金融物流业务流程优化方案要点(共17页).doc

精选优质文档-倾情为你奉上外运长江、江苏公司金融物流业务流程优化方案一、 流程优化工作简介1、背景：2013年集团提出“规范管理，防控风险，升级转型”的方针 2、制度：组织体系基本标准集团物流监管业务管理机构和职能设置基本要求3、紧迫性截至2012年底，系统内部频繁突发监管事件，其中不乏由于岗位设置不合理、从业人员权限过大、业务流程不科学等弊端导致的监管责任事件。根据外运长江、江苏公司总经理室决议精神，加快监管业务流程优化工作，进一步加大风险防控力度，避免监管责任事件的发生。 4、现状：各经营单位发展参差不齐，机构设置尚待完善有的公司机构设置合理，人员岗位完备，风控措施能够落到实处。部分公司机构设置不清晰，没有完全建立项目、巡查和风控的三权分立、相互制约的机制； 市场销售与日常监管的利益、责任、风险不能匹配； 岗位职责部分没有落实，多数公司人员岗位配备不足，存在一人多岗现象； 多数公司缺少独立的巡查部门及巡查人员，巡查力量较弱； 业务管理人员配备数量与业务开展规模不成比例，项目经理人员数量较少，出现一个项目经理管理四五十个项目的现象；部分公司依然存在一人监管多点的情况，无法有效履行监管。 5、工作内容统一岗位设置：经营监管业务的单位需分别设立金融物流部和风险管理部制定标准岗位职责：依据岗位设置要求，制定项目营销、监管员管理、片区管理、巡查组、单证组、合规组等岗位职责制定业务操作流程：依据监管业务特点，从贷前、贷中、贷后等三个关键环节分别制定详细的业务流程与对应的参与人员工作要求指导岗位考核要求：依据员工考核办法，并结合监管业务从业人员管理规定，指导各经营单位制定监管业务从业人员考核办法 6、工作日程工作总动员4月下旬外运长江、江苏公司总经理室领导作动员讲话、金融物流事业部作流程优化工作培训对标试运行5月初各经营单位按照流程优化工作部署，参照上级公司下达的各项指导标准执行验收阶段6月至7月外运长江与江苏公司领导带队，金融物流事业部主要负责对各经营单位执行情况进行检查验收，对不符合要求的单位限令整改二、组织机构及岗位设置各三级公司设立金融物流部和风险管理部两个相对独立的部门，以实现相互制约、相互支持、相互监督的机制，两个部门直接向公司总经理或分管副总经理负责。金融物流部下设项目营销、监管员管理、片区管理以及商务4个职能，对应的岗位名称分别为项目经理、后勤主管、项目主管和商务主管。以上四个岗位平行设置，共同对金融物流部经理负责。金融物流部组织机构及岗位设置如下图所示：金融物流部 （经理）项目营销（项目经理）监管员管理（后勤主管）片区管理（项目主管）商务（商务主管）备注：建议有条件的公司挑选具有财务背景和金融物流业务知识的人员负责商务职能。风险管理部下设巡查、单证、合规以及培训4个职能，对应的岗位名称分别为巡查主管、单证主管、合规主管、培训主管。以上四个岗位平行设置，共同对风险管理部经理负责。风险管理部组织机构及岗位设置如下图所示：风险管理部 （经理）巡查组（巡查主管）单证组（单证主管）合规组（合规主管）培训（培训主管）备注：1、如公司业务规模较小，可以将单证组和合规组进行合并，称为风控组。2、培训职能很重要，各公司可以不专设该岗位，但要有专人负责该职能。三、业务流程金融物流业务的操作流程可分为贷前、贷中、贷后三个环节，各个环节的操作流程如下图所示：（一） 贷前在项目前期阶段，主要包括项目考察、内审、申报、期初盘点、签约、单据开具、项目启动等七个工作环节，各个环节的参与人员和工作流程如下图所示：1、项目考察：由各公司分管领导、项目经理、合规主管以及银行、出质企业共同参与项目的前期考察。如合规主管无法参加，也可由风险管理部其他人员代为参加。考察结束后，由项目经理根据实际考察情况制作项目预审表，交由风险管理委员会的常设联系人；2、项目内审：项目内审工作由公司风险管理委员会负责。风险管理委员会的组成人员要固定，组成人员包括总经理或分管领导、金融物流部经理、项目经理、风险管理部经理、合规主管等，组成人员需要向事业部上报备案。此外，风险管理委员会还需设置一个常设联系人负责预审会的会前组织工作和会议资料的准备工作，该联系人建议由合规主管担任。项目考察完毕后，由常设联系人负责组织风险管理委员会的人员对项目经理制作的项目预审表进行预审，每名成员都要提出独立审核意见，并签字确认，避免预审会流于形式。最后，预审会要对每个项目提出操作意见及需要调整的事项；3、项目申报：待项目经理将需要调整的事项调整到位，且分管领导同意项目可以操作后，该项目可以进入申报环节。