若用料有改變，則可以BOM變更記錄之。 廠務w 執行生產計劃後，若成品不足，可發放成製造命令（廠內自製/託外加工），若不執行生產計劃，亦可自行輸入至製造命令。w 正式生產時可於領/退料單（廠內自製/託外加工）記錄各製令用料。w 後續完工，若為廠內自製可利用生產入庫單記錄入庫資訊，若為託外加工則以託外進貨單記錄之。w 託外加工品入庫後有退貨需求，可以託外退貨單記錄之。採購w 執行生產計劃後，若原物料不足，可發放成請/採購單。w 若非生產性請購或不執行生產計劃，亦可於請購單直接輸入。w 將與廠商議價完成後可透過請購資料更新作業產生採購單或直接下採購單。w 後續若雙方同意變更採購單內容可記錄採購變更資料。w 廠商於需求日進貨（進貨單）。w 進貨後若有退貨或廠商給予折讓，可記錄於退貨單。資材w 資材人員在供應廠商進貨及品管驗收後收貨（進貨單），若後續有退貨則將資料記錄於退貨單（參採購職能）。w 後續領料生產或退料，亦由資材負責記錄或點收（參廠務職能）。當生產入庫（或託外進貨）、品管檢驗完畢後，亦由資材點收入庫，若遇有託外加工件退回廠商，則以託外退貨單記錄之（參廠務職能）。w 後續出貨給客戶或由客戶處收到退件，資料會記錄在銷貨/退單（參業務職能）。除上述單據會影響庫存帳外，資材仍會依其他需求（如：緊急入庫）輸入庫存異動單、或將料品轉撥至其他倉庫（轉撥單），或向廠商借貨或借貨給客戶（借出/入單、借出/入歸還單）。職能作業說明財務w 此部份可紀錄銀行存提款與帳務管理。w 此部份涵蓋業務職能之立帳、收款、採購職能之立帳、付款、廠務職能之託外加工費之立帳、付款。w 收到的客戶支票與支付給廠商的支票也能做票況的管理與追踪。會計w 票據融資循環中與會計總帳有關的部份以及後續彙總至會計總帳的流程。w 包涵會計總帳中，可自行切傳票、處理立沖帳管理、利潤中心管理及預算與實際帳務比較，並可處理多套公司帳務。|成本w 此部份可以了解成本計算來源及邏輯，並可計算出產品的生產成本及單位成本。二、採購職能作業與模組別關係採購變更採購單 採購管理系統進貨單品號廠商檔進貨庫存增加退貨庫存減少應付憑單退貨單付款單庫存相關資料表借入單請購單庫存管理系統有應付系統系統 分錄底稿維護否是應付管理系統會計傳票 會計總帳管理系統自動分錄管理系統肆、採購職能必修之數位學習單元註：須先修習基礎操作學習順序課程系列（模組別）課程名稱說明建議閱讀時點全程時間（分鐘）0採購管理系統採購管理系統學習地圖與引導了解與採購職能相關的說明*課前601庫存管理系統品號(基本)資料建立作業了解與採購職能相關之品號基本資料*課前242品號(採購)資料建立作業*課前243採購管理系統採購系統簡介了解採購職能別主要作業*課前94採購基本資料篇*課前155廠商資料新增與保留*課前236採購商品定價及核價篇*課前177請購管理篇*課前308採購單管理及採購變更篇*課前309進貨與退貨作業篇*課前6010進貨發票管理*課前2411採購及資材報表篇課後6212進貨記錄統計與分析篇課後1713廠商評核管理篇課後3614採購其他批次作業與廠商查詢課後2915採購系統之開帳導入篇*課前1316進貨品管*課前2317產品結構系統BOM用量資料與取替代建立篇了解採購職能相關之產品結構基本資料課後3318BOM自動請購作業課後1119應付管理系統結帳作業篇了解採購職能別與結帳、付款相關作業*課前5120預付作業篇課後1221批次需求系統批次需求計劃邏輯簡介篇了解採購職能與LRP需求計畫基本資料之關係*課前2022批次需求計劃前置作業篇*課前20學習順序課程系列（模組別）課程名稱說明建議閱讀時點全程時間（分鐘）23進口管理系統進口作業系統簡介了解採購職能與進口系統資料、費用、報表之關係*課前2024系統參數設定/基本資料管理*課前2825預付購料及SI資料篇*課前3226報單贖單管理與費用產生*課前3827報表管理篇課後24建議：為達到更好的學習效果，我們建議您在上本課程前先於鼎新ERP II企業學習網（.tw/）研讀建議閱讀時點課前之數位學習單元。