2022年商务交往中的电话礼仪和技巧.docx

2022年商务交往中的电话礼仪和技巧商务交往中的电话礼仪和技巧商务交往中的电话礼仪和技巧1、其次次铃声响完是最佳的接听时机。太快或太慢接听电话都是不合适的。假如第一声响起后立即拿起话筒，对方会没有思想打算。就像你希望和某个人讲话，假如他猛然冲到你的面前，你也会吓一跳的;假如在第三声响后接听，对方已经有等待的感觉了。所以在其次次铃声响过以后拿起话筒是最合适的。假如你在第四声后才接听，应当有致歉的话语，如“您好!让您久等了”。2、接听电话的动作。第一声电话铃声响起，可以把左手放在电话上，打算用左手拿话筒，右手进行电话记录(左手写字倾向的人恰好相反，用右手打算拿起话筒)。3、接听的第一句话。通常拿起话筒，我们许多人习惯性的第一句话是“喂”。严格来讲，“喂”是试话筒的声音。当接听电话是工作的一部分时，应当体现精炼、从容的职业感觉，所以“喂”这句开场白是必需去掉的。取而代之的应当是问候语。依据公司要求，在问候语之后，可以报出公司和部门名称以及你个人的姓名。4、电话记录的内容：5个“W”，1个“H”。5个“W”是指when、who(whose)、what、where、why，1个“H”是指how。详细来讲，电话记录应当包括来电时间、来电人、来电事由、哪里打来电话、为什么来电话，怎样处理等。在进行电话记录时对数字、对方说的.某个时间、电子邮件地址等信息应当重复一遍赐予确认。5、电话中的称谓：询问对方的姓名时应当说：“请问您贵姓?”，不能干脆问“你叫什么名字?”。假如对方告知你他的姓名，应当对姓名中的每一个字进行确认。众所周知，姓名就是一个人的代表符号，对姓名的重视可以示意对他的敬重，同时可以避开产生“音同字不同”的错误。即便知道了对方的全名，在随后的称谓中也不要直呼其名，尽量运用“姓+职务”的称呼方式，或者说××先生、××女士。6、措辞。电话交谈应当语言简洁、措辞高雅，避开俚语或者不礼貌的语言。7、声音的把握。有探讨显示，当你与别人沟通时，你说话的内容对别人的影响占20%，而你的声音对别人的感染力占到80%。因此，声音的作用不行小觑。在电话里应当保持语调主动、明朗;合适的语速可以限制沟通的节奏，假如对方语速过快，你可以比他稍慢一点，反之，假如对方说话很慢，你可以比他稍快一点，两种状况都保持差距不太大。假如两个人说话节奏相差很大，双方都会感觉到不和谐，会影响双方的开心沟通;总之，声音的把握能够经营电话沟通的感觉，传递你主动、镇静的工作风格。8、微笑的魅力。不要以为电话另一端的人看不见你，就不必在意自己的表情。其实人的心情、看法、声音、表情、动作等外在与内在的状态是整体统一的。不要试图让自己板着脸孔却说出悦耳好听的语言，即便那样，你的声音也是干涩的，毫无感染力可言。微笑不只是表情，而是一种美妙的感觉，在电话里看不到但是感觉的到!9、你的心情和身体姿态。假如你趴在办公桌上接电话，声音会显得闷而不畅，会给对方造成困惑;假如你一边焦虑其他的事情一边打电话，对方能够听出你有些急迫。因此，驾驭心情、保持良好的身体姿态是很有必要的。10、正确处理接电话过程中的各种状况。假如对方要找的人不在，应当说“他(她)恰好不在”，或者说“公务外出”，不要透露同事的去向。若有留言需转告，应当记录下来，以免遗忘交给同事，或者因为事情太多而弄错电话内容。假如电话须要转接，应当说“好的，请稍等。”若分机无人接听转回总机，应当用第一次接电话的方式接听。假如电话中噪音比较大，听不清对方说话，应当直截了当的告知对方“对不起，我听不清您讲话，请您再拨一遍。”有时办公室内恰好有客人在，电话铃声响起时，应当对客人礼貌的说明“对不起，我接个电话。”对自己没有刚好接到的电话，应当在二十四小时以内赐予回复，假如有特别的状况没能刚好回复，肯定要向对方做一个简洁的说明。商务交往中的电话礼仪禁忌在商务交往中，不允许接电话时以“喂，喂”或者“你找谁呀”作为“见面礼”。特殊是不允许一张嘴就毫不客气地查一查对方的“户口”，一个劲儿地问人家“你找谁”，“你是谁”，或者“有什么事儿呀?”万一对方拨错了电话或电话串了线，也要保持风度。切勿发脾气“耍看法”。确认对方拨错了电话，应先自报一下“家门”，然后再告之电话拨错了。对方假如道了歉，不要忘了以“没关系”去应对，而不要教训人家“下次长好眼睛”、“瞧细致些”。假如有可能，不防问一问对方，是否须要帮助他查一下正确的电话号码。真的这样做了，不是“吃饱了撑的”，而是借机宣扬了本单位的以礼待人的良好形象。在通话途中，不要对着话筒打哈欠，或是吃东西。也不要同时与其他人闲聊。不要让对方由此来感到在受话人的心中无足轻重。结束通话时，应仔细地道别。而且要恭候对方先放下电话，不宜“越位”抢先。在接电话时，再次要留意赐予对方以同等的待遇。坚持不分对象地一视同仁。极其个别的人，长着一对挑肥拣瘦的“势利眼”。即使是接电话地，也极为庸俗地“因人而宜”、“对象化”的倾向非常明显。他们在接电话时，一起先总是“拿架子”，“打官腔”。先是爱搭不理地问上几句“谁呀”、“什么事呀”，然后能推的事情就推，能踢的皮球就踢，“事不关己，高高挂起”。不过他们的“天气”也不总是恒久这般“阴沉”，一旦听出来对方是上司、是家人、是挚友，或是自己正在求助的人，马上就会“雨过天晴云散尽”，低声下气，细语柔声，卑躬屈膝，有求必应，不怕旁人说自己是一副奴才腔。这种不能同等待人的做法，既简单得罪人，也会让旁人看不起。在接待外来的电话时，理当一律赐予同等的待遇，不卑不亢。这种公允的看法，简单为自己赢得挚友。在通话时，接电话在的一方不宜领先提出中止通话的要求。万一自己正在开会、会客，不宜长谈，或另有其他电话挂出来，须要中止通话时，应说明缘由，并告之对方：“一有空闲，我立刻挂电话给您。”免得让对方觉得我方厚此薄彼。遇上不识相的人打起电话没个完，非得让其“适可而止”不行的话，说得应当委婉、含蓄，不要让对方尴尬。比如，不宜说：“你说完了没有?我还有别的事情呢，”而应当讲：“好吧，我不再占用您的珍贵时间了”，“真不希望就此道别，不过以后真的希望再有机会与您联络”。第7页 共7页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页