Excel数据输入详解.ppt

Excel数据输入数据输入n概述概述n数据输入是很实际的问题，许多工作人员不得数据输入是很实际的问题，许多工作人员不得不面对它。针对不同规律的数据，采用不同的不面对它。针对不同规律的数据，采用不同的输入方法，不仅能减少数据输入的工作量，还输入方法，不仅能减少数据输入的工作量，还能保障输入数据的正确性。能保障输入数据的正确性。n如果不了解掌握不同类型数据的输入方法，某如果不了解掌握不同类型数据的输入方法，某些人要几天才能输入完成的数据，但有的人些人要几天才能输入完成的数据，但有的人几几分钟分钟就完成了，而且数据不会出错！就完成了，而且数据不会出错！一、一、 Excel的的数据类型数据类型1、Excel的常见数据类型的常见数据类型n数字型、日期型、文本型、逻辑型数据数字型、日期型、文本型、逻辑型数据n数字数字表现形式多样表现形式多样：货币、小数、百分数、科学计数法、：货币、小数、百分数、科学计数法、各种编号、邮政编码、电话号码等多种形式各种编号、邮政编码、电话号码等多种形式 二、简单数据二、简单数据的输入的输入1、数据输入的一般过程、数据输入的一般过程（1）选定要输入数据的单元格。）选定要输入数据的单元格。（2）从键盘上输入数据。）从键盘上输入数据。（3）按按Enter键后键后 2、输入数值、输入数值 （1）正数的输入：）正数的输入：+234，13,333,333，12E3（2）负数的输入：）负数的输入： -234，(234)，-12e2（3）分数的输入）分数的输入: 2 2/3, 0 3/4（4）货币数据的输入）货币数据的输入:￥123，$21二、简单数据二、简单数据的输入的输入3、输入文本、输入文本 n字符文本应字符文本应逐字输入逐字输入n数字文本以数字文本以开头输入，或用开头输入，或用=“数字数字”方式输入。方式输入。n输入文本输入文本32，可输入：，可输入： =“32” 或输入：或输入：32二、简单数据二、简单数据的输入的输入4、输入日期、输入日期n以以yy-mm-dd形式，或形式，或mm-dd形式输入形式输入n通过格式化得到其它形式的日期，这样可减少输入通过格式化得到其它形式的日期，这样可减少输入n格式方法是选择格式方法是选择“格式格式”|“单元格单元格”|“数数字字”|“日期日期”二、简单数据二、简单数据的输入的输入5、输入公式、输入公式n公式是对工作表中的数值进行计算的等式。公式是对工作表中的数值进行计算的等式。公式要公式要以等号（）开始以等号（）开始。n例如在例如在A3输入：输入：=5+2*3，结果等于，结果等于 2 乘乘 3 再加再加 5。A3中将显示中将显示11三、三、 相同数据相同数据的输入的输入1、复制相同数据、复制相同数据n建立有相同数据的不同工作表，可用建立有相同数据的不同工作表，可用复制方法复制方法n某班主任建立相同的成绩表头某班主任建立相同的成绩表头 ，可用此法。，可用此法。复制一班表头复制一班表头三、三、 相同数据相同数据的输入的输入2、填充复制相同数据填充复制相同数据n设要建立下图所示设要建立下图所示“学生档案学生档案”表。其中表。其中入学入学时间时间、班级班级、专业专业都是相同数据。都是相同数据。（1）在）在G2中输入中输入“计算机通信计算机通信”，然，然后后Enter。（2）单击）单击G2，G2右右下角会出现黑色小方下角会出现黑色小方块，它就是块，它就是填充柄。填充柄。（3）向下拖动填充柄，向下拖动填充柄，拖过的单元格都被填拖过的单元格都被填入了入了“计算机通信计算机通信” 。 三、三、 相同数据相同数据的输入的输入3、用、用Enter输入相同数据输入相同数据n设要建立下图所示设要建立下图所示“学生档案学生档案”表。其中表。其中入学入学时间、班级、专业时间、班级、专业都是相同数据。都是相同数据。