第5章制作电子表格.ppt

第第5 5章章 电子表格处理软件应用电子表格处理软件应用 Excel 2003不仅可以制作各种精美的表格，还可以对表格中的数据进行分析及制作图表。它是提高办公效果的得力工具，被广泛应用于财务、统计、行政管理和办公自动化等领域。本章主要介绍Excel 2003的基本知识和基本操作技能，帮助用户掌握Excel 2003软件的使用方法，熟练制作各种应用表格。 5.1 制作电子表格制作电子表格 Excel 2003具有强大的表格处理能力，使用它完全能够处理日常办公中的各种表格。知识点知识点认识Excel 2003操作界面制作简单表格使用模板任务任务1 进入、退出进入、退出Excel 2003 进入Excel 2003操作环境是制作电子表格的前提，正确退出Excel 2003是结束表格操作的标志。掌握正确进入、退出Excel 2003操作环境的方法是学习制作电子表格的重要基础。 任务描述任务描述 同学们知道要学习Excel 2003，兴致很高，大家早就听说Excel 2003是个功能强大的电子表格处理软件。在学习过程中，他们需要解决的第一个问题就是启动和退出Excel 2003。任务分析任务分析 进入和退出Excel 2003的方法与Word 2003相似，所以，本任务操作也可以分解成以下过程： 启动Excel 2003； 退出Excel 2003。操作步骤操作步骤（1）单击Windows“开始”按钮，打开“开始”菜单。（2）在“开始”菜单中选择“程序”“Microsoft Office”“Microsoft Office Excel 2003”命令，即可启动Excel 2003。 提示提示 Excel窗口有和Word 2003窗口相同的内容，也有不同的地方。不同之处是Excel包括活动单元格、名称栏、编辑栏、工作表和工作簿等，Excel 2003的主窗口如图所示。 （3）完成表格编辑操作后，应该及时退出Excel 2003，释放它占用的系统资源，单击Excel 2003主窗口的“关闭”按钮，选择文件菜单项中“退出”命令，或按Alt+F4组合键都可以退出Excel 2003。任务任务2 创建、保存工作薄创建、保存工作薄 Excel启动后，自动建立一个名为Book1的空白工作簿，用户可以在此进行表格操作。用户也可以自己创建一个新的工作簿，然后制作表格。 任务描述任务描述 启动Excel后，窗口显示一个空白工作簿，老师在空白工作簿上制作了一个简单表格。有同学提问：要制作多个表格该怎么做？老师回答：需要创建多个工作簿。 任务分析任务分析 创建工作簿是建立表格的基础，创建多个工作簿可以建立多个表格，对于制作好的每个表格都应保存在指定位置，这样才便于管理。所以任务操作可以分解成以下过程： 新建工作簿； 保存工作簿。操作步骤操作步骤（1）单击“文件”“新建”命令，打开“新建工作簿”任务窗格，如图所示。 （2）单击“新建”选项中的“空白工作簿”链接点，新建一个空白工作簿。（3）单击“文件”“保存”命令，打开“另存为”对话框，如图所示。 （4）在“文件名”文本输入框中输入文件名“Book1.xls”，选择保存位置，单击“保存”按钮，新建工作簿在指定位置保存。 任务任务3 制作学生情况登记表制作学生情况登记表 表格是进行数据处理的一种有力工具，利用表格处理数据不但能极大地提高工作效率，也可以拓展数据的信息含量。 任务描述任务描述 为了方便交流和相互了解，4号公寓302室的同学制作如样例所示的本宿舍学生情况登记表。 任务分析任务分析 样例表格包括表格标题、表头、内容，其中表格标题居中显示，所以制作样例表格涉及内容输入、格式输入。为此，将任务操作分解成以下过程： 打开新建的空白工作簿； 输入字符； 设置标题居中； 调整列宽及行高； 添加表格线。 操作步骤操作步骤（1）单击“文件”“打开”命令，打开“打开”对话框，如图所示。 （2）在“查找范围”下拉列表框中，选择文件所在的位置，然后双击需要打开的工作簿文件名或选中文档后，单击“打开”按钮，打开新建的空白工作簿。（3）在打开的空白工作簿中，按样例格式输入文字内容，如图5-1-5所示。 （4）选中A1：G1单元格区域，单击常用工具栏上的“合并居中”按钮，将7个单元格合并为一个单元格，使表格标题“学生情况登记表”居中。（5）将鼠标放在列号之间或行号之间拖动单元格的边框线，调整列宽或行高。（6）选中整个表格内容，单击格式工具栏上“边框”按钮的下拉箭头，选择其中“所有框线”样式，设置表格线。