註：必修之數位學習單元課程(13小時5分)伍、前置基本資料一、編碼原則設定作業位址：基本資料管理系統 基本資料管理 編碼原則設定作業目的：可先於本作業設定廠商代號之編碼方式，後續於供應廠商資料建立作業 新增廠商資料時，可開窗找到此作業的編碼方式編定新的代號。 二、幣別匯率建立作業位址：基本資料管理系統 常用資料管理 幣別匯率建立作業目的：本系統所要使用之幣別，皆需於本作業先行建立。 三、品號資料建立作業 位址：庫存管理系統 基本資料 品號資料建立作業 目的：系統所要使用之存貨及採購的品號基本資料，皆需建立。w 重點說明：1. 輸入該品號負責採買的採購人員，後續請購單轉到請購資料維護時，會預設帶出該品號負責的採購人員，採購人員就可以挑選所負責的品號。 指定該品號的主要供應廠商，在執行採購計劃時，會自動帶出這裡設定 的主要供應廠商。2. 廠商規定每次最少購買數量是500 PCS，在最低補量中輸入500。3. 此品號廠商每500 PCS包裝成一包，所以每次購買必須以500倍數採購，在補貨倍量中輸入500。4. 超收管理打勾且設定超收率10；當採購數量1000 PCS時，後續進貨數量不可以超過1000×(110)1100 PCS。 四、職務類別建立作業位址：基本資料管理系統 基本資料 職務類別建立作業目的：可先將採購相關職務之人員資料輸入，後續輸入採購單時，可以指定負責的採購人員。五、交易對象分類建立作業 位址：基本資料管理系統 基本資料 交易對象分類建立作業 目的：為了強化廠商管理，可以在本作業定義廠商分類，以利後續作廠商評等 時，可以針對同類型的廠商進行評等。 六、供應廠商資料建立作業位址：採購管理系統 基本資料管理 供應廠商資料建立作業目的：記錄採購廠商之基本資料。 w 重點說明：1. 輸入廠商的統一編號。2. 輸入與廠商聯絡事宜的窗口人員。3. 輸入最常和廠商交易的幣別。4. 輸入付款給廠商的方式，例如：現金、電匯、支票、其他等4種。5. 輸入支付帳款的條件，例如：次月初付款，2個月票期。6. 採購人員與廠商議價之後的優惠價格條件可以輸入在價格條件。7. 如果帳款科目、票據科目、費用科目底下有設立明細科目，那麼這裡可以設定廠商對應的明細科目，方便日後可透過自動分錄系統的使用。8. 交貨評等：可以透過廠商交貨/品質評等作業更新回寫，方便採購人員作廠商的評比資料。9. 結帳日期 : 例如 驗收後_0_個月逢_25_日結帳當驗收日為07/05 則結帳日期為07/25。 付款日期 : 例如 結帳後 _0_個月逢_31_日付款 當結帳日若為07/25則付款日期為07/31 票期 : 例如 付款日起_0_個月逢_20_日兌現 當付款日為07/31 則兌現日期為08/20練習題1：新增一國內供應廠商，廠商代號為1000，廠商簡稱為晨陽公司，慣用台幣交易，負責連絡的採購人員為李昭真，付款方式為支票，發票聯數及課稅別為三聯式應稅外加，結帳日期為驗收後0個月逢25日，付款日期為結帳後1個月逢10日付款，票期為付款日後1個月逢31日兌現。七、單據性質設定作業位址：採購管理系統 基本資料管理 單據性質設定作業目的：設定採購管理系統須使用之單別及其性質。w 重點說明：1. 核對採購：若公司是憑採購單收料者，則進貨單之單據性質應設為核對採購。