编码系统管理制度资料(共8页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上文件类别：SMP起 草： 日期： 文件名称：编码系统管理制度审 核： 日期： 批 准： 日期： 文件编码： SMP-QA-103-03执行日期： 签字：分发部门总 经 理 份 质量总监 份 生 产 部 份总 经 办 份 设备动力部 份 物 流 部 份财 务 部 份 质量保证部 份 营销中心 份生产总监 份 质量控制部 份 1.目的 为了提高公司管理水平，使管理规范化、科学化、系统化，确保各相关部门使用的编码保持一致性和唯一性，避免编码使用的混乱。2.范围适用于公司各类编码的管理。3.职责3.1主要使用部门：依照本制度有关规定进行编码。3.2质量保证部：负责各编码系统的制定并监督其执行情况。4.内容4.1编码原则 要具有实用性、系统性和可操作性。编码可由一组或数组阿拉伯数字组成，如需要可以与英文字母组合使用，编码应简洁、清晰、明了。4.2部门代码公司各部门代码用其英语单词的第一个大写字母表示，所有编码中涉及部门的部分均采用以下代码方式。部门名称代号部门名称代号总经办AD财务部FD物流部MD生产部PD设备动力部ED质量保证部QA质量检验中心QC/4.3各编码系统编码方式4.3.1物资编码方式 物流部计划主管负责对生产类物资和除固定资产以外的综合类物资进行编码，其他部门按照物流部制定的编码执行。 4.3.1.1生产类物资编码方式 生产类物资包括原料、辅料、包装材料、中间产品、成品，其编码由一位拼音字母和五位阿拉伯数字组成。拼音字母为分类代码，中间两位为次分类代码，后三位阿拉伯数字为物料流水号。A生产类物资分类代码表：名 称分类代码名 称分类代码原料药Y辅 料F中间产品Z包装材料B成 品C-B生产类物资次分类代码物资分类代码物料名称次分类代码物资分类代码物料名称次分类代码原料药（Y）中药材01辅料（F）固体01化学原料药02流体02中间产品（Z）片剂01成品（C）片剂01硬胶囊剂02硬胶囊剂02颗粒剂03颗粒剂03茶剂04茶剂04糖浆剂05糖浆剂05口服液06口服液06中间产品（Z）酊剂07成品（C）酊剂07合剂08合剂08小容量注射剂09小容量注射剂09冻干粉针10冻干粉针10生药粉11包材（B）标签、说明书01中药提取液12 内包材02中药浸膏粉13外包材03例如： Y 01 001物料流水号次分类代码分类代码4.3.1.2综合类物资编码方式 综合类物资编码由二位大写英文字母与五位阿拉伯数字组成。英文字母为物资类别代码，五位阿拉伯数字中前两位表示物资再分类，物资再分类的分类办法由物流部自行制定。后三位表示具体物料顺序号。 综合类物资类别代码表：名 称类别代码名 称类别代码办公用品ST印刷品及耗材PM劳保、卫生用品PE五金工具、标准件TS备品备件SP实验试剂、玻璃仪器等JY例如：ST 00 001 具体物资顺序号 物资再分类序号 类别代码4.3.1.3物资进库编码：各种物资入库时均应给以编码。以八位数表示。分别以年、月、日和当日入库流水号各二位表示。4.3.2生产（包装）指令号编码 生产（包装）指令号由1位字母、7位阿拉伯数字组成。其中字母表示工序代码，前2为数字表示年份、中间2位表示剂型分类代码、最后3位表示流水号。工序代码：T-提取工序；S-生产工序；B-包装工序剂型分类代码见4.3.3中剂型代码表。例如：T 05 01 001 月流水号 剂型代码 年份 工序代码4.3.3批号编制： A 前提取生产批号由6位阿拉伯数字组成，6位数字前两位为年份，中间两位为月份，后二位为月流水号。