任务任务4 导入外部数据导入外部数据 Excel允许将文本、Access等文件中的数据导入，以实现与外部数据共享，提高办公数据的使用效率。 任务描述任务描述 新生入学时接待老师按文本文件格式将学生的基本数据输入计算机，如何充分利用这些数据为后续管理工作服务，是管理者普遍关心的问题。 任务分析任务分析 在Excel中共享文本文件中的数据，需要进入Excel操作环境，并使用专门命令导入数据，因此，任务操作可以分解成以下过程： 启动Excel； 选择数据源； 导入文本文件中的数据。 操作步骤操作步骤 （1）启动Excel，打开空白工作簿。（2）单击“数据”“导入外部数据”“导入数据”，打开“选取数据源”对话框，如图所示。 （3）选中保存学生基本数据的文本文件后，单击“打开”按钮，打开“文本导入向导-3步骤之1”对话框，如图所示。 （4）选择文件类型和导入起始行后，单击“下一步”按钮，打开“文本导入向导-3步骤之2”对话框，如图所示。 （5）单击“完成”按钮，打开“导入数据”对话框，如图所示。 （6）选中“现有工作表”单选钮，将导入数据存放在打开的空白工作簿中，单击“确定”按钮，数据导入Excel表格，如图所示。 任务任务5 使用模板使用模板 若将常用的工作表格式保存为“模板”格式，可以节省制作类似工作表重复输入数据与设置格式的时间，所以经常制作的工作表或文件需要制成模板以提高工作效率。 任务描述任务描述 由于存储学生基本数据的电子表格会在后续管理中经常使用，所以需要将电子表格制成模板，在以后制作近似表格时可利用模板快速生成实用的电子表格。任务分析任务分析 制作模板是为了快速生成电子表格，使用模板制作电子表格必须先生成模板，因此，任务操作可以分解成以下过程： 建立模板； 使用模板。 操作步骤操作步骤 （1）打开“学生基本数据”工作表。（2）单击“文件”菜单项中的“另存为”命令，打开“另存为”对话框，在“保存类型”下拉列表框中选择“模板”，Excel自动选择保存位置为“Templates”，如图所示。（3）单击“保存”按钮，工作表以模板形式保存。（4）打开“新建工作簿”任务窗格，单击“本机上的模板”，如图所示。 （5）在“模板”对话框的“常用”选项卡中，选择新建的“学生基本数据”模板，如图5-1-13所示。 （6）单击“确定”，可打开模板，此时用户可以修改并生成新的表格。 任务任务6 设置数据保护设置数据保护 对于机密或敏感数据需要防护，以防止工作表中的数据被任意修改、删除或泄漏。Excel提供有多种数据保护功能，能够保护工作簿、工作表、单元格中的数据。任务描述任务描述 保存在学生成绩工作表中的数据需要重点保护，不能因为人为原因出现数据丢失，因此，设置数据保护是电子表格使用者的重要任务。 任务分析任务分析 保护工作表可以防止单元格的内容被未经授权修改，保护工作簿则可以防止工作簿结构被修改，因此，任务操作可以分解成以下过程： 设置工作表保护； 设置工作簿保护。操作步骤操作步骤 （1）打开需要保护的工作表。（2）单击“工具”“保护”“保护工作表”，打开“保护工作表”对话框，如图所示。 （3）输入密码，选中使用者能够执行的操作，单击“确定”按钮，打开“确认密码”对话框，如图所示。 （4）输入上一步设置的密码，单击“确定”按钮，完成保护工作表设置操作。（5）单击“工具”“保护”“保护工作簿”，打开“保护工作簿”对话框，如图所示。（6）选择工作簿保护方式，选中“结构”可防止工作簿结构被修改，选中“窗口”可以保留窗口的大小及位置，输入密码，单击“确定”按钮打开“确认密码”对话框。（7）输入上一步设置的密码，单击“确定”按钮，完成保护工作簿设置操作。提示提示执行“工具”“保护”“撤销工作表保护”或“撤销工作簿保护”。可以取消保护 拓展与提高拓展与提高 改变打开工作簿中工作表的数量改变打开工作簿中工作表的数量（1）单击“工具”菜单项中的“选项”命令，打开“选项”对话框，如图所示。（2）选择“常规”选项卡，在“新工作簿内的工作表数”数值输入选择框中，输入大于3的数值。（3）单击“确定”按钮。 知识链接知识链接1.单元格单元格 行与列交叉形成单元格，它是存储数据、 公式的基本单位，Excel用列号行号来表示某个单元格，行号用阿拉伯数字1、2、3表示，列标用英文字母A、B、C表示。例如，B5代表第5行第B列的单元格，第9行第8列处的单元格则命名为H9。 2.工作表工作表 工作簿是Excel 2003的基本文件，工作簿和工作表有区别，工作表也称表单,工作表存在于工作簿中，一个工作簿可以包括一个或多个工作表，数据存在于工作表中。