研究生院2011年上半年工作总结.doc

内师研发201439 号关于印发内蒙古师范大学研究生档案管理规定（试行） 的通知各研究生培养单位：为进一步加强我校研究生档案管理工作，实现研究生档案管理标准化、规范化、科学化，充分发挥研究生档案在我校学位与研究生教育工作中的作用，根据教育部和国家档案局制定的高等学校档案管理办法 （教育部、国家档案局第 27 号令） ，结合我校学位与研究生教育工作实际，特制定内蒙古师范大学研究生档案管理规定（试行） ，现印发执行。特此通知附件：内蒙古师范大学研究生档案管理规定（试行） 2014 年 11 月 12 日2附件：内蒙古师范大学研究生档案管理规定（试行）第一章第一章 总则总则第一条第一条 为进一步加强研究生档案管理，建立健全研究生档案管理制度，根据教育部和国家档案局制定的高等学校档案管理办法 ，结合我校学位与研究生教育工作实际，特制定本规定。第二条第二条 研究生档案管理工作是学校学位与研究生教育工作的重要组成部分，是不可缺少的工作环节，档案管理要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则。第二章第二章 管理方式与分工管理方式与分工第三条第三条 研究生院负责研究生档案的宏观管理工作，主要负责拟定学校研究生档案管理工作办法，并对各学院研究生档案管理工作进行督促、指导与检查。第四条第四条 各学院具体负责在校研究生档案材料的收集、整理、归档、查阅、转递、移交等日常管理工作。第三章第三章 档案材料收集范围与要求档案材料收集范围与要求第五条第五条 为使研究生档案适应国家人事工作的需要，应不断充实研究生在校期间的档案内容，毕业时研究生档案中应收集到以下材料：一、入学材料3（一）研究生入学前原有人事档案材料；（二）硕士/博士学位研究生入学登记表；（三）推荐免试攻读硕士学位研究生登记表；（四） 研究生入学体检表。二、学籍材料（一）研究生培养情况登记表；（二）研究生修读期间课程考核成绩表；（三）研究生休学申请审批表；（四）研究生复学申请审批表；（五）研究生外出学习申请审批表；（六）研究生出国申请审批表。三、学位材料（一）学位申请书；（二）学位论文评阅意见书（复印件） ；（三）答辩审批表；（四）答辩会议记录；4（五）答辩决议书；（六）授予学位审批表；（七）论文答辩评分表（共 5 张） 。四、奖励材料（一）国家奖学金审批表；（二）内蒙古自治区奖学金审批表；（三）内蒙古自治区学业奖学金审批表；（四）内蒙古自治区普通高等学校“三好学生”、“优秀学生干部”、“优秀毕业生”登记表；（五）内蒙古师范大学优秀学生奖学金审批表；（六）其它获奖证明材料。五、处分材料研究生在校期间因违反校纪校规所形成的各类处分材料（内蒙古师范大学研究生违纪处分呈报表等）。六、毕业材料（一）研究生毕业登记表；（二）全国毕业研究生就业通知书。5七、其他具有保存价值、应予归档的研究生个人材料。第六条第六条 各相关部门（学院）提供的研究生各类档案材料必须是手续完备、办理完毕的正式有效文件。研究生档案材料应当完整、真实，文字清晰，对象明确，有形成材料的主办部门（学院）及日期。凡规定由主办部门（学院）审查盖章的，应当加盖公章。个人文字材料应当有本人签字。研究生档案材料应使用 A4 规格的办公用纸，文字须是铅印、胶印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。研究生档案材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。第四章第四章 档案的整理（归档）与管理档案的整理（归档）与管理第七条第七条 研究生录取名单确定后，研究生招生办公室即向考生发出调档通知函，要求新生在规定时间内将本人档案寄送到研究生院办公室，其中读研期间保留工作岗位的定向、委托培养研究生,档案可以不调入我校，但需其本人将自己的档案拿到研究生院进行审核，审核完毕后，予以退回。