专业技术人员业务档案管理难点与对策.docx

专业技术人员业务档案管理难点与对策 摘要通过分析疾病预防限制中心专业技术人员业务档案管理工作的内涵与特点，总结归纳了专业技术人员业务档案管理工作在组织管理、档案收集整理、开发利用3个方面存在的难点及不足，结合详细工作实践，提出了应对策略。 关键词疾控机构;专业技术人员;业务档案;管理工作 疾病预防限制机构(以下简称疾控机构)是业务性很强的公益性事业单位，专业技术人员是单位的主体。专业技术人员业务档案指专业技术工作人员在疾病防治工作和学术活动过程中形成的，能动态、真实地反映本人专业学问水平、业务技术水平、科研实力等发展状况的信息1。做好专业技术人员业务档案管理工作不仅能够为个人评聘专业技术职务、疾控机构选拔优秀专业技术人才供应重要依据，还能为疾控机构质量管理体系的良好运行供应保障，在疾病限制工作中具有重要的意义。现通过对专业技术人员业务档案工作的梳理，结合查阅相关资料，分析了专业技术人员业务档案管理工作中的难点问题，并以此提出相应的思路与对策。 1专业技术人员业务档案管理工作概述 1.1专业技术人员业务档案管理工作的内涵 专业技术人员业务档案是人事档案的持续与补充，凡不属于文书档案，确属反映专业技术人员业务活动的材料，都应归入专业技术人员业务档案的范围，详细主要包括:个人基本状况;学历学位证书;培训、进修结业证书;执业证书、专业技术资格证书、聘书;质量限制关键岗、重点岗任职批文;专业技术人员接着教化证书与学分登记表;高层次人才证书以及各类学术组任职批文或证书;论文、论著、科研成果等。专业技术人员业务档案管理工作是对以上档案材料的收集、整理、保管和供应利用的整个流程。其有效开展有以下优点:能为充分利用现有人才资源供应有劝服力的、快速的、完整的资料;能够督促和促进专业技术人员提高理论学问和业务水平，为疾控机构全面、精确、多方位培育各类专业技术人员供应明确的目标2;有利于促进疾控机构质量管理体系建设，满意社会需求和试验室认证认可工作要求。 1.2专业技术人员业务档案管理工作的特点 专业技术人员业务档案具有专业性、广泛性、连续性、真实性、保密性等特点，使得其管理工作具有一些与其它档案管理工作不同的地方:工作内容的协调性。这是由专业技术人员业务档案材料的专业性、广泛性确定的。专业技术人员业务档案的收集必需是以在业务活动中自然形成的文件材料为前提，材料的来源广泛而且分散，它并不是仅仅产生某一个单位或部门，而是产生于与业务活动相关的全部单位或部门，因此仅靠档案管理部门收集资料是远远不够的。工作效率的刚好性。这是由专业技术工作的阶段性确定的。专业技术人员从事的科研课题探讨、进修学习培训都是发生于某段时间，短则几天，长则几个月、几年。从事科研工作的团队往往都是临时性的、来自不同的单位与部门，工作结束后，人员也就自然解散。因此，档案管理工作对效率有较高的要求，假如档案工作者未能对其相关材料进行刚好有效地收集整理，就会增大后期档案收集的难度，甚至导致档案材料的损坏或散失3。 2专业技术档案管理工作的难点 鉴于专业技术人员业务档案管理工作的特点，原有的人事档案管理工作方法在肯定程度上并不完全适用，在详细工作中难免遇到一些困难。 2.1组织管理上，如何落实参加机制 疾控机构的工作内容集各项专业工作、科研探究、卫生管理为一体，相互渗透、相互融合，疾控机构的专业人员技术人员业务档案都是以个人为单位进行，而每个人过往的业务经验都是各不相同的，内容也是多方面的，因此资料收集过程也是多个环节共同作用的。虽然许多疾控机构都制定了专业技术人员业务档案管理方法，并以文件形式下发以至各部门，并将专业技术人员业务档案管理纳入中心整体质量管理系统之中，明确规定了相关部门和个人有义务向人事处刚好供应技术档案归档资料。然而在实际中，该机制的落实状况并不乐观。一种状况是，许多单位原先都没有规范地归档，档案处于一种零散、存入无序的状态，查阅不便利，无专人负责，即便有专人管理，平常也无人过问和查阅，一般都是专业人员要晋升职称或进行某项工作检查、评审时才突击与相关部门和个人联系，进行收集和整理。另一种状况是专业技术人员不信任档案管理部门，认为自已保管更平安，尤其是一些论文、著作等涉及个人重大荣誉的东西，不情愿上交保管410。 2.2档案收集上，如何保证完整性和真实性 随着专业技术人员的职称晋升、进修学习等，其业务档案资料也在不断更新当中，受3个方面的因素影响，档案资料的完整性真实性待改善。