5.2 制作学生成绩表制作学生成绩表 对创建的工作表进行必要的修饰，使工作表主题鲜明、风格独特、外观靓丽，是使用电子表格的进一步追求。通过表格的格式化操作，可以美化表格，制作样式精美的电子表格。 知识点知识点 文字、表格编辑 条件格式设置任务任务1 文字格式编辑文字格式编辑 设置字体格式的快捷方法是使用格式工具栏中的“字体”按钮，但这种方法只能设置字体、字号和字形，如果用户希望对工作表中的文本进行更加详尽的设计，可以利用“单元格格式”对话框设置字体格式。 任务描述任务描述 张老师是实验中学初一年级的班主任，期中考试结束以后，为了向教务处报送每个同学的考试成绩，张老师利用Excel 2003制作了如样例所示的学生成绩登记表。 样例任务分析任务分析 要完成样例表格，首先需要正确输入文字信息，然后还要设置字符的格式，因此本任务操作可以分解为如下过程： 输入表格内容； 插入批注； 设置表格字符格式。 操作步骤操作步骤（1）启动Excel 2003，建立一个新的工作表。（2）选中A1:F1单元格区域，单击常用工具栏中的“合并并居中”按钮，输入文本“学生成绩登记表”。 （3）选中文本“学生成绩登记表”，单击“格式”菜单项中的“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，如图所示。 （4）在“字体”列表框中选择“楷体”；在“字形”列表框中选择“加粗”；在“字号”列表框中选择“18”；在“颜色”列表框中选择“红色”，单击“确定”按钮。（5）在A2:F2单元格区域中输入如样例所示的学生成绩登记表标题，在常用工具栏中设置“字体”为“宋体”，“字号”为“12”，“颜色”为“蓝色”，“加粗”显示。（6）选中A3单元格，在“单元格格式”对话框“数字”选项卡中的“分类”选项中，选择“文本”，单击“确定”按钮，操作如图所示。 （7）在A3单元格中输入“001”，将光标指向单元格填充柄，如图所示。 填充柄（8）当光标变成黑实心十字光标时，向下拖动填充柄至A12单元格，表格数据按序列自动填充，效果如图所示。（9）在B3:E12单元格区域按样例分别输入学生的姓名和各科成绩，在B13单元格中输入文本“平均分”。 （10）选中B5单元格，单击“插入”菜单项中的“批注”命令。在单元格的右上角出现红色小三角符号，打开“批注”文本框，在文本框中输入文本“获得2008年市级三好学生荣誉称号”，如图所示。 （10）选中A2:F13单元格区域，打开“单元格格式”对话框，选择“对齐”选项卡，在“文本对齐方式”选项的“水平对齐”下拉列表中选择“居中”，使单元格区域内的所有数据居中显示，操作如图所示。 （11）以“学生成绩登记表”为文件名保存文件。 任务任务2 表格格式编辑表格格式编辑 为了使表格更加美观和其中部分数据显示的更加突出，可以对表格添加边框和底纹。 任务描述任务描述 张老师制作完成学生成绩登记表后，发现自己制作的表格不是很美观，于是决定对表格进行进一步的修饰，使表格的主体鲜明，内容突出，最终完成了如样例所示的表格。 样例任务分析任务分析 设置表格的边框和底纹，可以利用“单元格”命令，也可以利用常用工具栏中的快捷按钮，根据操作需要本任务可以分解成以下过程： 设置单元格边框； 设置单元格底纹。 操作步骤操作步骤（1）打开“学生成绩登记表”。（2）选中A2:F13单元格区域，打开“单元格格式”对话框，切换到“边框”选项卡，如图所示。（3）在“线条”选项的“样式”中，选择“细线条”，在“颜色”下拉列表中选择“红色”，在“预置”选项中单击“外边框”。（4）在“线条”选项的“样式”中，选择“虚线条”，在“颜色”下拉列表中选择“红色”，在“预置”选项中单击“内部”，单击“确定”按钮。 (5)选中A1:F1单元格区域，单击鼠标右键，选择“设置单元格格式”命令，打开“单元格格式”对话框，选择“图案”选项卡，如图所示。 （6）在“颜色”选项中，选择“黄色”，单击“确定”按钮。（7）选择A2:F12单元格区域，在“单元格格式”对话框的“图案”选项卡中，单击“图案”下拉按钮，选择“12.5% 灰色”，单击“确定”按钮，给选择的区域进行图案填充，如图所示。 （8）以“学生成绩登记表1”为文件名保存文件。 任务任务3 设置条件格式设置条件格式 设置条件格式是指设置的格式有条件限制，符合设置条件时设置格式应用于设置对象，使满足条件的记录突出显示，不符合设置条件的对象不应用设置格式。