B 各剂型生产批号均由8位阿拉伯数字组成；8位数字前两位为年份, 随后二位为月份，再后为剂型月流水号，最后两位为剂型分类代码。剂型分类代码表：剂 型片剂硬胶囊剂颗粒剂茶剂糖浆剂口服液酊剂合剂小容量注射剂冻干粉针分类代码01020304050607080910例如： 0 5 0 1 01 10 冻干粉针剂代码冻干粉针剂 剂型月流水号月份 年份例如： 05 04 01 01 片剂分类代码固体制剂 片剂月流水号月份 年份C返工的产品批号，原批号不变，只在原批号的基础后加一代号R，以示区别：例如：R 即：该批返工的产品批号为片剂2005年04月01批产品。4.3.4固定资产编码方式 设备动力部负责对其进行编码及管理，各相关部门按照设备动力部制定的编码执行。固定资产的编码分为房屋建筑编码和设备及其它固定资产两大类。4.3.4.1房屋建筑编码方式 房间编码为一位大写英文字母与三位阿拉伯数字的组合，英文字母表示区域代码，阿拉伯数字前一位表示楼层，后两位为房间代码的序列号。 区域代码表如下：区域位置区域名称区域代码固体车间A综合制剂厂房水针车间B口服液车间C粉针车间D检验中心E普区F库区G外围设施锅炉房H配电室I动力站J危险品库K办公楼L例如： A 1 1 5 房间代码 楼层 区域代码4.3.4.2 设备及其它固定资产编码方式 设备及其它固定资产编码根据需要用以下两组信息组成，两组信息中间用“/”隔开。第一组为房间编码（参见4.3.4.1内容），第二组用两位英文字母和六位阿拉伯数字表示该设备或固定资产的详细情况，两位英文字母表示设备类别代码，前三位阿拉伯数字表示该设备或资产的代码，后三位阿拉伯数字下标表示序列号，与前三位数字用短横线间隔。设备类别代码表：设备类别类别代码设备类别类别代码锅炉及附件、热力系统BH维修设备MW风机VE泵类设备PE制冷空调设备RA自控通讯设备AE水处理设备WE交通运输设备TR工艺设备TE仪器仪表IE电气设备EE办公家具、设备FE音、视频设备AV试验台TB其它OT/例如： A 1 12 /BH 0 0 1-001 该种设备的序列号 该设备的序号 设备分类代码 房间号 设备所在区域4.3.5文件的编码系统4.3.5.1由文件类别-部门代码-文件序号-文件版本号组成。A.文件类别代号文件类别代号文件类别代号管理标准SMP技术标准TQS操作标准SOP记录RCDB.部门代号（见本文4.2）C.文件顺序号采用三位数，按文件制订部门、文件类别依次排列为001、002、003等。D.文件版本号采用两位数，00表示原版文件，修订后文件版本号按顺序依次排列为01、02、03等。4.3.5.2完整的文件编码格式如下：XXX - XX - XXX - XX 版本号 文件顺序号 部门代码文件类别代号4.3.6检验报告单编码方式由三位大写英文字母和五位阿拉伯数字组成。第一位英文字母用大写T表示，此编码为检验报告单编码，后两位英文字母为报告单分类代码，前两位阿拉伯数字为年份，后三位阿拉伯数字为年流水编号，从001-999。检验报告单分类代码分 类代 码分 类代 码原辅料检验报告单RM包装材料检验报告单PM中间产品检验报告单IP环境监测报告单EC成品检验报告单FP水质检验报告单WQ其他检验报告单OT例如： T FP 05 012 序列号 年份末两位 分类代码 表示检验报告单 4.3.7发文字号编码方式 发文字号由公司简称、年号、顺序号三部分组成，公司简称用“西秦药司西分发”表示，年号用四位表示，顺序号用三位阿拉伯数字表示。例如：XXX字2005第002号表示此文件是本公司2005年第二号红头文件。 专心-专注-专业