加油站现金及银行存款管理制度.doc

加油站加油站现金及银行存款管理制度现金及银行存款管理制度7.1.1 日常备用金管理备用金的借入。加油站可存放一定数额的备用金（具体金额由各单位财务部门根据实际需要核定） ，加油站填写借款单，由经理签名，经地（市）公司主管领导及财务经理（或总会计师）签字后，到财务部门借款。该备用金由核算员保管，用于日常零星费用的开支。7.1.2 日常备用金的支付核算员必须认真审核原始单据，经相关人员（审批人和验收人）签批后，方可支付现金，对单位结算时，金额超过 1000元以上的必须通过转账支票结算，报销人应在原始凭证上签名确认。预计备用金不足时，核算员应及时向主管公司财务部门报账，补足备用金。一次性支出数额较大时也可直接到主管公司财务部门报账。7.1.3 日常备用金的归还年末结账前或核算员岗位变动时，核算员应归还加油站全部备用金，财务部门应出具收款凭据。次年再根据需要，重新核定备用数额，办理相关手续。7.1.4 日常备用金的监管公司财务部门定期检查或不定期抽查备用金的使用情况，加强对备用金的监管。7.1.5 营业现金管理1. 找赎金（零钞）的管理(1) 找赎金由加油站直接向财务部门借支建立，每台收银机的找赎金最高上限为人民币 500 元（具体金额由各单位根据实际情况而定，找赎金借入程序同备用金借入程序） 。收银员及当班主管应在当班期间时常检查并保证有足够的零钞。(2) 交接班前，收银员必须清点找赎金，并保证移交给下一班有足够的零钞。(3) 核算员应负责找赎金的“银行找零”工作，以保证零钞流通顺畅。2. 当班过程的现金管理(1) 设专职收银员的加油站，收银机内可存放的现金最高上限为人民币 2500 元（具体金额由各单位根据实际情况而定） ；若由加油员直接收款，直接收款加油员包内存放的最多现金实行限额管理（白天 800 元，晚上 300 元） 。(2) 当收银机内（收银员手中）的金额达到上限时，必须按以下程序将款项及时投进保险柜：收银员清点投币金额，填写投币单，在投币单上填写投币日期、班次、时间、金额，并签字确认，投币单随同投币金额放入投币袋，将投币袋封口后投入保险柜，填写营业款交接记录 。3. 交接班时的现金管理(1) 收银员与当班主管（核算员或前庭主管）清点收银机里的现金，按规定程序将本班最后一批交易现金全部投入保险柜。如发现长款时，填写现金长款单，不允许把长款抽走，发现短款时，应尽快查明原因后处理，收银机里只留找赎金。(2) 本班收银员足额地将找赎金移交下一班的收银员，双方清点核实。7.1.6 营业收入的现金管理1. 每天由加油站经理和核算员一起从收银台的保险柜中将营业收入款项取出进行清点核查。在清点核查过程中，必须由核算员点钱，经理监督，2 人同时进行。2. 核算员在清点现金前，必须与加油站经理、当班主管核对投款数量与营业款交接记录是否一致，然后按班次分开清点，并按要求填写销售日报表。3. 如当天现金清点后不能立刻送入银行，必须将现金封存好，放回保险柜中。4. 现金收入按规定及时缴存银行。(1) 现金送存必须由加油站经理（或加油站经理指定人员）和核算员完成。核算员在加油站经理监督下填写现金进账单，送存银行。(2) 银行上门收款。签订了银行上门收款协议的，必须严格执行协议书的规定，现金和票据只能交给确认的银行职员，并且银行职员要达到规定的收款人数才能交出，并及时登记营业款交接记录双方进行签字确认。(3) 银行进账单经加油站经理背书确认后，随同销售日报表上报公司财务部门。5. 核算员应根据现金收支情况与销售收入核对，确保无误。6. 现金长短款处理（专指开柜清点营业现金时）：(1) 假钞/短款的赔偿：点钱时发现，由责任人赔偿；送存时发现，由核算员赔偿。