2. 更新核價：採購單與進貨單確認時，單價是否要更新到品號廠商資料作為下次採買料品時的單價依據。註：以上基本資料之欄位說明及操作詳參採購管理系統 採購基本資料篇及廠商資料新增與保留數位課程單元。陸、各流程說明一、品號廠商管理流程 1.作業時機若需記錄與廠商之間交易的價格並作為日後採購或進貨時的參考依據，就可以利用此作業流程來記錄。 2.流程說明A.標準單價制採購單建立作業採購單憑證核准修改否品號廠商資料檔是採購單憑證w 後續輸入採購單、進貨單時，系統會賦予此單價。w 設定更新核價註：後續採購單或進貨單上之單價，系統會預設帶出品號廠商檔之單價，人員是否可以修改單價，可由使用者權限建立作業再做設定。B.現行單價制採購單建立作業採購單憑證核准修改否品號廠商資料檔是採購單憑證w 後續輸入採購單、進貨單時，系統會賦予此單價。w 設定更新核價進貨單建立作業進貨單憑證進貨單憑證註1：現行單價制與標準單價制差異在於：現行單價制的進貨單價也允許更新寫回品號廠商資料檔，即可隨時掌握進價的紀錄。註2：詳參採購管理系統 採購商品定價及核價篇數位課程單元。2.範例及重點說明w 作業位址：採購管理系統 基本資料管理 品號廠商建立作業w 範例說明：採購系統期初開帳，採購人員整理所有的品號廠商資料，並且將資料記錄在品號廠商建立作業裡。例如：廠商名稱華夏公司採購品號INV1002，採購單價62，生效日期為本月25日等資料。 w 重點說明：1. 採購或進貨單據，於單據性質設定作業設定更新核價之單別。當單據存檔確認後會將該品號的廠商售價資料寫回至品號廠商資料建立作業。2. 記錄該品號之採購單價的有效日期。3. 採購該品號之採購單價。註：品號廠商資料也可以自行新增，手動維護資料。練習題2：針對本月5日新增一筆品號廠商資料，廠商代號為1002廠商簡稱嘉嘉供應商，品號為INV1001，採購單價為60，生效日期為本月5日的資料，並檢視該資料是否正確。二、請購資料維護作業 1.作業時機 採購人員收到請購單憑證後，與廠商聯絡好採購條件及單價後，到本作業 維護採購的相關資料。2.流程說明請購單建立作業請購單憑證核准請購資料維護作業修改請購單憑證是否需求單位提出請購需求時註：詳參採購管理系統 請購管理篇數位課程單元。2範例及重點說明w 作業位址：採購管理系統 請購資料管理 請購資料維護作業w 作業目的：主要在於審核請購單之需求，無須新增單別。w 範例說明：採購單位接獲請購需求，需求的品號分別為：品號INV1001、品名SL足墊，品號INV1002，品名底座，採購人員於請購資料維護作業直接確認需求。 w 重點說明：1. 以查詢方式找到物管部門於上一單據輸入之請購單號，按一下修改鈕，開始檢視需求明細資料；另亦可以採購人員為查詢條件找出自己負責的品號來維護。2. 確認供應廠商、交貨庫別、採購數量、課稅別、交貨日、採購單價是否正確，可修改。其中採購數量會預設為原始請購數量，檢視是否應依採購批量、最低補量、補貨倍量等其它因素修改採購數量，並確認採購單位是否正確。3. 若已確認此請購需求，可將鎖定碼打勾，以區分已經確認及未經確認需求之資料。4. 採購碼及採購單號不得輸入，執行請購資料更新作業後由系統產生對應之採購單並回寫採購單號，採購碼打勾表示已經產生採購單，且結案碼會被更新成Y：自動結案。5. 若此筆請購需求不予認可（不需採購），可按工具列之指定結案鈕處理。反之，已確認需求的請購單，後續再執行請購資料更新作業產生採購單後，結案碼會被更新成Y:自動結案。練習題3：假設您是採購人員，請至採購管理系統 請購資料管理 請購資料維護作業查詢下列資料：Step1.