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档案馆数字化、数字化档案馆、数字档案馆（材料） 关于档案馆数字化建设的思索 2006-11-9 网友评论 0 条 点击进入论坛 当二十世纪的尼葛洛庞帝 （Nicholas Negroponte）在数字化生存（Being Digital）一书中，向人们描述着数字时代对我们的生活方式、工作方式甚至思维方式带来的各种冲击时，人类文明已经真实地迈进了二十一世纪，数字化信息时代的大潮朝着我们扑面而来。档案管理和利用如何应对及适应数字化信息时代的需求，是我们档案工作者要思索的。 一、传统档案馆的数字之路 2000年12月，国家档案局、中心档案馆印发的全国档案事业发展“十五”安排，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经起先对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个按部就班的过程，对这个过程的各个环节进行深化的分析探讨是非常必要的，只有在有了清晰相识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。 传统档案馆的数字之路由三个相互联系的阶段组成： （一）档案馆数字化。档案馆的数字化包含着以下三层含义，其一是随着计算机技术的引入，建立档案馆的自动化系统，实现档案馆自动化管理，完成档案管理的数字化；其二是馆藏信息数字化，数字化的馆藏档案信息能干脆被计算机识别和处理，建成完备的信息数据库；其三是构建平滑高效的档案信息数字化传输平台，实现档案的统一管理和资源共享。 （二）数字化档案馆。在档案馆数字化基础上，形成以数字化信息为馆藏内容，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型档案馆，是采纳现代高新技术的数字信息资源系统。 （三）数字档案馆。通过国家信息基础工程联合数字化档案馆，运用网络互联技术，将个体数字化档案馆联合起来，进行扩张、伸展，组成完全意义的数字档案馆，遵循共同协议，实现数字化信息共享，是超大规模的、便于运用的、没有时空限制的学问信息中心。用户可以通过网络计算机终端提出需求，由数字档案馆系统完成查找和调阅档案信息，完全不受时间和地理条件的限制。假如说运用虚拟技术，建立虚拟档案馆的话，那么，档案馆发展到第三个阶段，才真正可以称得上是虚拟档案馆。 二、档案馆数字化数字化的起点 档案馆的数字化建设作为传统档案馆数字之路的起点，如何走好这首要一步，就显得至关重要。为此我们就着重于这一点来谈一下我们的观点。 计算机技术的普及，为档案馆数字化建设奠定了良好的基础。档案馆数字化建设包含以下几个方面： （一）档案管理的数字化。档案管理自动化是对档案馆自身管理行为现代化的确定，而这种现代化是建立在计算机数字化管理基础上的。这个特征是基础性的，有普遍意义的，是开展其他数字化工作的前提条件。现在很多文章在探讨数字档案馆或虚拟档案馆时，较多是对档案馆美妙前景的预料与向往，很少涉及传统档案馆的现代化管理问题，忽视档案管理详细业务环节的计算机数字化管理问题，如档案自动编目和自动检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作协助管理、计算机协助立卷、档案自动标引、文档一体化管理、档案馆办公自动化、档案库房爱护技术现代化、档案数据库设计与建立等。而这些不仅是档案管理基本的业务环节，也是档案管理自动化的详细体现，更是档案管理数字化全面实现的基础。这些问题不解决，档案馆数字化建设就是“空中楼阁”，无从谈起。 20世纪90年头以来，我国各级各类档案馆起先进行档案管理数字化的实践与探究，大致可以归纳为三方面的发展方向。 1、建立著录档案信息检索系统。著录档案信息检索系统，应当说是计算机技术与档案工作的最早结合点。