电子文件文档归档与管理规范操作.doc

电子文件文档归档与管理规范操作电子文件文档归档与管理规范操作 一、概述根据项目部以往电子文件文档管理存在的问题如：电子文件文档命名含糊不清、人员调动电子文件的相互交接不清、同一文件多个版本共存、最终电子版的存储位置不清楚、建立电子文档所用软件的版本高低不同导致原本有电子版的文件由于查找不到等原因给我们的工作中带来了相当大的重复性、前后不一致、加大了我们的日常工作量。总结了以往经验根据项目实际情况对电子文件的建立、完善、存储及电子文档档案的保管实行全过程管理定期性检查由主管部门统一协调各部门指定专门负责人员保证电子文档管理工作的连续性。定期组织相关人员检查电子文档是否齐全并且对电子文件进一步完善、整理、归档。 二、文档建立及管理要求 1.1在计算机办公中产生的电子文件应采取严格的安全措施保证电子文件不被随意修改、误删。同时必须随时备份存储于移动硬盘。 1.2各部门的办公电子文档指定专人统一管理存储在指定的计算机中其储存器中不允许_或存储与工作无关的资料。 1.3各部门电子文档结构根目录已建立完毕（见附表）子目录及电子文档由各部门完成将所完成的电子版文档作为子文件归其目录下在过程中需作修改或调整过的文件应及时通过局域网或U盘进行更新并保存。 1.4测量坐标数据、测量成果表、项目成本资料、计价合同等重要文件应对打开及修改权限设置统一的密码确保数据的准确及资料的原始性。 1.5文件命名应与文档标题一致当字符过长时必须根据文件内容选具有代表性、会意性、高度概括性的关键词语作为文件名称。 1.6所用OFFICE办公软件统一用OFFICE20_版； 1.7所用AUTOCAD办公软件统一用AUTOCAD20_版； 1.8归档文件采用统一的表格样式（如；技术交底、通知、材料计划、汇报材料等）； 1.9图像文件统一采用_.JPG格式存储为节约电脑存储空间大小均采用1024_768像素。 1.10个人根据自身的工作范围将建立的电子文件归档到指定计算机上电子文件的归档应及时把符合归档条件的电子文件按归档要求、格式根据索引目录存储到指定位置。 1.11文件存储归档后专管人员负责索引目录的填写及更新。 1.12在人员调动或工作互换时必须对电子文档交接清楚。 三、由部门领导负责组织相关人员进行电子文档检查以下是电子文档的检查内容 2.1检查各人工作范围内的电子文档是否及时归档及存储位置是否正确； 2.2检查电子文档的存储的格式是否正确； 2.3检查图像类文档是否符合_.JPG格式且文件的大小是否按指定1024_768像素存储； 2.4检查在统一管理目录中确保电子文档的单一性不允许有同名文件的复件存在； 2.5检查同类型文件的编辑完成软件版本是否一致确保文件能够正常使用； 2.6检查索引目录的完善情况。 经过定期对电子文档检查提出存在的问题在不断改正问题的过程中来规范电子文档的管理、完善电子文档的归档、文件的完整从而给我们创造出良好、快捷、便利的工作条件。 第 3 页 共 3 页