（1）选中）选中F2：F11（2）输入：）输入：JK001（3）按按Ctrl+Enter 可用同样方法输可用同样方法输入入C、G列数据列数据四、四、 编号编号的输入的输入1、复制输入连续的编号、复制输入连续的编号 n连续编号连续编号（或等差、等比性质的数据）应该采用（或等差、等比性质的数据）应该采用复复制制或或序列填充序列填充的方式进行输入。的方式进行输入。n比如公司或单位的比如公司或单位的职工编号、电话号码、手机号码、职工编号、电话号码、手机号码、零件编号零件编号等。等。n输入右图输入右图A列的学号列的学号 （1）在）在A2输入输入 1003020101 在在A3输入输入1003020102（2）选中）选中A2：A3（3）向下拖动）向下拖动A3单元格的填充柄。单元格的填充柄。四、四、 编号编号的输入的输入2、填充产生连续编号、填充产生连续编号 n填充序列方式适用于输入较多填充序列方式适用于输入较多的连续编号数据。的连续编号数据。n比如要输入电话号码：比如要输入电话号码：663321240663328000，如右图所示，方法如下。如右图所示，方法如下。n在第一个单元格中输入起始号在第一个单元格中输入起始号码码n选择选择“编辑编辑”|“填充填充”|“序列序列”菜单命令。菜单命令。n在在Excel弹出的弹出的“序列序列”对话对话框中指定框中指定“列列”n在在步长值步长值中输入中输入1n在在终止值终止值中输入最后一个号码。中输入最后一个号码。五、采用下拉列表五、采用下拉列表进行数据选择进行数据选择 1、下拉列表的适用范围、下拉列表的适用范围n项目个数少而规范的数据，比如项目个数少而规范的数据，比如职称、工种、职称、工种、单位单位及及产品类型产品类型等，这类数据适宜采用等，这类数据适宜采用Excel的的“数据有效性数据有效性”检验方式，以下拉列表的方检验方式，以下拉列表的方式输入式输入 。n例如：例如：某校教师档案如右图所某校教师档案如右图所示，其中的职称列数据示，其中的职称列数据只能从只能从“讲师、教授、讲师、教授、副教授、助教副教授、助教”中选择。中选择。这类数据用下拉列表输这类数据用下拉列表输入，方便而准确。入，方便而准确。五、采用下拉列表五、采用下拉列表进行数据选择进行数据选择2、下拉列表建立方法、下拉列表建立方法（1）选中要建立下拉列）选中要建立下拉列表的单元格区域。表的单元格区域。（2）选择）选择 “数据数据”|“有有效性效性”菜单项。菜单项。（3）选择）选择“设置设置”标签，标签，然后从然后从“允许允许”下拉列下拉列表中选择表中选择“序列序列”选项。选项。（4）在）在“来源来源”文本框文本框中输入职称名字中输入职称名字“助教助教,讲师讲师,副教授副教授,教授教授” 六、利用公式与函数六、利用公式与函数进行查找输入进行查找输入n1、查找输入的意义、查找输入的意义n如果表格中的不同数据列之间存在一定的依赖如果表格中的不同数据列之间存在一定的依赖关系，那么用关系，那么用IF公式公式进行数据的转换输入是一进行数据的转换输入是一种效率较高的输入方法。种效率较高的输入方法。 n如果某些数据已经在其它数据表中建立好了，如果某些数据已经在其它数据表中建立好了，查询输入可以提高效率，且能减少输入错误。查询输入可以提高效率，且能减少输入错误。六、利用公式与函数六、利用公式与函数进行查找输入进行查找输入n2、IF函数的应用函数的应用nIF函数又称为条件函数，它能够对给出的条件进行判函数又称为条件函数，它能够对给出的条件进行判断，并根据判断结果的正误执行不同的运算。断，并根据判断结果的正误执行不同的运算。nIF函数的调用形式如下：函数的调用形式如下：IF(条件式,条件成立时函数的取值,条件不成立时函数的取值)n比如，比如，nIF(32,“right”,“error”) 的结果是的结果是“right”，n而而IF(32是正确的，函数的结果就是是正确的，函数的结果就是“条件正确时的条件正确时的取值取值”。与之相对应，而。与之相对应，而390”，“=60” 功能功能: 统计指定单元格区域中满足条件的数字的个数统计指定单元格区域中满足条件的数字的个数