任务描述任务描述 张老师为了突出显示计算机成绩在90分以上的同学记录，在学生成绩登记表中设置了条件格式，将满足条件的记录以红色字体、浅青绿色底纹显示。 任务分析任务分析 设置条件格式的关键是条件选择和满足条件显示设置，条件设置可以利用“格式”菜单项中的“条件格式”命令完成，显示设置可以在“单元格格式”对话框中完成，因此任务操作被分解成以下过程： 设置条件； 设置满足条件的显示格式。 操作步骤操作步骤 （1）打开“学生成绩登记表1”。（2）选中E3:E12单元格区域。 （3）单击“格式”菜单项中的“条件格式”命令，打开“条件格式”对话框，在“条件格式”对话框中，选择条件为“单元格数值”介于90与100之间，如图所示。 提示提示 用户还需要增加其他的条件时，可以单击“添加”按钮，为条件公式添加一个新的条件。不过在一个工作表中，最多只能设置3个条件。 在已设置条件格式的单元格中，若其值发生变化，不再满足设定的条件时，Excel将恢复这些单元格原来的样式。（4）单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，在“字体”选项卡中，设置为“红色”，在“图案”选项卡中，设置“图案”填充色为“浅青绿”色，单击“确定”按钮，如图所示。 （5）在“条件设置”对话框中，单击“确定”按钮，完成“条件格式”设置，效果如图所示。（6）以“学生成绩登记表2”为文件名保存文件。 拓展与提高拓展与提高 常见的数据表格形式大同小异，使用系统给出的表格形式创建工作表可以提高工作效率。Excel 2003有内置的多种表格形式，使用它们可以轻松的创建带有各种格式效果的表格。任务描述任务描述 张老师修饰完表格后，发现表格虽然美观，但是制作过程比较麻烦，有没有一种快捷的方式来创建表格呢？张老师经过一番思考想到了利用自动套用格式命令来创建表格，以简化表格的设置。 任务分析任务分析 利用“格式”菜单项中的“自动套用格式”命令可以快速编辑表格，因此本任务较为单一，调用内置格式即可。 操作步骤操作步骤（1）打开“学生成绩登记表”。（2）选中A2:F13单元格区域。（3）单击“格式”菜单项中的“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框，如图所示。 （4）单击“选项”按钮，展开“要应用的格式”选项。（5）在表格样式列表中拖动滚动条选择“序列1”表格样式，单击“确定”按钮，表格格式效果如图所示。 5.3 计算学生成绩计算学生成绩 数据计算是表格应用过程中的重要内容，也是数据管理者必须面对的繁重任务。在现实工作中，表格数据计算不仅仅是数据量大，计算形式也很复杂，有些计算对象可能会频繁变化。若将手工计算工作量大，操作繁琐的表格数据输入电子表格，利用公式和函数的计算功能完成计算任务，会大幅提高计算工作效率，所以表格计算是用户应该掌握的重要内容。 知识点知识点 自动求和 函数计算任务任务1 计算各科总成绩计算各科总成绩 使用Excel 2003提供的自动运算功能，可以方便快捷的计算数据结果。 任务描述任务描述 张老师在“学生成绩登记表”中，准确无误的把各科成绩输入完毕，并且对表格进行了修饰，但是学生的总成绩还没有计算出来。他准备使用Excel 2003的自动求和功能计算出每个同学的总成绩。 任务分析任务分析 使用工具栏中的“自动求和”按钮，可以快捷方便的进行求和运算，若要依次算出多个记录的数据和，需要使用填充功能，因此本任务操作可以分解成以下过程：利用自动求和按钮计算第一个同学的总成绩；使用自动填充的方法求出其他同学的总成绩。 操作步骤操作步骤（1）打开“学生成绩登记表2”。（2）单击F3单元格。（3）单击常用工具栏中的自动求和按钮的下拉箭头，打开下拉列表，选择“求和”命令，如图所示。 （4）在C3和E3单元格区域四周出现虚线框，表示需要求和的单元格区域，如图所示。（5）按回车键，完成求和运算。（6）单击F3单元格，鼠标指针指向单元格右下角的填充柄，当指针变成黑色十字时，拖动至F12单元格，释放鼠标，求出其他同学的总成绩，如图所示。 （7）单击常用工具栏中的“保存”按钮，保存“学生成绩登记表2”。 任务任务2 计算各科的最高、最低分计算各科的最高、最低分 Excel 2003除了提供四则运算和乘方等计算外，还提供了大量的实用函数。函数是内置公式，利用它可以大大减少使用公式的复杂程度，提高计算效率。 任务描述任务描述 张老师利用自动求和按钮求出了所有同学的总成绩，为了进行教学效果的统计还需要计算出各科以及总分的最高分和最低分。 