空运部单证操作流程(共4页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上空运部出口操作流程细节：（一） 收运1 传真公司空白的托运书给托运人填写托运资料并盖章回传，和托运人确认件数、品名、体积、运费（包括金额，付款方式：预付或到付）、目的港、交货期，是否使用代理操作这票货，是否选定航线、承运人及订舱货代；2 和托运人或客服确认是否需要提供其他服务，如：报关、报检、上门接货、在目的地港是否需要代理清关及送货上门，货物是否需要做运输保险，是否需要缮制押汇提单； 3提请客服或业务员或协助补充业务流程跟踪表上的“定舱资料”“排载”“备货”资料，确定订舱货代，航空公司及航班日期。 注意事项： 1货物品名（当涉及到易燃、易爆、粉末、液体、贵重物品此类的货需先跟航空公司确认此类货能不能接）2价值（每批货价值不能超过10万美金），属贵重物品应当建议托运人做输保险3重量、体积（单件货重：如有的航空公司单件限重为80KGS；高一般不能超过1.7米，且最好不能同时有两边的长度大于2米）（二） 订舱1. 录入公司空运操作系统，进入“出口委托单”界面，输入相关数据，生成工作号及分单号，保存并记录分单号与工作号于空运业务流程踪表格中，以便进入“订舱操作”2. 在空运内部公共盘中的“SHIPPING ORDER“文件夹中新建一个文件夹，文件名为空运操作系统生成的分单号或工作号，并缮制BOOING NOTE ，录入起运港，目的港，航班及日期，并打印出传真订舱。3. 确定主单号，并上网查询二程航班，看是否符合客户要求的交运期，如没有，应与客服或业务员协商否同时委托其他订舱货代预订其他航线。从中选择一个较合适的，并告知托运人。（三） 接货、收取报关资料及入仓1 航期及航线确定后，向托运人询问是否自送货或由我司代接货（代接货需收取接货费），如果是自送货，则将入仓图传真给托运人，并询问托运人报关资料是否一起送，或是另外接。由我司报关的应告知客户将报关资料送往哪家报关行，如是客户自报关，也应询问是哪家报关行以便跟踪报关情况。2 三种报关方式所需提供的资料： 样品报关需提供：报关委托书、发票、装箱单注：一般货物的申报价值较少，300美金以下，件数约200件以内。 一般贸易报关需提供：报关委托书、发票、装箱单、核销单、合同 来料加工需提供：报关委托书、发票、装箱单、核销单、来料加工手册3 报检：服装、鞋子、食品类需做报检。注意事项： 所有的报关资料包括报关委托书、发票、装箱单、合同、核销单，都需盖公章；装箱清单上的重量须放空。 报检：报检都需在货物原产地做，若是要到异地出口，托运人只需传真换证凭条给报关行换取通关单。4 入仓托运人自行送货并告知货到时，应主动询问送货司机有关交货站台号，送货车号，司机联系电话，并将以上信息告知外场人员接货入仓，同时通知报关行有关该票货的申报单位及最晚截关时间，确认报关行是否收到完整准确的报关资料。注意事项：1 货物入仓及报关资料送交报关行需提前航班日半天或一天，以保证充足的时间办理入仓及通关手续。2 货物过镑重量在打印提单前，须和托运人确认，以避免不必要的分歧（四） 核对提单资料，准备随机文件及现场协调跟踪 1空运提单 货物入仓前，须与托运人提前核对打提单资料（从系统中打印） 空运提单分为航空公司主提单跟货代分单（简称主单和分单）如该票货使用代理，则主提单（航空公司的提单）：发货人写本公司，收件人写目的港代理；分单（航空代理/货代的提单）：发货人写实际的发货人，收件人写实际的收货人；如该票货使用代理，则主提单（航空公司的提单）：发货人写本公司，收件人写实际收货人；提单核对完毕，从系统中打印“空运委托书”给订舱同行缮制主单以交货站盖安检，可收运章并将相关货运信息发送海关系统。如使用代理，从系统中直接打印出“分单“（已和托运人核对好，且有正确的件数/重量/箱规） 2随机文件向客人询问是否有随机资料，如有，什么时候可以拿。如使用代理的货，随机文件必须包括货代提单，舱单，及客人的随机资料。3跟报关行随时保持联系，确认货物报关验货放行事宜，若货放行了，到报关行拿提单，并交接随机文件注意事项： 到欧洲、美洲的货，需提供非木质包装证明及安全证明 一般货物的最晚截关和交接时间是航班起飞前4小时-2.5小时，盖放行章的主提单和所有随机文件一定要在此前交接给货站以办理配载事宜（五） 传提单，催缴单，发预告，跟踪后续航期 1传提单 如没使用代理，直接把主单传给托运人 如使用代理，则把分单传给托运人；也需把主单、分单、仓单都传给目的港代理2.催缴 预付。在系统中”费用维护”菜单项下输入相关数据,打印出催缴单给托运人 到付。在系统中”代理帐单”菜单项下输入相关数据,打印出DEBIT NOTE/CREDIT NOTE给目的地代理。3发预告如使用代理，发预告给代理，告知有此票货，包括主单号、分单号、品名、毛重、体积、付款方式及是否需提供目的港服务等，预告文件须包括主单，分单，舱单，DEBIT NOTE/CREDIT NOTE，随机发票，清单（如托运人有提供）的COPY 件。4上网跟踪确认货物是否按预计航期交运目的港，并通知代理、业务员或客服。（六） 月末文件归档，核销单证管理，及申请开发票收款及订舱同行付款1 填制空运进出口业务记录表，归档文件。2 负责及时向报关行催缴报关单复印件以在空运系统登记核销单号，并于货走后半个月内向报关行查核上月核销单退返事宜。3. 负责每月10号之前根据客服或业务员及主管核对完的催缴帐单从系统中找印出对帐单，提请财务开具发票并负责（或督促客服/业务员）催缴款项，同时根据到款情况发放核销单及于每月20号向财务申请相应客户的KB。4.负责每月15号之前核对上月运费帐目并从系统中打印出付款申请单，提请财务于月底前付款。注意事项：报关委托书、核销单、手册退还给客人时需做书面的签收单 另约半个月后跟报关行联系，是否可以拿回核销单及退税P.S.1.货物的计费重量a) 货物的重量分为毛重与体积重b) 体积重=立方米*167或长*宽*高/6000c) 货物的计费重量以二者之间取大者2.空运收费d) 最低运费（M）e) 基础运价（N）45KG以下的货物f) 折扣价（Q）45KG以上、100KG以上、300KG以上3.其它收费g) 单证操作费，每票为150200元h) 报关、报检费实报实销i) 提货费实报实销 。专心-专注-专业