由10物管部門於本月1日提出之需求，品號為INV1002、品名底座，數量1,000個，需求日為本月8日。Step2.請確認請購需求，如：供應廠商為1011大同公司、採購單價為60、採購數量為1000、交貨日為本月8日，並將鎖定碼P，表已審核完畢。三、請購更新 1.作業時機 採購人員在請購資料維護作業將採購條件維護好後，執行本作業可以 產生採購單。2.流程說明請購資料維護作業請購資料維護請購資料更新作業採購單建立作業請購流程核准是否修改註：詳參採購管理系統 請購管理數位課程單元。 2範例及重點說明w 作業位址：採購管理系統 請購資料管理 請購資料更新作業w 範例說明：將已審核過的請購資料，批次拋轉成正式採購單。w 重點說明：1. 篩選要拋轉成採購單之請購單號範圍。2. 可選擇鎖定選項為已鎖定之請購單。註：已鎖定/未鎖定者皆可更新成採購單。3. 若有多個採購人員，則依所屬權責選擇採購人員。4. 輸入要產生之採購日期及產生哪一個單別之單據。執行結果（由系統自動產生之採購單）：w 重點說明：1. 依請購廠商不同更新成二張採購單資料。2. 依請購資料更新成採購明細。3. 系統會將拋轉成採購單的資料寫回請購資料維護作業中。練習題4：將已確認之請購單拋轉成正式採購單。請購部門品號數量需求日上一步驟10物管部門INV1002底座1,000個本月8日請購單四、採購單 1.作業時機 當採購人員要對供應廠商採買料品時，可以利用本作業輸入相關的採購資 料，作為正式下採購單給供應廠商的依據。 2.流程說明廠商端本公司採購單建立作業採購單憑證核准進貨跟催廠商預計進貨表品號預計進貨表廠商採購交貨狀況表等.聯絡人一、傳送給廠商二、後續追蹤修改是否採購單憑證註：詳參採購管理系統 採購單管理及採購變更篇數位課程單元。2.範例及重點說明w 作業位址：採購管理系統 採購跟催管理 採購單建立作業w 範例說明：遇有緊急採購需求（未執行請購流程），手動輸入採購單向廠商代號1011、廠商名稱大同公司購買品號INV1002、品名底座500 個。w 重點說明：1. 以新增方式，輸入採購單別。須於單據性質設定作業設定一單據性質33.採購單之單別。2. 輸入單據日期及廠商代號，廠商為1011 大同公司，系統將會帶出廠商基本資料中所預設的廠商資料，如：課稅別、交易幣別、付款條件等資訊，可視情況再自行修改。3. 輸入購買品號為INV1002 底座。4. 輸入購買數量500。5. 輸入採購單價，系統會依預設的取價原則抓取單價，可修改。6. 輸入採購品之預交日。7. 單據存檔後執行簽核流程，核准後，該單據會出現紅色核字，採購人員再將單據 傳真 / MAIL給廠商。練習題5：新增一張採購單，向廠商代號1002、廠商名稱嘉嘉供應商購買品號INV1001品名SL底座，數量600個，單價62元，預交日為本月20日。五、採購變更 1.作業時機 當採購單傳送給廠商之後，後續因為數量或是交期需要調整，就可以利用 這支作業來保留歷史的採購變更紀錄，方便日後資料查詢。 2.流程說明廠商端本公司採購變更單建立作業要求變更採購變更單憑證核准進貨跟催廠商預計進貨表品號預計進貨表廠商採購交貨狀況表等.採購變更單憑證通知廠商、資材單位二、後續追蹤採購人員聯絡人同意變更修改是否註1：詳參採購管理系統 採購單管理及採購變更篇數位課程單元。註2：採購變更方法有1.修改單頭單身資料，2.新增單身品號資料，3.指定結案與整張結案等三種。註3：採購變更後，需重新列印採購單憑證傳送給廠商。2.範例及重點說明w 作業位址：採購管理系統 採購跟催管理 採購變更單建立作業w 範例說明一：將流程三由請購更新而來的第一張採購單做變更，將品號INV1001數量追加至100個，因為緊急追加，廠商要求價格調漲，單價修正為62元，預交日期修改為24日。