(2) 长短款必须如实反映。假钞/长短款的报告和处理：凭现金盘点报告表。7. 营业现金的清点、存放、交接必须在白天进行，确保现金的安全。7.1.7 月末现金盘点月末最后一日由核算员盘点现金，经理监督。盘点后必须立即填写现金盘点报表，报告表上必须有核算员和经理的签名。长短款应及时反映，做法如日常盘点。结账前必须把手工账与电脑明细账核对一致。7.1.8 保险柜管理1. 投币式保险柜：加油站必须设有投币式保险柜并镶嵌入墙；保险柜的密码由核算员掌握，密码应定期更换；钥匙由加油站经理保管；只允许存放营业款；除营业款清点、银行上门收款、自行送存银行或公司检查环节以外，不得打开投币式保险柜。2. 财务室保险柜：只允许保存票据、印章、备用金。保险柜的钥匙和密码由核算员保管。3. 核算员请假期间，密码只能告知最近一个加油站的核算员；如果附近没有加油站，应告知上级财务部门所指定的人员。加油站经理请假时，钥匙只能交接给上级加油站管理部门指定人员。待核算员或加油站经理返回时，及时更改保险柜密码或交回保险柜钥匙，并做好相关记录。4如保险柜钥匙或密码遗失，加油站必须书面上报公司财务部门，由财务部门负责处理，加油站无权自行处理。7.1.9 银行存款管理1. 开设银行账户独立核算的加油站必须填写银行开户申请表，由主管公司财务部门按照股份公司规定的流程办理，经批准后开设银行账户。开户工作由核算员办理，开户行必须是公司认可的商业银行。报账制加油站在应用公司账户操作困难时，经公司财务部门批准可开收入辅助账户，只收不支，其存款每天全部划入主管公司中心结算账户。2. 银行支票的管理(1) 需要购买支票时，由核算员填写好有关凭证，由财务主管批准后购买。购回支票，核算员应立即记录该本支票的起止号码。(2) 核算员必须建立一个专用的支票登记本，记录支票的购买、使用和作废等情况。(3) 支票使用应按号码顺序。作废支票，应划线、写“作废”字样并保留。(4) 核算员有责任保管好所有支票（包括作废支票） 。(5) 有关银行印鉴的保管、使用和交接等应按内部控制制度要求规定作进一步细化。加油站的财务专用章由会计（核算员）保管，银行备案的印鉴（个人名字）由加油站经理保管。3. 收取银行支票的管理客户用银行支票购买商品时，加油站收到银行支票后不能直接付货，应首先填写进账单，送存银行，待确认货款到账后，及时登记支票登记簿并告知客户，立即通知加油员或便利店营业员付货。4. 信用卡收款的管理客户使用信用卡，收银员应确认客户身份是否为该卡的拥有人（验看身份证、核对卡上照片是否与持有人一致或密码是否正确、签名是否一致等） ，确认后刷卡通知付货。5. 银行存款余额调节表(1) 根据银行存款日记账，定期逐笔核对银行账单，按日编制银行存款余额调节表并调节相符。(2) 未达账必须写清楚原因。(3) 若未达账账龄超过 1 个月而不能自行解决时，必须及时向公司财务部门汇报。6. 银行存款的监管。公司财务部门应定期检查加油站的银行存款情况，核实加油站营业款交接记录 、银行存款对账单、加油站油品销售日报表等是否一致。7.1.10 预收货款的管理1. 客户通过现金或银行存款的方式预付油品货款，分批分次提取油品，加油站应该为客户建立加油站固定客户加油明细账 ，跟踪管理。严禁用甲客户预收款抵乙客户赊欠油款，严禁用预收账款套取现金或赊销。2. 核算员按月核对预收货款余额，每半年协助上级财务部门与客户进行预收账款余额的签认对账工作。7.1.11 定期结算货款管理1. 核算员每月依据定期结算合同约定的结账时间，根据加油站固定客户加油明细账 ，清理客户累计加油数量、欠款金额，及时通知客户结算货款。2. 核算员按月核对应收货款余额，每半年协助上级财务部门与客户进行应收账款余额的签认对账工作。