由于档案馆的馆藏量巨大，档案的信息资源又是如此丰富多样，为了便利利用者，提高查询效率，档案馆利用计算机技术进行档案书目或专题文件级书目著录，以达到快速检索的目的，检索工具的数字化带来的优势尽显无遗。 2、“文档一体化”管理。1992年国家档案局提出“文档一体化”管理思路，很多档案部门纷纷尝试利用计算机技术实现文件与档案的一体化管理，从文件形成之时到文件办结归档乃至档案管理成为一条流水线的操作过程。“文档一体化”操作管理软件与传统手工操作相比，避开应归档的文件材料人为遗漏，提高了文件归档的完整性和精确性，提高了文件立卷的效率，提高了档案的质量。但它也只是利用计算机技术来模拟传统手工操作流程，不是真正意义上的文档管理数字化。 3、档案馆数字化管理系统的建设。我国档案工作数字化管理起步时间较晚，目前还是以针对上述档案信息检索系统和文档一体化数据库系统的管理为主，停留在档案工作数字化管理的初级阶段，数字化管理的优势和潜能并未充分发掘出来。档案工作数字化管理系统事实上是一个可以涵盖档案馆行政管理和业务管理、档案信息开发利用工作等诸方面的大型的系统工程。档案馆数字化管理应当以此为契入点，朝着这个方向主动发展。 （二）馆藏信息的数字化。依据档案法的规定，综合性档案馆作为党和国家的科学文化事业机构，是永久集中保存档案的基地，与国家历史同在。综合性档案馆通常都有数量浩大的馆藏，内容及形式也是丰富多样的。就传统的档案载体而言，其记录信息都是平面的，文字、图像、声音等不同载体的信息难以有机地结合起来。通过运用计算机技术与多媒体技术，全部的馆藏信息都能以数字化的形式存储，做到图、文、声并茂，档案信息的记录功能与显示功能得到了极大的强化；而且更有前景的是数字化后的档案信息能为所欲为地从一种媒介转换到另一种媒介，给长期以来沉闷、形式单一的档案信息贴上吸引人的“标签”。馆藏信息的数字化是档案馆数字化建设的核心，其数字化建设的工程量巨大，各级档案部门应依据自身特点实行不同的建设模式： 1、大型综合性档案馆，它们的馆藏基础一般都较好，馆藏信息的利用也较频繁，在建设经费足够的状况下，可以实行技术优先的原则，划出专项经费，成立馆藏信息数字化部门，特地负责档案信息数字化工作。这种模式见效快，但投入高，须要很强的经济支持和技术支持。 2、中小型综合档案馆，在建设经费不够足够的状况下，可以实行资源优先的原则，购置少量的设备，对重要的档案资源先期进行数字化处理，按部就班逐步扩大数字化规模。这种模式见效慢，投入较少，对技术要求也不高。馆藏档案信息经数字化后转化为数字信息，以数据库的形式存在。 目前大部分档案馆馆藏档案载体仍旧是以纸质为主，纸质档案数字化制作方式一般有二种：第一种是通过计算机人工录入或通过扫描仪扫描由字符识别软件（OCR）识别，制成文本文件；其次种是将档案文件的每一页看成是一张图片，不管上面详细是什么内容，由扫描仪按页扫入计算机制成图形文件。第一种方式占据空间小，是一种真正意义上的全文数字化，但纸质档案信息的记录方式是多种多样的，有的是手写体、繁体字，有的字迹褪化及非文字形式等，此时采纳第一种方式就会暴露出如下致命弱点：用OCR字符识别的精确率低；若采纳人工录入，不但须要大量的录入人员，而且一时还不能立刻胜任此项工作，差错率大且核对困难，投入大，收效慢。而其次种方式实现简单，一般档案工作人员只要稍加培训，即可操作机器，且工作可以定量化，差错率相对较低，即便有一些错扫、漏扫等，也能很快被发觉。至于图形文件占空间大的问题，在计算机技术日新月异的今日，信任适合的软件很快就会被开发出来，假如能采纳先进的高速扫描机，那么对档案信息数字化无疑是如虎添翼。另外，还因为图像扫描保持了档案原件原来面目，可以使利用者在看到文字内容的同时，也能看到纸质档案的其它一些特征，如原件的纸色、墨迹、印章、圈点、批注等各种原貌，使利用者可以获得更多的线索，开展一些更深化的探讨。 （三）档案信息传输平台数字化。