重點說明：1. 按下新增鈕後，於採購單別開窗查詢出原始採購單號，並針對採購內容做變更。2. 選好採購單號後，由系統自動帶出變更版次，不可修改，表示變更次數 (一張採購單最多可變更9,999次)。3. 輸入單據日期。4. 整張結案：可以在採購變更單的單頭勾選整張結案，表示所有的料品都不再進貨了。指定結案：可以在採購變更單的單身勾選指定結案，表示這個料品不再進貨了。新增品項：可以在採購變更單的單身輸入該張採購單不存在的序號，接著輸入品號、數量、交期，這樣就完成新增料品的變更了。5. 選取採購單之原序號。系統會依該採購單序號帶出明細資料，如：品號、規格等資料。6. 修改原採購數量500個為600個。7. 修改原採購單價60元為62元。8. 修改預交日期為本月24日。9. 輸入變更原因，以作後續原因追查。10. 請將單據存檔並確認，則該單據會出現紅色核字。本作業更改的資料將會回寫至原採購單中。w 範例說明二：將流程三由請購更新而來的第二張採購單做變更，將單身品號做指定結案，並另外新增品號INV1005，數量500，預交日期為24日。w 重點說明：1. 在原序號輸入0001，即可由系統帶出相關資料，並在指定結案打勾，即可將該筆資料做指定結案。2. 新增第二個品號，在原序號輸入0002，表示新增一筆，並逐一輸入相關資料。 3. 將單據存檔並確認後，更改的資料將會回寫至原採購單中。練習題6：承上一流程，發出採購單後，物控單位通知採購人員因需考量損耗率，故要追加數量至650個，並將預交日改為本月22日。六、進貨流程1.作業時機 廠商在指定的期限內將料品送至公司，經資材人員點收，確認品項和數量皆正確時，即可透過本作業來輸入相關的進貨資料。 2.流程圖 A.不含進口之進貨流程庫存管理系統採購單建立作業進貨單建立作業進貨單憑證w 隨貨附發票w 月結(詳應付憑單流程)廠商評核管理廠商ABC分析表廠商進貨統計表廠商進貨異常表等.合格庫存增加進貨單驗收作業驗退件退回作業檢驗不合格廠商送貨借入單建立作業採購管理系統庫存管理系統前置資料來源進貨單憑證B.含進口系統之進貨流程採購單建立作業進貨單建立作業報關/贖單建立作業進貨單與費用產生作業自 動產 生採購管理系統進口作業管理系統報關/贖單關稅費用產生進口費用建立作業庫存管理系統進貨單憑證廠商評核管理廠商ABC分析表廠商進貨統計表廠商進貨異常表等.合格庫存增加進貨單驗收作業檢驗進貨單憑證驗退件退回作業不合格註：詳參採購管理系統 進貨與退貨作業篇數位課程單元。2.範例及重點說明w 作業位址：採購管理系統 進/退貨管理 進貨單建立作業w 範例說明一（該品號為免檢）：採購人員於本月17日下採購單，向廠商代號1013、廠商名稱永存公司採購品號INV1001 600PCS，廠商於預交日準時交貨，該批貨不需檢驗。由流程三請購資料更新而來的採購單如下所示:w 重點說明：1. 查詢出該採購單號為33A-0970717001。2. 品號為INV1001，採購數量600PCS，預交日為本月24日。收到廠商進貨: w 重點說明：3. 按下新增鈕，於進貨單別欄位輸入單別（須於單據性質設定作業建立一單據性質34:進貨單據之單別），輸入後由系統自動帶出單號。4. 輸入單據日期及進貨供應廠商代號。5. 點選工具列之複製前置單據按鈕 。6. 選擇複製來源為採購單，然後於前置單別欄位開窗查詢單號，選取採購單號後，按下確定鈕，系統將帶出原採購單資料。7. 系統會預設進貨數量為該採購單未交數量600個，（若分批進貨，可手動修改此欄位之數量）。