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规范学校档案管理分析 摘 要：档案管理是学校一项常规的管理工作，记录着学校从成立到现在的发展，肯定程度上反映着一个学校的管理水平和教学水平。在新时期学校档案管理呈现出新的特点，一方面档案所容纳的内容越来越多，另一方面档案资源的开发利用也渐渐被重视起来。但是目前许多学校的档案管理还不够规范，没有严格的规章制，管理人员的业务素养也有待提高。本文简洁介绍了学校档案管理的重要意义和新时期的特点，然后分析了一些规范档案管理的措施。 关键词：学校档案管理 规章制度 员工培训 中图分类号：G47 文献标识码：A 文章编号：1673-3791（2022）04（c）-0241-01 1 学校档案管理的重要意义 首先，学校档案是学校成立发展的一个记录，是最原始的文件。学校档案起先与学校的成立，经验了学校发展的各个过程，全面记录了学校的教学组织管理活动，对学校各部门的工作都有最原始的记录。学校的档案能够反映学校的成长经验，便于了解学校的管理水平，为学校的改进工作供应数据支持。通过对学校档案的分析，可以清晰地发觉学校的特点和规律，对于总结学校管理的成败有重要意义。其次，学校档案记录了学校的管理记录，可以成为评价学校管理水平的重要依据。学校档案记录了学校组织工作和优秀员工的工作经验，对档案的管理和总结，可以更好地发掘学校精神，也是学校自身形象的一种建设，形成一种集体观念。学校档案中包含了许多的教学阅历和成果，是老师们辛勤劳动的成果，也是教学水平整体体现。总之，学校档案涉及到学校各个阶段的成长历程，是学校组织管理水平，教学水平、教学阅历、教学成果的客观记录，一方面便于对学校的总结，形成学校自己的精神和价值观。另一方面也为学校的改革供应信息支持，为学校更好的发展供应帮助。 随着课改的深化进行，学校档案在管理上呈现了许多新的特点。首先，学校档案的信息量越来越大，越来越困难。主要的缘由有两点：一是学校教学活动涉及的内容逐步增多，除了正常的教学活动外，现在学校增加了对学生实习、学生实训、试验室管理、学生社会实践等内容，这些反应教学过程和学生经验的文件须要集中管理；二是档案在深度上有所增加。以往的档案更多的是教学记录，而现在的档案除了反映学校管理的档案以外，更多的关注了教学活动，包括各专业的建设、各专业导员的工作，以及一些学科的教学科研成果等等。学校档案信息内容越来越宽泛，越来越全面。其次，学校档案信息的应用更加多元化。以前学校的档案是独立出来的，主要是对档案的保存，档案信息的利用很少。现在由于学校各项教学活动的须要，档案信息占有特别重要的地位，须要对档案信息进行综合利用，尤其是涉及学校科研、学科建设、学生档案信息资源等问题时，往往须要多个部门紧密协作。现在学校起先走产学研结合的道路，须要更多与社会信息接触，学校资源的开发利用涉及大量的档案信息，也须要档案信息的支持。对于学校档案呈现的新特点，在档案管理上必定要实行对应的措施，保证档案信息的扩大，也要保障信息资源利用渠道的通畅。 2 规范学校档案管理的措施 2.1 加强领导的重视 档案管理部门始终是学校的一个独立部门，但是档案管理也长期不受重视，被认为是可有可无的部门。一方面档案管理长期处于管理而不利用的境地，自然不受重视；另一方面档案管理被认为是没有什么技术含量的工作，一般支配的都是老弱人员，也不受重视，很难得到提拔。这种局面主要是由于一些领导不重视档案管理造成的，因此，须要主动向学校阐述档案管理的重要性，争取领导的支持，主动商讨档案资源的利用和信息化、网络化管理，发挥档案资源的优势，服务学校管理，并将档案管理设定为日常的工作项目。 2.2 完善管理的规章制度 任何工作都须要完善的规章制度作保障，档案管理更是如此，要通过完善规章制度，严格工作流程，保证档案管理的规范化、正规化和标准化。学校档案管理工作由于不受重视，许多工作没有严格的流程，也没有规章制度，导致一些资料存档出现问题。因此，今后要加强档案管理部门规章制度的完善，严格要求工作流程。可以与学校的其他部门进行沟通，集思广益，起草一些制度性的文件，在逐步的实施中进行完善，广泛听取各部门的看法，保证档案管理顺当进行的同时能够服务其他部门。规章制度的建立和完善不是一日之功，须要按部就班逐步完善，切勿一步到位，可以借鉴其他单位的，然后在广泛的看法之上进行完善。 2.3 提高档案管理人员的业务素养 由于不被重视，档案管理人员在选拔上始终都是领导支配，而且很少对工作人员的专业技能和业务素养提出要求。由于部门没有激励机制，员工的不到升迁机会，很少有员工主动提高业务素养。因此，一方面尽快完善部门的激励机制，另一方面实行措施提高工作人员的业务素养。目前提高业务素养主要有两个措施，一是对员工进行培训，立竿见影；二是提高选拔要求，引进具有专业技能的人员，提高部门的管理水平。尤其是现在档案管理越来越信息化和网络化，引进具有专业技术的人才成为必定选择。通过这些措施，努力打造一支业务精良，具有专业技能的高素养档案管理队伍。 2.4 更新档案管理的设备 学校要搞好档案管理工作，设备设施建设尤为关键，因为齐全的设施是做好档案管理工作的物质基础。学校肯定要把档案设备设施建设作为校内基本建设的一项重要内容，依据学校规模和经济状况设置档案管理办公室。管理过程中所需的防盗、防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、调温柔通风等设施，尽可能做到“三室分开”，即档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室分开，至少要做到档案库房独立。对于音像、实物等特别而有长期保存价值的档案，确保它们的保存质量。 2.5 加强档案资源的开发利用 学校档案管理的初衷和归宿是它的服务价值，利用它来正确指导学校教化教学各方面工作的发展和进步。因此，在档案管理过程中，切不行流于形式，整理一些毫无价值的劣质档案，也不能将大批优质档案资料尘封在档案库中。为了充分发挥档案的服务作用，学校领导应当高度重视教职工用档意识的培育，让大家相识到，正确用档就是在提升自我素养和提高工作效益，就是在为学校的进步发展做贡献。 参考文献 1 黄雪微.县直属学校档案管理现状及对策J.浙江档案，2004（5）. 2 吴晓风.学校档案管理之我见J.档案与建设，2022（2）. 3 陈玉珍.新形势下学校档案管理的现代化J.档案管理，11019（2）. 第6页 共6页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页