电子合同业务办理流程及相关表单.doc

电子合同业务办理流程及相关表单电子合同业务办理流程及相关表单一、加入系统流程一、加入系统流程参与人申请加入电子合同系统需完成以下三项工作:1、根据电子合同业务指引中的相关规定提交材料，并由中国结算电子合同系统管理员审核通过。2、完成系统测试，并提交测试报告原则上每个参与人仅在加入系统前开展一次系统测试，并提交测试报告。对于已加入的参与人之间新开业务的，可相互提供历史测试报告。如因特殊情况确需再次测试的，请向我司发函说明原因。测试申请表见附件。3、完成电子合同业务服务协议签署工作系统管理员将在以上三项工作完成后的五个工作日内，为参与人配发密钥。经办人可临柜领取密钥(需携带本人身份证)，密码和PIN 码将会现场告知；如选择快递方式寄送密钥，系统管理员会将密钥 PIN 码等相关信息发送至加入系统申请书中的联系人邮箱，因此请务必保证申请书信息准确。二、发行产品流程二、发行产品流程请管理人将相关申请文件发送至dzhtxtchinaclear.com.cn。邮件名请按照“业务类型_产品名称”命名，并在邮件正文中注明联系方式。业务类型包括：产品发行、修改信息、新增代销、产品清盘、募集失败、合同变更。对于一个产品多个代码的，可填写在一张申请表中；一次发行多个产品的，请分开多个邮件发送。对于修改信息、新增代销、文本变更、清盘、募集失败的，请于发送邮件后在系统中进行相应操作。对于发送了邮件但未在系统中提交申请的，系统管理员可能无法及时进行相应操作。请勿在未经沟通的情况下，多次发送同一产品的信息登记表，否则系统管理员可能以任意一封邮件中的信息登记表为准进行录入，由此产生的错误由管理人自行承担。对于已发送的邮件，系统管理员会按照规定时点进行处理，无需另行电话通知。相关参数模板见附件。1、新发产品流程1.1 产品信息接收、审核、录入系统管理员于每个工作日（T 日）上午对 T-1 日收到的产品信息登记表（新增发行产品）进行形式审核并回复。对于审核通过的产品，将于 T 日 14:00 前邮件回复确认审核通过，并于 T+2 日前录入系统。对于审核未通过的产品，将邮件回复管理人告知原因。对于 T 日 14:00 前未回复邮件的产品，可能由于邮件传输问题导致系统管理员未收到邮件，请管理人及时联系系统管理员确认或重新发送邮件。T+2 日，管理人在系统将看到产品状态变为“待上传合同文本”状态。此时管理人可自行上传电子合同格式文本。系统管理员每日对上一工作日上传的合同格式文本进行形式审核。对于格式文本审核通过的，管理人可在有效产品中看到该产品信息，此时各参与人即可开始上传该产品的电子签名合同。对于审核未通过的产品系统管理员将进行驳回处理，管理人需重新上传格式文本。2、其他业务操作流程系统管理员于每个工作日（T 日）上午对 T-1 日收到的产品信息登记表（产品信息修改） 、合同变更说明、募集结束说明进行形式审核并回复。对于审核通过的，将邮件回复确认审核通过，并于 T+2 日前完成操作。如邮件审核通过，但由于系统中操作不符合要求的，系统管理员将根据邮件中的联系方式联系管理人进行修改。对于审核未通过的产品，将邮件回复管理人告知原因。对于 T 日 14:00 前未回复邮件的产品，可能由于邮件传输问题导致系统管理员未收到邮件，请管理人重新发送邮件或联系系统管理员确认。请管理人根据以上流程，妥善安排产品发行时间。附件：集合计划电子合同管理系统测试申请表集合计划电子合同管理系统测试申请表中国证券登记结算有限责任公司：为使用贵公司集合计划电子合同管理系统，我公司现申请集合计划电子合同管理系统测试，测试所需参数信息如下：产品名称产品简称集合计划代码测试 起始日期管理人（名称 及代码）托管人（名称 及代码）推广机构（名 称及代码）首次参与测试 机构(如有请 注明)经办人联系电话（管理人） 公司年 月 日使用集合计划电子合同管理系统申请书使用集合计划电子合同管理系统申请书中国证券登记结算有限责任公司：为做好资产管理产品电子合同的流转、保管及查询有关工作，我公司特此申请使用集合计划电子合同管理系统，办理电子合同的有关事宜：参与人全称参与人简称中国证监会编码注册地址邮编参与人类别 管理人 托管人 代理人 注册资本法定代表人公司网址http:/公司客服电话联系人姓名联系人电话传真联系人电子邮件中国证监会编码一栏，管理人请填写两位注册登记编码（TA 代码），代理人请填写三位销售机构编码，请与中国资本市场标准网上公布的信息保持一致。