8. 此料品不需要檢驗，收料後驗收數量會直接帶進貨數量。9. 若廠商隨貨附發票，可於頁籤：發票資料補入發票資料。10. 將進貨單存檔並確認後，進貨的資料將會回寫至原採購單中。w 作業位址：採購管理系統 進/退貨管理 進貨驗收作業w 範例說明二(該品號需檢驗)：採購人員於本月17日下採購單，向廠商代號1015、廠商名稱鑫鑫公司，採購品號INV1005 500PCS，廠商於預交日準時交貨，該批貨品收料後需由品管人員檢驗。該採購單如下所示:w 重點說明：1. 查詢出採購單號為33A-0970717002。2. 品號為INV1005，採購數量500PCS，預交日為本月24日。收到廠商進貨: w 重點說明：1. 收料後依公司進貨驗收流程規定交檢驗單位處理，故不須輸入驗收數量及驗退數量。2. 需要檢驗的料品在單據儲存時會提示的待驗訊息。進貨驗收：該進貨品號INV1005驗收490 PCS， 其中10PCS不良驗退。 w 重點說明：1. 以查詢方式找出上一步驟輸入之進貨單，不須另外新增單據，按下修改鈕後即可輸入檢驗結果。2. 驗收數量與計價數量會預設為進貨數量。（進貨數量驗收數量驗退數量）3. 若進貨日期與檢驗日期非同一天，可修改驗收日期。4. 檢驗狀態：若有驗退數量則顯示為不良；若無驗退數量顯示為合格。 5. 若檢驗結果輸入完畢，單據於存檔後會自動確認。 並將數量回寫至採購單的已交數量欄位中。註：若原本進貨單之所有明細品項都檢驗完成，該張進貨單將自動確認。w 作業位址：採購管理系統 進/退貨管理 驗退件退回作業w 範例說明：承上一步驟，該進貨品號INV1005有10 PCS驗退，請將該批驗退件退回給廠商。w 重點說明：1. 以新增方式增加一筆驗退件退回紀錄（不須另設單別）。2. 輸入要退回給哪一家供應廠商。3. 於原進貨單按F2開窗查詢要退回哪一張進貨單之驗退件，選好後由系統帶出退回數量。4. 輸入備註資料可作將來追查，接著將資料存檔點交給廠商。註：驗退件不可分批退還。七、退貨/進貨折讓流程1.時機說明發現入庫後的料品有瑕疵或不良，經採購人員與廠商協商後，雙方同意以退貨、換貨或是折讓方式處理時，即可在本作業中輸入退貨的相關資料。2.流程說明進貨單建立作業本公司廠商端廠商送貨退貨單建立作業可以進貨單為前置單據庫存管理系統庫存減少若為退貨要求退貨/折讓聯絡人同意退貨/折讓進貨折讓單憑證列印作業退貨單憑證核准修改是否進貨折讓單憑證列印作業退貨單憑證退貨：輸入數量、單價及金額折讓：輸入金額註：詳參採購管理系統 進貨與退貨作業篇數位課程單元。2.範例及重點說明w 作業位址：採購管理系統 進/退貨管理 退貨單建立作業w 範例說明：發現已驗收入庫之品號INV1005 有不良品50個，與廠商協商後可退回並扣款。 w 重點說明：1. 新增一單據，輸入退貨單別（須先於單據性質設定作業設定一單據性質35.退貨單之單別）。2. 輸入單據日期。3. 確認幣別是否與對應之進貨單相同。4. 輸入退貨品號，亦可按F4查詢退貨對應之進貨單資料，選取進貨單後，品號、進貨單號及採購單號會由系統自動帶出。5. 若廠商同意退貨就必須輸入及單價，單據確認後庫存數量會減少；若廠商同意折讓則數量不須輸入，只要輸入金額，兩者皆會減少應付帳款。本範例為退貨，故輸入退貨數量50。6. 單據存檔後執行簽核流程，倉管點交出庫後需確認該單據。可於採購單建立作業檢查退貨數量是否有更新至採購單之已交數量，並檢查結案碼狀況，若退貨後仍要繼續進貨，可重複進貨流程，若否可利用採購變更單建立作業或採購指定結案作業指定不繼續進貨。補充說明退貨與驗退之差異：退貨：驗收入庫後的料品，若發現有瑕疵，且與廠商協商後確定以退貨方式退回廠商，則此種情況稱之為退貨。