任务分析任务分析 利用Excel 2003中的函数功能可以方便的完成多种统计工作，本任务操作可以通过两种函数完成： 利用MAX（）函数计算最大值； 利用MIN（）函数计算最小值。操作步骤操作步骤 （1）打开“学生成绩登记表2”。（2）选择“平均分”所在行，单击鼠标右键，选择“插入”命令，新插入两行，在B13和B14单元格内分别输入文本“最高分”和“最低分”。 （3）选中C13单元格，单击“插入”菜单项中的“函数”命令，打开“插入函数”对话框，同时编辑栏自动添加“=”，“插入函数”对话框如图所示。 （4）在“选择函数”列表中选择“MAX”函数，单击“确定”按钮，打开“函数参数”对话框，如图所示。 （5）选择计算区域参数，确认无误后单击“确定”按钮，计算结果显示在C13单元格中。（6）单击C13单元格，鼠标指针指向右下角的填充柄，当指针变成黑色十字时，拖动至F13单元格，释放鼠标，求出其他科成绩的最高分，结果如图所示。（7）选中C14单元格，单击“插入”菜单项中的“函数”命令，打开“插入函数”对话框，同时编辑栏自动添加“=”。（8）在“插入函数”对话框的“或选择类别”下拉列表中选择“全部”，在“选择函数”列表框中选择“MIN”函数，如图所示。 （9）单击“确定”按钮，打开“函数参数”对话框，选择计算区域参数，确认无误后单击“确定”按钮，在C14单元格显示最低分结果。（10）使用填充拖动的方法计算其他项的最低分。 （11）选中C15:F15单元格区域，单击鼠标右键，选择“设置单元格格式”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”选项卡的“分类”选项中选择“数值”选项，在“小数位数”文本框中输入数值“2”，单击“确定”按钮，如图5-3-8所示。 （12）参照第3部至第6部的操作步骤，求出各科及总分的平均值，结果如图5-3-9所示。（13）以“学生成绩登记表3”为文件名保存文件。任务任务3 计算优秀率计算优秀率 IF函数是Excel工作表中应用最广泛的函数之一，也是一个比较难和比较灵活的函数。IF函数执行真假值判断，并根据逻辑测试的真假值返回不同的结果。 任务描述任务描述 张老师计算出学生的各项成绩后，想知道班级中哪些同学成绩达到了优秀，优秀率是多少，他决定用IF函数来实现自己的想法。 任务分析任务分析 要计算哪些同学的总成绩达到了优秀，可以先使用IF函数来判断，然后再来计算出优秀率。因此，本任务操作可以分解成以下过程： 用IF函数计算总分优秀的同学； 用COUNTIF函数统计优秀同学的数量； 用优秀同学的数量除以参加考试总人数求出优秀率。 操作步骤操作步骤（1）在G2单元格中输入文本“成绩等级”，进行格式排版。（2）在G3单元格中输入公“=IF(F3=260,“优秀“,IF(F3=240,”良好“,IF(F3=180,”中等“,IF(F3(大于) =(大于等于)=(小于等于) (不等于)文本运算符&引用运算符：（区域运算符，对在两个引用之内的区域所包含的所有单元格进行引用），（联合运算符，将多个引用合并为一个引用）空格（交叉运算符，产生同时隶属于两个引用单元格区域的引用）（2）公式的组成 Excel中所有的计算公式都是以“=”开始，除此之外，它与数学公式的构成基本相同，也是有参与计算的参数和运算符组成。参与计算的参数可以是常量、变量、单元格地址、单元格名称和函数，但不允许出现空格。 （3）公式的显示、锁定和隐藏 在默认情况下，Excel只在单元格中显示公式的计算结果，而不是计算公式，为了在工作表中看到实际隐含的公式，可以单击含有公式的单元格，在编辑栏中显示公式，或者双击该单元格，公式会直接显示在单元格中。 锁定公式就是将公式保护起来，别人不能修改。若不希望别人看到所使用的公式，可以将公式隐藏。需要注意的是在锁定、隐藏公式后，必须执行“保护工作表”的操作，这样才能使锁定、隐藏生效。2.单元格引用单元格引用 使用“引用”可以为计算带来很多的方便，但同时也会出现一些问题，尤其是在用户进行公式复制的时候。当把计算公式从一个单元格复制到另一个单元格后，公式会发生改变，改变的原因就是在创建公式时使用了引用。 （1）相对引用 相对引用是指单元格引用会随公式所在单元格的位置变化而变化，公式中单元格的地址是指当前单元格的相对位置。当使用该公式的活动单元格地址发生改变时，公式中所引用的单元格地址也相应发生变化。 （2）绝对引用 绝对引用是指引用特定位置的单元格，公式中引用的单元格地址不随当前单元格的位置改变而改变。在使用时，单元格地址的列号和行号前增加一个字符“$”。 （3）混合引用 根据实际情况，在公式中同时使用相对引用和绝对引用称为混合引用。例如：$A1，A$1都是混合引用，其中$A1表示列地址不变，行地址变化，而A$1表示行地址不变，列地址变化。 3.函数函数 函数是一些已经定义好的公式。大多数函数是经常使用的公式的简写形式。函数由函数名和参数组成，函数的一般格式为： 函数名（参数） 输入函数有两种方法：一种是在单元格中直接输入函数，这与在单元格中输入公式的方法一样，只需先输入一个“=”， 然后输入函数本身即可。另一种是通过命令的方式插入函数。5.4 使用图表使用图表 图表是以图形表示工作表中数据的一种方式，将实际工作中呆板的数据转化成形象的图表，不仅具有较好的视觉效果，也能直观的表现出工作表包含数据的变化信息，为工作决策提供依据。 如果说，用Excel电子表格只是将数据信息进行简单的罗列，那么在表格信息的基础之上建立图表，则是对数据进行一种形象化的再加工。图表是办公环境中经常使用的工具，它不但可以清晰显示数据本身的变化，也可以提供数据以外的信息，扩大数据信息含量。知识点知识点 制作图表 编辑图标任务任务1 制作高考学生统计表制作高考学生统计表 用表格数据表示多个数据之间的关系，存在表述困难，若将表格数据转换成图表，就很容易建立数据关系，方便数据项比较，所以建立图表是扩大表格数据应用范围的重要举措。 任务描述任务描述 小赵是教育局的一个统计人员，近年来高考人数不断的增加，为了更好的比较近年参考人数增加的情况，直观呈现高考人数增长趋势，他利用Excel的图表功能制作了统计高考学生图表。任务分析任务分析 Excel 2003创建图表的方法有两种：一种是利用图表向导创建，另外一种是使用“图表”工具按钮。完成本任务可以使用图表向导创建图表，因此任务操作可以分解成以下过程： 建立工作表； 使用图表向导创建工作表； 调整图表的位置。 操作步骤操作步骤（1）建立用于创建图表的“高考学生统计表”工作表，如图所示。 （2）在工作表中，选择要绘制图表的A1:C10单元格数据区域，最好将行和列的标题选入，以便生成用标题表示行、列坐标的图表。（3）单击“插入”菜单项中的“图表”命令，打开“图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框，如图5-4-2所示。（4）在“标准类型”选项卡的“图表类型”列表框中选择“柱形图”，在“子图表类型”选项中选择“三维簇状柱形图”。单击“下一步”按钮，打开“图表向导-4 步骤之2-图表源数据”对话框，如图所示。 （5）在“数据区域”选项卡的“数据区域”文本框中选择数据单元格的范围，这里已经选择了A1:C10单元格区域。选择“系类产生在”选项中的“列”单选钮，使数据系列来源于列。单击“下一步”按钮，打开“图表向导-4 步骤之3-图表选项”对话框，如图5-4-4所示。 （6）在“标题”选项卡的“图表标题”文本框中输入“高考学生统计表”。单击“下一步”按钮，打开“图表向导-4 步骤之4-图表位置”对话框，如图所示。（7）选中“作为其中的对象插入”单选钮，单击“完成”按钮。单击图表，将鼠标指针放在图表区空白的任意一个位置上，用鼠标拖曳到新的位置，生成的图表如图所示。 （8）单击图表，当图表四周出现8个黑色的控制点时，拖动控制点可调整图表的大小和位置。（9）以“高考学生统计表”为文件名保存图表。 任务任务2 编辑高考学生统计图表编辑高考学生统计图表 常见的图表编辑是添加纵横坐标、向图表添加和删除数据、改变图表类型等。对图表进行修饰操作，可使图表的外观效果和表现力进一步增强。 任务描述任务描述 小赵制作完高考学生统计表后，发现一些数据还需要进行修改，表格的样式也不是太美观，于是他决定对图表进行编辑，使图表更加美观。 任务分析任务分析 对图表的数据及外观的修饰，主要通过“图表”菜单来完成，本任务操作可以考虑分解成以下过程： 图表数据的修改和添加； 图表纵横坐标的添加及修饰； 格式化分类轴； 改变图表类型； 添加趋势线。 操作步骤操作步骤（1）打开“高考学生统计表”。（2）修改2007年高考录取人数由“6800”改为“7000”，图表中的数据会自动改变，如图所示。 （3）在“高考学生统计表”工作表中新增加一行，添加2008年的报名人数和录取人数。（4）选中图表，单击“图表”菜单项中的“添加数据”命令，打开“添加数据”对话框，如图所示。 （5）单击“选定区域”文本框后面的“折叠对话框”按钮，选择新增加的数据区域，单击“确定”按钮，新增加的数据在图表中显示出来，如图所示。（6）单击图表，使图表处于选定状态。单击“图表”菜单项中的“图表选项”命令，打开“图表选项”对话框，如图所示。 （7）在“标题”选项卡的“分类（X）轴”文本框中输入“年份”，在“数值（Z）轴”文本框中输入“人数”，单击“确定”按钮，在图表中出现X轴和Z轴标题。（8）选中“图表标题”，单击鼠标右键，选择“图表标题格式”命令，打开“图表标题格式”对话框，如图5-4-11所示。 （9）在“字体”选项卡中，设置“字体”为“楷体”，“字形”为“加粗”，“字号”为“16”，字体“颜色”为“红色”，单击“确定”按钮。（10）分别单击纵横标题，单击鼠标右键，选择“坐标轴标题格式”命令，打开“坐标轴标题格式”对话框，如图5-4-12所示。 （11）在在“字体”选项卡中，设置“字体”为“楷体”，“字形”为“常规”，“字号”为“12”，字体“颜色”为“红色”，单击“确定”按钮，图表的标题和坐标轴标题格式如图所示。 （12）双击图表中的数值轴，打开数值轴对话框。在“刻度”选项卡的“自动设置”选项中设置“最小值”为“0”；“最大值”为“20000”；“主要刻度单位”为“5000”；“次要刻度单位”为“1000”；“基层（XY）平面交叉于”为“0”，如图5-4-14所示。 （13）双击分类轴，打开“坐标轴格式”对话框，在“刻度”选项卡的“分类数（分类轴刻度线标签之间）”文本框中输入数值“4”，在“分类数（刻度线之间）”文本框中输入数值“1”，如图所示。 （14）双击“背景墙”，打开“背景墙格式”对话框，在“边框”选项中单击“自定义”按钮，选择背景墙线条颜色为“红色”，如图所示。 （15）单击“填充效果”按钮，打开“填充效果”对话框，如图所示。 （16）在“颜色”选项中选择“双色”单选钮，在“颜色1”中选择“白色”，在“颜色2”中选择“浅蓝色”。在“底纹样式”选项中，选中“水平”单选钮，在“变形”选项中，选择第1种变形效果，（17）单击“图表”工具栏中的“图表类型”命令，打开“图表类型”对话框，如图5-4-18所示。（18）在“标准类型”选项卡中的“图表类型”中选择“折线图”，在“子图表类型”中选择“数据点折线图”类型，单击“确定”按钮，图表类型变成折线图形，如图所示。（19）选中图表，单击“图表”工具栏中的“添加趋势线”命令，打开“添加趋势线”对话框，如图所示。 （20）在“添加趋势线”对话框的“类型”选项卡中，选中“趋势预测/回归分析类型”选项中的“对数”，单击“确定”按钮。（21）在图表中单击趋势线，打开“趋势线格式”对话框，在“图案”选项卡中，单击“线条”选项中的“自定义”单选钮，设置线条的样式、颜色、粗细，如图5-4-21所示。（22）单击“确定”按钮，为图表加上趋势线，如图所示。提示提示 趋势线只能在二维面积图、折线图、条形图和气泡图等平面图形中添加，而不能在三维立体图、雷达图、饼图和圆环图中添加。知识链接知识链接 在Excel中有两类图表，如果建立的图表和数据是放置在一起的，这样图和表结合的就比较紧密、清晰、明确，也更便于对数据进行分析和预测，此种图表称为内嵌图表。如果建立的图表不和数据放在一起，而是单独占用一个工作表，则称为图表工作表，也叫独立图表。 图表是由图表标题、数值轴、分类轴、绘图区和图例等部分组成。 图表标题是为建立的图表所命名的标题。 绘图区有图表中的数据图形显示，包括网格线和数据。 数值轴是图表的垂直轴，用来区分数据的大小。数值轴标题在图表的左边，用来说明数据数值的种类。 分类轴是图表的水平轴，用来区分数据的类别。 图例是用来区分数据各系列的彩色小方块和名称。 5.5 工作表数据操作工作表数据操作 表格的管理对象是数据，如何有效的管理、应用表格数据，是表格数据处理的重要内容。Excel 2003具有强大的数据管理功能，在Excel 2003中可以对数据进行排序、筛选、和分类汇总等操作。进行数据处理可以方便管理，同时也方便使用，因此数据管理是Excel 2003的重点知识。由于Excel中的各种数据管理操作，都具有广泛的应用价值，所以只有全面了解和掌握数据管理方法才能有效提高数据管理水平。 知识点知识点 数据排序 数据筛选 数据汇总任务任务1 学生成绩排序学生成绩排序 利用Excel 2003的排序功能，可以实现数据从高到低或者从低到高的自动排列，排序后的数据一目了然。 