档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值，以往信息存在于一次文献即档案原件或经过处理的二次文献范畴内，人们须要档案信息，往往须要亲临档案馆，通过阅览摘录、静电复制或拍摄等形式来获得须要的信息。但档案信息在完成数字化后以数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流淌供应可能。数字化了的档案信息在传递过程中可以同时进行多向传递，形成传递网络，而且通过因特网可以便利地进行远程传递，不受时间与空间的限制，利用者不必亲临档案馆，就可以在任何时间任何地点通过计算机便利地利用档案信息。 假如把档案馆数字化建设比作一个人体的话，那么档案管理数字化和馆藏信息数字化的建设就是这个人体的骨架和血肉，数字网络系统就是它的神经网络。档案馆信息传输平台应首先构建的是档案馆局域网也可称为内网，一般的要求是在遵循统一的通信协议前提下，通过网络连线将各个部门的计算机资源整合在一起。可依据不同的应用设置服务器，部门的个体计算机通过网络共享网络信息资源，为档案馆核心数据库供应档案信息，也可以得到权限范围内的档案信息。其次是构建外网、公众网等，可使档案信息通过数字网络系统进入信息沟通的大动脉-互联网，实现档案资源的共享。 三、档案馆数字化建设须要留意的几个方面 （一）建立标准化的规范体系。中华人民共和国标准化管理条例指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分，在社会主义建设中推行标准化，是国家的一项重要技术经济政策。”这充分阐明白标准化的地位和作用。现在各地的档案馆对数字化建设还都处在试验和探究阶段，采纳的方式方法也不尽相同，因此在档案馆数字化建设中，标准化的规范体系的确立就显得尤为重要，它是档案馆数字化建设高质量的坚实基础。如浙江省档案局指出数据库建设要本着保证质量、规范标准的精神，并确定在2002年正式出台统一的浙江省综合档案馆电子书目数据库结构与交换格式相关标准，对全省各级档案馆现有的数据库与软件进行修改、规范，提高数据质量，完善软件功能，特殊是数据标准接口功能。在建立标准化的规范体系方面我们应遵循以下原则： 1、以标准化管理为主，制度管理为辅。标准化适合于技术工作领域的规范化管理，可操作性强，而且与管理体制的关系较为超脱，因此在不与法律相冲突的状况下，标准化管理更有利于不同部门之间的协调。制度通常以法规形式出现，特殊是约束力强，但管理范围有限，所以在标准化管理的基础上，协作制度可以形成档案馆数字化工作所需的严密的规范化管理体系。 2、首先考虑采纳国际标准，其次才是国家、行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和改变之中，因此即使在档案馆数字化阶段也应优先采纳适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。档案馆数字化建设中确定标准的原则是：面对计算机和网络及信息平台的处理，干脆采纳国际和国家标准；面对综合性信息的处理优先采纳国家标准；面对档案信息的处理以借鉴为主进行补充，由此形成标准化的规范体系。 （二）建设高质量的档案信息数据库。早在1992年就有学者指出档案工作现代化的核心是建设高质量的数据库，这个相识到今日仍旧具有指导意义。现在我们档案馆数字化建设的核心依旧是建设档案信息数据库，并通过网络平台进行信息传递和信息沟通。 档案馆计算机数据库类型以检爽性数据库和文件性数据库两种较为常见，检爽性数据库主要用于揭示馆藏内容，介绍开放档案的范围、书目和供应网上检索途径；文件性数据库，主要用于完整地载入档案文件，使人们可以通过网络获得档案信息。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库，档案信息组织形式就发生了本质上的改变，从原先纸张上依次的、线形的方式转变为计算机的干脆的、网状的方式，索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，依靠先进的智能化信息管理技术，以人工语言或自然语言进行搜寻，为用户供应便利、高效的服务。