由项目经理在系统中录入项目的相关信息，由合规主管对项目信息进行初审，由分管领导进行复审。复审通过后，由合规主管向金融物流事业部进行项目申报；4、协议签署：待集团审批通过后，由合规主管负责接收集团下发的授权表和审批通知书，按照审批通知书的要求准备空白质押监管协议、仓储管理协议或租赁及监管协议，并将上述空白协议交给项目经理。由金融物流部经理或项目经理负责组织风险管理部与分管领导对协议条款进行评审，并将我方需要填写的内容填写完毕。然后，按照各个银行的要求，由项目经理联系银行、出质人进行签约。协议签署完毕后，银行会向我方签发出质通知书； 5、期初盘点：项目经理向后勤主管提交监管员派遣申请单，由后勤主管负责向监管点派遣监管员并做好上岗培训。然后由项目经理或项目主管、监管员、巡查主管、银行、出质人共同进行期初盘点，并由上述人员对盘点结果共同签字确认。由巡查主管根据实际盘点情况制作初始盘点表，交由风险管理部经理、金融物流部经理以及公司分管领导进行审核并签字确认，最后将盘点表传递给项目经理；6、单据开具：待项目经理收集出质通知书、初始盘点表齐全后，可以提出签发质物清单申请。由风险管理部经理根据出质通知书和初始盘点表开具质物清单，签字并加盖公章确认，交由项目经理传递给银行签收，并将回执带回交给单证主管；7、项目启动：单证主管依据质物清单回执建立后台台账，并通知巡查主管、项目主管和现场监管员，制作项目入驻通知书，项目正式启动。（二） 贷中在项目日常监管中，主要包括银行沟通、监管员管理、项目巡查、进出库管理、突发事件的处理、监管费管理、台账系统维护、档案管理等八个工作环节，各个环节的参与人员和工作流程如下图所示：1、银行沟通：在整个项目的操作过程中，由项目经理负责与银行进行项目信息（包括但不限于最低控货值、单价、品目、种类、监管场地、质押率调整）的沟通工作；2、监管员管理：后勤主管负责监管员的培训、考核、招聘以及监管员的工作分派、日常后勤管理等相关工作。由项目主管和巡查主管负责定期对监管员进行考核，并分别将考核结果报送后勤主管，由后勤主管根据考核结果决定给予适当奖惩；3、项目巡查：项目经理主要负责例行检查，全面了解项目的执行情况。项目主管负责日常检查。巡查主管主要依据工作计划开展最低控货值、例行、突击、假日检查；4、进出库管理：由监管员严格按照现场操作指导书中制定的进出库流程进行日常管理； 5、突发事件：在项目执行过程中如发生突发事件，须由风险管理部经理第一时间汇报省公司金融物流事业部。项目经理、项目主管以及巡查主管首先对突发事件进行处理，由分管领导、金融物流部经理、风险管理部经理负责现场的协调处理工作；6、监管费管理：由项目经理负责相关发票的传送以及款项的催收，建议各公司预收监管费；7、台账系统维护：监管员每天将日报表传真给单证主管，由单证主管进行审核，发现低于最低控货线等异常情况应立即向风险管理部经理汇报，审核无误后上传系统并报送银行（无锡公司的传真件备注：如对上述报表中库存置换有任何异议，请贵行在三日内提出，否则，我司将按相关流程做质物进出仓处理）。单证主管还应针对每个项目每月作控货量分析；8、档案管理：现场单据由单证主管归档，协议及附件、银行单据由合规主管审核，并报省公司金融物流事业部合规部复审通过后进行归档；（三） 贷后 在项目结项阶段，主要包括还款确认、通知放贷、回执确认、撤点结项等四个工作环节，各个环节的参与人员和工作流程如下图所示：1、还款确认：如果是全部还款，质权方会在出质人还款后向我方出具提货通知书和解押通知书，由项目经理收取提货通知书、解押通知书正本，最好还能取得还款凭证复印件；2、通知放货：由单证主管对提货通知书或解押通知书正本及还款凭证的内容进行初审，并打电话向银行复核单证的有效性，初审通过后交由合规主管进行复审。审核通过后，由单证主管书面通知监管员放货。监管员在接到单证主管的书面通知后可以允许指定提货人提货，并监督放货过程。放货完毕后，由监管员将出仓货物的品名规格、数量报告给项目经理，由项目经理开具三方协议约定的出仓作业单，并由指定提货人签字盖章；3、回执确认：在项目主管确认放货后，由项目经理制作提货通知书和解押通知书回执。风险管理部经理对两份回执进行审核，审核通过后由分管副总签字确认并加盖公章，送达银行并签收；4、撤点结项：由项目经理确认监管费是否收取到位，由单证主管确认全部解押单证是否完整，由合规主管对项目的全部解押单证进行合规确认，由后勤主管确认公司物品是否回收。以上各项工作确认无误后，可以通知监管员撤点。