當退貨單確認時，庫存數量會減少；但若僅為進貨折讓時，則只會影響應付帳款，不會影響庫存數量。 驗退：指於檢驗過程即發現不良，商品尚未入庫，並不會影響庫存，故視同尚未收到商品，驗退件可透過驗退件退回作業記錄處理。 練習題7：本月24 日向廠商代號1011、廠商名稱大同公司緊急進貨一品號INV1011、品名普通泡棉共1,000個，品管驗收合格入庫為990個，全數驗收入庫。次日領料時發現有瑕疵品但仍堪用，經協商後不須退回給廠商，但廠商願意給予折讓$500，請利用退貨單建立作業記錄之。八、進貨發票流程1.作業時機： 當廠商把發票送來請款時，採購人員就可以利用此流程紀錄進項發票資料。 2.流程說明採購管理系統進貨單時點一：隨貨附發票應付憑單時點二：月結應付憑單自動結帳作業w 依統一結帳日w 依廠商結帳日註：若單據已確認，於結帳至應付憑單前，可於進貨單建立作業工具列之發票資料修改鈕補入發票資料。註：若單據已確認，於產生會計傳票前要修改應付憑單上之發票資料，可按應付憑單建立作業工具列之發票資料修改鈕處理。1.若為隨貨附發票則可於進貨單建立作業輸入發票資料，後續執行應付憑單自動結帳作業（依統一 / 廠商結帳日）可將發票資料直接產生至應付憑單，不須再另外輸入。2.若採月結開立發票，則可於應付憑單建立作業輸入發票資料。註：詳參採購管理系統 進貨發票管理數位課程單元。2.範例及重點說明w 作業位址：採購管理系統 進/退貨管理 進貨單建立作業w 範例說明：廠商進貨時並無隨貨附發票，為後補發票，發票號碼為BF54155170。w 重點說明：1. 以查詢方式找出對應進貨單，按下工具列之發票資料修改鈕補入發票資料；輸入完畢後按下確定鈕將資料儲存。九、結帳流程（月結）1.作業時機：當廠商的進貨料品驗收合格時，採購人員需協助幫廠商請款，主要核對廠商的進貨發票和實際驗收的資料都正確後，即可利用本作業來輸入廠商的請款資料。 2.流程圖 進貨單應付憑單建立作業退貨單整批結帳應付憑單自動結帳作業結帳方式：1.依統一結帳日2.依廠商結帳日是否自動產生確認後應付帳款增加付款單建立作業確認後應付帳款減少應付帳款明細表未結案應付明細表模擬付款明細表.等應付憑單之產生方式：1.直接結帳：於進/退貨單之單據性質設定作業設定於單據確認時，由系統直接產生應付憑單。適用於隨貨附發票之進貨型態。2.自行輸入：於應付憑單建立作業直接輸入要納入結帳的進/退貨單。適用於廠商結帳日較為特殊或緊急請款時。3.自動結帳：可利用應付憑單自動結帳作業，依公司統一或廠商結帳日自動產生應付憑單。適用於月結時，一次可產生多家廠商的請款資料。註：詳參應付管理系統 應付系統之結帳作業數位課程單元。2.範例及重點說明w 作業位址：應付管理系統 日常異動處理 應付憑單建立作業w 範例說明：執行月底結帳程序，將流程六、七之進貨單及退貨單納入結帳。w 重點說明：1. 財務單位會先於應付管理系統 基本資料管理 單據性質設定作業設定一單據性質71.應付憑單之單別，可根據財務單位指示使用該單別，新增一單據。2. 於單據日期輸入結帳日期。3. 輸入供應廠商代號。4. 預計付款日：應付憑單單據日期+廠商基本資料中的付款條件所設定的預計付款日推算出來的，也可以手動修改。 預計兌現日：預計付款日+廠商基本資料中的付款條件所設定的預計兌現 日推算出來的，也可以手動修改。5. 凍結付款碼：廠商請款時，若料品尚在驗收階段，可設定暫時凍結付款。6. 輸入收到廠商的發票資料。7. 選擇來源為1.進貨及2.退貨。可於憑證單別欄位按F2（單選）或F3（複選）選取憑證單別、單號、序號。選取單號後，系統會