一个高质量的数据库中的数字信息要达到以下质量标准：第 一、数据的精确性；第 二、数据项目和内容的完整性；第 三、数据的规范性；第 四、数据的稳定性。 （三）档案信息平安问题。平安是档案馆数字化建设不行忽视的一个重要方面。档案馆与图书馆最根本的不同在于图书信息基本上是面对一般公众，而档案信息则对平安保密有严格的要求，有相当一部分档案信息是须要限制运用的，所以档案馆数字化建设中必需实行一系列措施保证档案信息的保密和平安。通常实行的措施可以分为制度管理和技术保证两类，档案馆在数字化建设中对此应当形成一套管理制度体系，此外还须要有相应的技术措施进行自动限制，才能做到更加严密。如中国其次历史档案馆在进行民国档案数字化建设的探究时就非常重视数据的平安问题。他们认为在黑客猖獗和网络平安爱护手段不健全的状况下，为了确保档案信息的保密和平安，可以有安排、有步骤、分阶段地进行数字化民国档案网络化服务。他们首先对已有的档案信息系统进行改进分化，对馆内不同用户依据权限供应全文档案信息，使馆藏信息首先在馆内达到资源共享。当馆内数据库接入Internet网时，除尽最大可能保证网络平安外，将那些有机密性的、不开放的档案不存放在网络服务器上。在当前的技术条件下，为了解决档案信息的平安问题，也可以运用Intranet技术，供应授权的档案信息服务。 （四）加快相关人才的培育和运用。人才问题是关系到档案馆数字化建设成败的另一关键。档案馆数字化建设的过程是与新学问、新技术的普及密不行分的，所以各类相关人才的引进和培育必需引起高度的重视。档案馆数字化建设过程中必需考虑培育的人员有以下几类：系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等。 目前我国的档案专业教化，无论是高等教化，还是各种专业学问培训，都显得学问陈旧，内容更新慢，缺乏计算机技术与档案及档案工作关系的内容，其结果也就使得档案界严峻缺乏既具有档案专业学问又具有计算机等相关学问的复合性人才，阻碍了计算机等现代化技术在档案事业上的运用。对此，档案教化界必需引起高度重视，奋起直追，加大培训力度。 同时档案馆也必需重视对在职人员的培训工作，重视引进相关的专业人才，以适应档案馆数字化建设的须要。在相关的岗位培训及人才引进时应当遵守以下原则： 1、做到有提前量，使有关人员对新技术新设备提前了解。 2、针对不同对象分层次培育，要求学问技能与岗位相适应。 3、充分依靠社会支持，引进人才但不奢侈人才，做到人员结构合理。 以上是我们对档案馆数字化建设的一些浅见。现在各地档案部门都很重视这方面的信息，有些单位已将此摆上了议事日程，但相对于图书馆部门，档案部门的动作已经滞后。中国数字图书馆工程现已进入了实质性操作阶段，其在数字图书馆的总体结构、标准规范、技术线路等方面已经积累了相当的阅历。1999年3月成立的“国家图书馆文献数字化中心”年生产规模已经达到5000万至6000万页全文影像数据，它的网络可以供应1000G存储量的网上信息服务。档案馆假如还不重视档案馆的数字化建设，不能在网络上有效地传递档案信息，就无法融入信息时代的快车道，最终将被信息社会淘汰。因此，为适应社会发展的须要，档案馆数字化建设不仅仅是一项具有前瞻性的举措，它还具有更深刻的战略意义。 档案馆数字化、数字化档案馆、数字档案馆（材料） 数字化档案馆规划纲要（优秀） 数字档案馆调研报告 数字档案馆建设需求报告 黄山城建档案馆馆藏档案数字化加工 综合性档案馆馆藏档案数字化鉴定探讨 浙江省档案馆数字化加工验收方法 档案馆数字化管理解决方案（定稿） 数字档案馆的调查与分析 数字档案馆建设面临的难题 本文来源：网络收集与整理，如有侵权，请联系作者删除，谢谢！第15页 共15页第 15 页 共 15 页第 15 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