至此，项目经理可以正式确认该项目已结项，制作结项报告书。由金融物流部经理在结项报告书上签字确认。四、岗位职责（一）金融物流部1、金融物流部经理l 做好业务经营管理工作，监督、指导下属有效开展各项工作；l 制定本部门业务发展规划，并做好分解与落实； l 会同项目经理参加项目前期考察、谈判工作； l 督促、协助项目经理及时收取监管费； l 指导后勤主管做好监管员管理工作； l 督促项目主管做好监管现场的日常管理，跟进整改进度； l 协调公司与银行、企业的关系，及时处理项目中的风险隐患； l 负责银行关系维护工作； l 做好协议审核工作； l 领导交办的其他事宜。 2、项目经理l 协助金融物流部经理进行市场开拓与项目营销；l 新项目的接洽及前期考察，制作预审表；l 与银行、客户进行商务谈判；l 制作特定化的项目方案； l 填制和预录入监管业务申请表； l 参与初始盘点工作，确保监管质物单货相符； l 传送银行协议及往来正本单据； l 协调公司与银行、企业之间的关系，突发事件的现场处理； l 维护所对接银行的客户关系； l 催收监管费，确保监管费及时、足额收取； l 如公司未设置商务岗位，则由项目经理承担开票职能；l 领导交办的其他事宜。 3、后勤主管l 在金融物流部经理的领导下，开展部门内各项行政管理工作；l 协助人事部门开展监管员的招聘工作；l 监管员岗位的分配安排工作，制作监管员排班表； l 汇总监管员月度考勤数据及基础工资数据；l 监管员的培训（如有培训岗位，则该职能由培训主管负责） ；l 汇总各类办公用品采购需求，做好领用与发放；l 领导交办的其他事宜。4、项目主管l 协助项目经理对新项目进行考察，并收集相关申报材料； l 协助项目经理做好项目启动、执行及商务谈判过程中的辅助性工作；l 协助项目经理制定特殊监管项目监管方案； l 参与新项目的初始盘点，确保单货相符； l 监督监管员日常工作情况，确保监管员严格执行项目方案； l 参与对监管员的考评； l 及时处置、上报突发风险事件； l 领导交办的其他事宜。（二）风险管理部1、风险管理部经理l 参与项目前期评估工作，从风控角度提出相关建议； l 审核每周风控检查计划，并监督执行情况；l 审核风控检查报告，并针对风险隐患提出整改意见，并跟踪整改情况；l 审核月度风险评估分析报告； l 指导巡查主管做好监管员的考评工作；l 不定期参与风控巡查工作，掌握各监管点风险状况； l 指导单证主管、合规主管做好各项后台资料的收集、整理、合规、归档工作； l 对各种单据进行复审，并签字确认； l 建立与事业部风控部门的对接机制； l 做好协议审核工作； l 领导交办的其他事宜。 2、巡查主管l 参与新项目的初始盘点工作，确保质物单货相符；l 按照检查计划要求，履行监管项目日常巡查工作，做好检查记录；l 及时将检查中发现的问题汇报给领导，并通报相关责任人； l 跟踪整改进度，对整改结果进行复核，确保风险隐患及时消除； l 参与监管员的考核与评价工作； l 参与上级公司组织的各项检查； l 发起部门组织的专项巡查； l 领导交办的其他事宜。 3、单证主管l 建立与管理所对接项目的质押监管台帐； l 本部门与银行各类信息、数据的对接管理； l 与项目经理进行银行单据交接工作； l 银行单据的操作与归档，经部门经理审核后传递指令信息并跟踪； l 制作各类日常单证，经部门经理审核后，交由相关部门人员执行；l 督促监管员及时报送相关数据，做好物流监管系统数据维护工作； l 制作质物库存置换日报表，经部门经理审核后，及时传送给质权银行（无锡公司制作的日报表的标注比较有特色，值得参考，标注文字如下：如对上述报表中库存置换有任何异议，请贵行在三日内提出，否则，我司将视为贵行已知悉全部内容，并对上述置换物已进行了质物认定。我司将按相关流程做质物进出仓处理）；l 汇总、分析金融物流部的各类报表、单证，并分类管理； l 对现场档案资料进行复审与归档； l 负责E通定位系统的维护工作，定位监管员、项目经理、巡查人员的运行轨迹，及时将异常情况报送部门经理；l 领导交办的其他事宜。 4、合规主管l 参加新项目的前期考察工作； l 负责项目预审会的会议记录工作； l 负责项目资料的初审工作，并提出审核意见l 负责项目档案合规工作； l 对每月的合规情况进行统计分析，制作合规工作统计表； l 对质物清单和监管协议进行初审与归档； l 制作与打印监管协议； l 对后台档案资料进行妥善归档； l 审核项目保险金额与保险期限；l 抽核项目监管费； l 领导交办的其他事宜。 专心-专注-专业