计算机技术在办公自动化中的应用.doc

计算机技术在办公自动化中的应用1计算机技术对办公自动化的意义1.1便于信息的搜集市场经济瞬息万变，企业要想进行有效的发展就必须及时的掌握到最新的市场信息。而传统的办公方式以人工智能为主，要想快速获取信息具有一定的困难性。应用计算机技术后，信息的传递与搜集都可以在瞬间完成，并且不需要应用太多的人力物力。1.2提升工作的速度和质量办公机构在进行办公的过程中会涉及到大量的信息处理工作，依靠工作人员手动进行信息处理和分析，经常会出现一定的失误，并且会消耗大量的时间。应用计算机技术后，各种办公软件层出不穷，工作人员只需掌握计算机的操作，学会软件的应用就可以高效快捷的完成信息处理工作，并且更加利于信息的查找与共享。2计算机技术在办公自动化中的应用2.1强化信息分享，便于信息传播信息交流是企业进行经营活动的基础性工作之一，其可以让企业对市场信息进行了解，同时也可以帮助企业向外部传递企业想要市场了解的信息，让投资者可以对企业的经营状况有所了解，进而增加对企业的投资，让工作人员快速接收到企业的最新发展规划、经营战略方针等，实现企业内部的同步运转。上述这些要想得以实现必须依靠计算机技术的支持，只有通过计算机技术与网络技术相结合才能达到增强信息搜集、提升信息传播速度的效果。首先，企业应借助计算机技术建立自己的官方网站，在网站上公布一些企业经营方面的信息，让更多的投资者对企业进行了解，并且在网站上还可以设置论坛或者在线客服，随时满足投资者的各项疑问，帮助企业吸引更多的投资者。其次，企业应在内部构建局域网络，强化内部的信息共享，让各部门工作人员可以通过计算机的操作查询到想要知道的资料。并且及时接收到企业高层发布的信息和指令，提升企业内部的工作效率。2.2改善档案管理，提升档案作用无论是政府机关还是企业单位在进行日常办公的过程中都要涉及到档案管理工作。传统的档案以纸质为主，不仅占据了大量的空间，并且也不利于查找，通常情况下档案归档后，就很难被再次进行应用，浪费了档案信息资源。因此在构建办公自动化的过程中，电子档案逐步的代替了传统的纸质档案，工作人员在工作的过程中只需要将档案信息输入计算机中即可完成档案的编写工作。并且随着现代计算机技术的不断提升，通过专门软件的应用编撰完成后的电子档案还可以根据工作人员的设置，按照时间、内容、部门的不同进行自动归档。同时，计算机技术中的信息共享功能，也使得档案信息资源得到了充分的应用，相关部门如果需要进行档案信息的查询，仅需输入登陆账号和密码，并在搜索引擎中输入要查找的内容即可。降低了档案查找的难度，使得档案的作用得以充分的应用。2.3加强部门联系，减少工作阻碍在没有在办公过程中应用计算机技术之前，各部门在办公的过程中处于独立状态，缺乏有效的沟通，因此单位内部的工作经常缺乏协调性，不利于企业工作的展开。而在计算机技术的应用后，单位中的各个部门可以通过计算机技术和网络技术的应用有效的连通起来，并且各部门的工作规划也可以在企业内部的网站中进行查询，使得各部门之间了解程度不断加深，避免了工作上的冲突。并且在实际工作的过程中，单位为了避免工作人员在工作过程中出现失误，也可以将工作过程中需要遵守的工作流程、规章制度等在内部网站上进行公布，让工作人员予以注意。除此之外，现代绝大多数企业都已经实现了办公的电子化，企业管理层可以向各部门下发电子通知，并且工作人员的工资单以及一些学习资料，年度工作安排等也可以通过计算机发送到工作人员的邮箱之中，这在一定程度上减少了资源的浪费，符合节能环保的思想。3结束语综上所述，办公自动化在现代企业中已经初具雏形，通过对部分企业进行走访调查我们可以发现，办公自动化之所以得以构建，完全依靠于计算机技术的支持，并且办公自动化的应用确实对企业的发展起到了积极的促进作用。因此企业要想保持这种良好的发展势头，就应在计算机技术方面下功夫，让其在办公自动化方面发挥出更大的作用。作者:李哲琳 杨锦华 单位:交通运输部科学研究院 瞻博网络信息咨询（上海）有限公司第 4 页 共 4 页