申请人： （公章） 年 月 日电子合同基本信息登记表电子合同基本信息登记表 ( (新增发行产品新增发行产品) )中国证券登记结算有限责任公司：为通过贵公司集合计划电子合同管理系统，办理电子合同事宜，特将本产品基本信息通知如下，请协助开通相关电子合同服务：产品名称产品代码(多代码请 分别列出)产品简称(多代 码请分别列出)产品主代码产品主代码仅用来记录该产品代码所属的产品。一般情况下，建议以每个 产品发行的第一个代码作为产品主代码。对于已发行产品新增代码的，请 在此处填写此产品首次发行时设定的产品主代码。 代码是否属于同一产品，以标准化电子合同文本内容是否完全一致为准， 请管理人务必认真填写并请自行记录，以免影响年终费用计算。合同上传起始日期管理人及管理人代码管理人代码是指电子合同系统中管理人信息维护页面的管理人代码托管人及托管人代码托管人代码是指 TA 系统中的托管人代码代销人代码是指 TA 系统中的代销人代码代销人及代销人代码其他事项经办人联系电话公司（公章） 年 月 日电子合同基本信息登记表电子合同基本信息登记表 ( (产品信息修改产品信息修改) )中国证券登记结算有限责任公司：请协助办理 (修改产品名称/修改产品简称/新增代销人)业务：产品名称修改后的产品名称(如不修改,此栏无需填写)产品代码(多代码请 分别列出)产品简称(多代 码请分别列出)(如不修改,此栏无需填 写)新增代销人及代销 人代码 (如无需新增代销人, 此栏无需填写)其他事项（如无需 修改产品名称及简 称，此栏无效）我公司承诺：我公司 （修改前产品名称/简称） 与 （修改后产品名称/简称）为同一产品。 如因产品名称/简称变更处理产生任何后果、纠纷及责任，均由我 司自行处理并承担责任。经办人联系电话公司（公章） 年 月 日电子合同基本信息登记表电子合同基本信息登记表 ( (产品清盘产品清盘) )中国证券登记结算有限责任公司：请协助办理 清盘业务：产品名称产品代码(多代码请 分别列出)产品清盘日期其他事项我公司承诺：我公司已于申请清盘处理前完成所有在途合同的处 理工作，该产品不存在未处理的在途合同。如因清盘处理产生任 何后果、纠纷及责任，均由我司自行处理并承担责任。经办人联系电话注：注： 办理本业务时，请将清盘公告或清算报告首页扫描件邮件发送至以下邮箱：dzhtxtchinaclear.com.cn。并将此申请此登记表盖章原件寄送至中国结算基金部。公司（公章） 年 月 日关于关于 ( (产品名称产品名称) ) 募集失败的通知募集失败的通知中国证券登记结算有限责任公司:我公司 (产品名称)已募集失败,产品代码 (多代码分别列出),现申请贵公司于 年 月 日对上述产品电子合同做相关处理。我公司已知晓电子合同系统中该产品募集失败状态自我公司最终确认时起立即生效，推广机构将不可上传电子签名合同。相关投资者解释工作由我公司予以安排。特此函告。公司（公章） 年 月 日 关于变更关于变更 电子合同的函电子合同的函中国证券登记结算有限责任公司：由我公司任管理人、 任托管人的 (产品名称)（产品代码： ）成立于 年 月 日。现因 原因，需对合同进行更新。就本次合同变更，我公司承诺：我公司已完成所有在途合同的处理工作，该产品不存在未处理的在途合同。我公司已通知各代销人，自新合同生效日期前一个工作日的 0:00 至生效日期当日 0:00 期间，不允许签署或上传新的电子合同记录。我公司已自行完成托管人（托管人名称: ）及委托人意见征询工作。本次合同变更真实、合法、有效。本次合同变更事宜，我公司确保将采取适当方式自行通知原合同委托人。委托人以不知晓合同变更为由、或委托人对合同变更事宜存在异议等而引起的一切纠纷及责任，均由我公司承担。调整后合同文本以我公司 年 月 日上传至集合计划电子合同管理系统的电子文本为准。如因上传有误而产生任何后果、纠纷及责任，由我公司自行处理并承担责任。因上述电子合同变更而产生其他任何后果、纠纷及责任，均由我司自行处理并承担责任。请贵公司协助办理变更 （产品名称） 电子合同的工作。特此函告。公司（公章） 年 月 日 管理人产品信息表管理人产品信息表中国登记结算有限责任公司：截至 XX 年 12 月 31 日，我公司使用集合计划电子合同管理系统的产品列表如下（包括 12 月 31 日前预计上线但目前仍未维护至系统中的产品及代码）：产品名称产品代码（使用同一标准合同文本的，可视为同一产品。同一产品多个代码之间请以“/”分隔）公司名称：联系人姓名：联系电话：传真：年 月 日（公司业务章）