做好招投标档案管理工作几点思考.doc

做好招投标档案管理工作几点思考招投标档案资料是记录招投标全过程的原始资料。如何对招投标档案进行规范化管理，确保招投标项目开标、评审、监督工作全程留痕，是我们值得分析和思考的问题。1加强招投标档案管理招投标档案是指进工程、药品及医疗器械、货物及服务类等项目在招投标过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表、声像等不同类型的文件材料。公共资源交易机构要高度重视招投标档案管理工作，依据中华人民共和国档案法中华人民共和国招标投标法中华人民共和国保密法中华人民共和国招标投标法实施条例，制定本辖区的招投标档案管理办法，建立健全管理机构，由专业部门统一管理招投标全部档案，整理装订完备后统一移交入库，做到工作有人管、事情有人办、质量有监督、服务有保障，保证档案管理工作力量不断层、业务不断线。2招投标档案的收集工作公共资源交易机构应设有专职（或兼职）的招投标档案管理人员，具体负责招投标档案的集中管理和利用工作，招标人（招标代理机构）或经办人负责招投标档案原始记录的收集、整理和移交工作。公共资源交易机构收到移交的招投标档案材料后，应及时登记，并做好档案材料的立卷、归档，同时按国家规定应向同级国家综合档案馆移交。招投标档案应当齐全、规范、真实地反映招标投标活动的全部内容。档案应尽可能使用原件或正本，若无原件或正本材料的，可采用复印件或副本归档，但要注明原件存放地点。档案的载体和书写材料应符合耐久性要求，不能接受和使用热敏纸、铅笔、复写纸等不能长期保存的载体和书写材料。档案文字材料一般应采用A4幅面。音像电子材料的品质应符合国家有关规定要求。招投标档案内容包括备案登记、资格预审、开评标、中标候选人公示及合同文件材料及其电子、音像材料等。3招投标档案的整理招投标档案属于专业档案，应按年度整理。一个项目原则上组一个案卷。卷内文件材料按备案登记、资格预审、开评标、中标候选人公示及合同顺序排列。应装入牛皮纸制作的档案盒内，盒面标明项目名称、招标编号、归档时间。盒内应编制卷内目录，其栏目有：件号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、备注。盒后应有备考表，其格式参照科技档案案卷格式。招投标档案应编案卷目录，其栏目有：案卷号、责任者、案卷题名、起止日期、备注。有些招投标过程中形成的文件材料并不完全是值得保存的，为此没有必要将所有的档案文件材料进行保管，不然就会形成只要有档案材料形成就一定要进行档案管理的错误理念，将在很大的程度上抬高企业档案管理成本。粗放式的法律规章，是一定要进行细化完善的，不然将会给企业带来不必要的经济损失。招投标电子、音像档案材料分年度、按项目分别建档，并编制保管单位目录。在建立纸质档案的同时，应逐步建立完备的电子档案，实现用计算机对档案的储存和管理。4开展招投标档案业务培训公共资源交易机构要提高工程建设招投标、土地使用权出让、矿业产权交易和政府采购等公共资源交易机构招投标档案人员的档案管理意识和业务素质，组织交易主体单位和中介机构对档案的收集、整理、保管、利用和清理、移交工作开展培训。公共资源交易平台要严格进场招标投标项目档案管理，建立健全全程留痕的监管机制，进一步规范招投标行为。5完善招投标档案管理和利用为确保档案的完整、准确、系统，各级公共资源交易机构对档案的整理原则、整理方法、质量规范、分类、保管期限等要进行了明确规定和要求，同时做好目录索引，统一装订格式，严把档案归档质量关。严格执行档案查阅权限，经相关部门负责人批准后方可查阅。因工作需要查阅招投标档案，应办理查阅手续，填写档案查阅申请表，阅读档案应在指定位置和管理人员在场的情况下进行，招投标档案原则上不得外借。查阅档案时不得私自复制、调换、涂改、损毁、划线等，否则按中华人民共和国档案法的有关规定予以处罚。需复印或借出的，应按规定办理相关审批手续。?招投标档案管理是一项系统工程，也是档案管理学领域拓展延伸的部分。要与时俱进适应社会发展要求，现行的招投标法律法规、管理制度、专业队伍建设、资金投入等方面都存在一定的不足，从而导致档案在整理、保管、利用存在这样那样的问题，针对于此，强化招投标档案管理和利用势在必行，项目交易全程留痕的档案管理同样也会促进招投标开标、评审、监督工作的提升。作者:韩辉 单位:吉林省测绘地理信息局管理信息中心第 4 页 共 4 页