在资料收集方面，由于内容繁多，其中专业年度考核、晋升考评等通过组织审查鉴定的文件材料简单收集，但有相当一部分材料，如各类学习进修状况、各类刊物发表的论文、论著、科研状况记录等，这些须要专业技术人员个人平常积累的材料收集较为困难。由于部分档案管理人员业务学问欠缺，在工作上墨守成规，没有主动性，坐等材料上门，对上交的材料不严格审核，以至所收集的材料不完整，不真实。专业技术人员业务档案保管条件简陋，恒温恒湿难以保障，管理人员变动频繁，交接过程中存在疏漏等缘由，也会造成档案材料的损坏和遗失。 2.3档案利用上，如何运用现代化的管理方法 要想实现对专业技术人员业务档案的最优化利用，应用现代化的档案管理方法特别必要。目前疾控机构专业技术档案仍沿用传统的繁琐、纸质、单一的管理模式，难以对专业技术人员业务档案信息进行有效分析。 3专业技术人员业务档案管理工作的对策 3.1完善信息收集制度，改进工作方式方法 根据归口管理的原则，建立一套完整的档案信息收集管理制度，确定所收集信息的内容、时间截点、数据格式，并在制度中明确各类信息的负责部门，明确各部门的职责与工作分工，使各种信息能够精确刚好的由各个负责部门完整的收集整理。加大对专业技术人员业务档案重要性的宣扬力度，加深专业技术人员对建档的相识和理解，使职工理解自己既是本单位专业技术人员业务档案的形成者，又是档案的利用者。只有职工的档案意识提高了，才能与档案员亲密协作，按质按量完成归档工作。利用日常工作进行收集。从新进的大、中专以上毕业生入单位时就要求将其个人简历、学历学位证书，英语等级证书等有关资料上交，建档。定期向业务科室发放收集技术档案的通知，在收集的同时，切实做好入档登记制度。围绕中心工作收集。首先利用个人专业技术职称评聘工作进行收集，其次是通过专业技术人员核工作收集年终个人总结。要利用质量管理机制促进档案的收集。仔细落实质量限制体系细则，从明确各级的职责入手，将专业技术人员业务档案纳入中心的质量管理制度之中，纳入到科室职责范围和有关人员岗位职责之中，纳入到质量限制考核工作之中11。 3.2建立科学的档案编排方案和管理原则 建立科学又切合本单位实际的分类方案，以人建档，组卷实行一人一卷及盒装形式，编排先按职称从高到低，后按姓氏分类排列。为了避开和人事档案冲突，凡属人事档案归档材料，如证书、聘书等，应以复印件入档。对全部专业技术材料进行分类后，按时间依次排列。每卷有卷内书目，每份材料标有书目依次号。专业技术人员业务档案保管期限为50年，档案存放于综合档案室，由档案室统一调用。对调出或调入人员，原单位应将专业技术人员业务档案转至新单位，避开因档案转移还是刚好产生“有档无人，有人无档”现象，防止编造、篡改档案等行为12。 3.3利用信息化的手段，加强专业技术档案的开发与利用 针对当前专业技术人员业务档案手工管理方式存在工作效率低，管理成本高，不利于领导决策等问题，档案管理部门的领导与工作人员要顺应时代的发展，接受新思路、新观念，把握现代化的档案管理方法，制定完善的电子档案管理体系，开发符合自身管理方案的软件系统，从而更好地对专业技术人员业务档案进行管理。一种方式是以人力资源管理系统为载体，整合绩效考核信息与科研培训信息，搭建专业技术人员电子档案网络平台。专业技术人员电子档案可以通过人力资源管理系统，构建相关模块，如:科研学术成果模块、进修学习模块、工作业绩与实力模块等，并与其它管理系统建立数据联接通道，有效的将各个部门分别管理的信息汇总归纳到专业技术人员电子档案系统中，建立完全电子化的数据信息系统，并通过授权、各部门均可便利的进行搜寻、查询，充分实现数据共享，避开了重复劳动，节约了人力成本和时间成本13。另一种方法是探究开发疾控机构专业技术人员档案管理系统。设计的思路为以专业技术人员信息为中心，以建立电子档案为目标。在系统的设计、功能上尽可能保证软件的通用性、可维护性及扩展性，最大程度地满意专业技术人员的信息管理要求。以便管理者全面驾驭中心专业技术人员的基本状况和业务技术水平，从而使各部门有安排、有目的的支配工作及培训学习，确保中心在人才培育、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性14 第7页 共7页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页