第八条第八条 新生入学后，研究生院对接收的新生档案进行整理和审核若发现研究生入校前档案不全或完全缺失，将联系研究生本人或研究生入学前所在单位补齐材料。6第九条第九条 研究生院审核完新入学研究生档案后，将及时移交到各学院，并办理相关移交手续。各学院要将新移交来的研究生档案及时存放到具备防火、防盗、防潮、防虫的铁制档案柜中，并指定专人来进行档案的日常管理，且须及时对新生档案进行登记、整理、归档，建立研究生档案目录。第十条第十条 研究生档案属需妥善保管的内部文件。各学院要指定专人负责档案管理，档案管理人员如发生工作变动，应及时做好档案管理工作的交接手续，确保研究生档案的安全。第十一条第十一条 研究生院应适时将在研究生培养过程中形成的正式有效研究生档案材料（上述毕业时研究生档案中应收集到）移交到各学院归档，并办理移交手续。各学院应将接收的研究生档案材料及时登记、归档。同时各学院也要做好本学院在研究生培养过程中形成的研究生档案材料的归档工作。第十二条第十二条 对于收集、归档的研究生档案材料，任何人不得随意更改、补充、抽出、销毁。如遇特殊情况必须对有关材料进行更改、补充、抽出或销毁的，应当经研究生院和学院领导集体讨论，提出处理意见，报学校分管领导批准后，方可实施。第十三条第十三条凡有违反研究生档案管理规定，在工作中存在失职、渎职行为，造成研究生档案缺损、遗失、泄密等，学校将按照相关规定严肃查处并追究当事人的责任。第五章第五章 档案查阅与使用档案查阅与使用7第十四条第十四条 因工作需要查阅研究生档案的，须经学院主管领导批准后，在档案管理人员在场的情况下查阅，并按规定予以登记。校外人员因工作需要查阅研究生档案，应由 2 人以上持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，经学院主管领导批准后方可查阅，并按规定予以登记。研究生档案不予借阅。第十五条第十五条 查（借）阅研究生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。第十六条第十六条 研究生本人不得查阅个人档案。确有特殊原因（如毕业联系工作、办理出国手续等）需要复制有关本人档案证明材料，应当由研究生本人书面申请，说明需要何种证明材料和使用意图，经学院主管领导批准后，由档案管理人员按规定办理。第六章第六章 档案的转递与暂存档案的转递与暂存第十七条第十七条 毕业研究生档案经学院严格密封并加盖骑缝公章后，可根据毕业研究生提供的调档函或就业报到证或博士录取通知书（博士后录取通知书）所列的单位地址，通过学校机要室以机要通信方式寄出。毕业研究生也可持以上调档材料到所在的学院领取本人档案。8第十八条第十八条 入学时未将人事档案调入我校的定向、委托培养研究生，在我校学习期间产生的档案材料（学籍档案），毕业时学院应移交到定向、委培研究生所在的工作单位。第十九条第十九条 没有落实就业单位的毕业研究生，其档案由各学院按规定移交到学校档案馆暂存，暂存期内如毕业研究生落实就业单位，可随时提取本人档案。第二十条第二十条 因故延期毕业的研究生档案仍由学院暂时保管。第二十一条第二十一条 因退学、开除学籍处分的研究生，其档案由学院寄送至研究生家庭所在地人才交流中心。第二十二条第二十二条 因故失踪、死亡的研究生，或因研究生出国等其他原因导致档案无法转递而滞留的，其人事档案由学院移交到学校档案馆集中保存、代管。第七章第七章 附则附则第二十三条第二十三条 本规定适用于本校全日制硕士研究生和博士研究生的档案管理。第二十四条第二十四条 本规定自发布之日起试行，由研究生院负责解释。抄送：院领导，各研究生培养单位。内蒙古师范大学研究生院办公室 2014 年 11 月 12 日印发