任务描述任务描述 张老师计算出学生的总成绩后，想要对学生的总成绩进行排序，以排列出全部学生的成绩名次。 任务分析任务分析 使用工具栏中“升序”和“降序”按钮，可以非常方便的对数据进行排序，但是只能按照单个字段的内容进行排序，当遇到有多个数据相同的情况时，可以使用“数据”菜单项中的“排序”命令，根据多个关键字进行排序。操作步骤操作步骤 （1）打开“学生成绩表3”文件，删除“最高分”、“最低分”、“平均分”所有数据。（2）单击F2:F14单元格区域中的任意一单元格。（3）单击“数据”菜单项中的“排序”命令，打开“排序”对话框，如图所示。 （4）在“主关键字”下拉列表中选择“总分”，在“次要关键字”下拉列表中选择“语文”，在“主关键字”下拉列表中选择“数学”，全部按降序排列。 （5）单击“确定”按钮，排列结果如图所示。任务任务2 数据筛选数据筛选 利用数据的筛选功能，让系统自动查找满足条件的数据并显示给用户，无疑会使数据检索工作的效率大幅提高。任务描述任务描述 张老师准备从成绩表中挑出几个总成绩和单科成绩都比较好的同学参加市里组织的数学和计算机的比赛，他决定用Excel 2003的筛选功能让系统自动查找满足条件的学生。 任务分析任务分析 利用Excel 2003自动筛选和高级筛选功能，可以实现有目的的内容查找并显示，因此可以将本任务操作分解成以下过程： 总成绩自动筛选； 数学、计算机高级筛选。操作步骤操作步骤（1）打开“学生成绩表4”。（2）单击“学生成绩表4”中的任意一单元格。（3）选择“数据”菜单项“筛选”子菜单项中的“自动筛选”命令。（4）“学生成绩表4”中数据的第一行处于可筛选状态，每一列字段名的右边都出现一个下拉按钮，如图所示。 （5）单击“总分”字段名后面的下拉按钮，打开下拉列表框，在下拉列表中选择“自定义”命令，打开“自定义自动筛选方式”对话框。（6）在“自定义自动筛选方式”对话框中，设置筛选条件“（总分=260）与（总分=80，算机=90，如图所示。（9）单击“数据”菜单项“筛选”子菜单中的“高级筛选”命令，打开“高级筛选”对话框，如图所示。 （10）在“方式”选项中，选择“将筛选结果复制到其他位置”单选钮。（11）在“列表区域”文本框中输入数据筛选的数据区域，或单击“折叠对话框”按钮，用鼠标选择数据区域。（12）在“条件区域”文本框中输入或选择筛选条件的区域，这里选择D14:E15单元格区域。（13）在“复制到”文本框中输入或选择筛选结果的放置位置，可以随意选择区域。（14）如果结果中要排除相同的行，选中“选择不重复的记录”复选框。（15）单击“确定”按钮，筛选结果如图所示。任务任务3 产品销售汇总产品销售汇总 数据汇总表是办公中常用的报表形式，数据汇总也是对数据分析、统计得出概括性数据的过程。Excel具有强大的数据汇总功能，能满足用户对数据进行汇总的各种要求。在进行分类汇总前，需要对分类字段进行排序，使数据按类排列。任务描述任务描述 小李是公司的统计员，每月底要向总公司上报月内的商品销售表。为了使管理层能够 从报表中得到概括性的数据和结论，他利用表格的分类汇总功能，对每个商品的销售情况进行分类统计。任务分析任务分析 对数据表中的某个数据进行分类汇总，首先要对该数据进行排序，再进行汇总，因此本任务操作可以分解成以下过程： 按商品名称进行排序； 对销售数量和销售额进行汇总。操作步骤操作步骤（1）启动Excel 2003，建立一个新的工作表，以“商品销售表”命名保存。（2）在工作表中输入数据，并对“商品名称”字段按升序排序，结果如图所示。（3）选定D列内的任意一单元格，单击“数据”菜单项中的“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框，如图所示。（4）在“分类字段”下拉列表中选择“商品名称”，在“汇总方式”下拉列表中选择“求和”，在“选定汇总项”选项中选中“销售数量”和“销售额”，其他项为默认。单击“确定”，完成分类汇总，结果如图5-5-11所示。 （5）单击页面左侧的“减号”按钮，可以将数据清单中的明细数据隐藏起来，单击“加号”按钮，可以显示数据清单中的明细数据，如图所示。提示提示 在“分类汇总”对话框中，单击“全部删除”按钮，可以清除数据表中的分类汇总，将数据表恢复到原来样式。知识链接知识链接1.数据排序数据排序 排序可以对一列或多列中的数据按文本（升序或降序）、数字（升序或降序）、日期和时间（升序或降序）进行排序，也可以按自定义序列（如大、中和小）进行排序。主关键字是数据排序