采购及付款循环.pdf

內部控制制度內部控制制度採購及付款循環採購及付款循環文件管制等級：文件管制等級：管制文件管制文件非管制文件非管制文件文件履歷紀要頁文件履歷紀要頁文件發行單位管理代表文件履歷紀錄版次0修訂內容第 1 版（新發行）核准權責編撰日期文件管制等級管制文件非管制文件1.1.1.1.1.1.1.2.1.2.1.3.1.3.2.2.2.1.2.1.2.2.2.2.3.3.3.1.3.1.3.2.3.2.3.3.3.3.3.3.1.3.3.1.總總則則制制定定目目的的為促使本公司內部控制（Internal Control）之採購及付款循環（Purchase ）程序，能有所遵循，特訂定本文件，俾利各相關單位遵循。適適用用範範圍圍凡本公司有關內部控制之採購及付款循環作業程序與控制重點，悉依照本文件之規範辦理。權權責責單單位位資材、財會單位為本文件之權責單位，權責單位主管經承認單位授權，負責本文件之管制，並確保依據本文件之規範作業。採採購購及及付付款款循循環環循循環環圖圖【見】（資料 1）採購及付款循環圖。循循環環作作業業本循環之各項作業：1)請購作業（CP101 ），另訂之。2)採購作業（CP102 ），另訂之。3)進口作業（CP103 ），另訂之。4)驗收作業（CP104 ），另訂之。5)與合約不符作業（CP105 ），另訂之。6)付款作業（CP106 ），另訂之。7)差異分析作業（CP107 ），另訂之。附附則則制制修修廢廢與與頒頒布布實實施施本文件屬於管理文件，經經營會審議後，呈請董事長核准承認後，交由權責單位頒布公告實施；修訂或廢止時亦同。編編號號、版版本本、日日期期、頁頁次次頁頁數數本文件之項類、標題、編號、版本、實施日期、公司名稱、文件頁次頁數等項，見本文件之頁首與頁尾。附附件件相相關關資資料料（資料 1）採購及付款循環圖（資資料料 1 1）採採購購及及付付款款循循環環圖圖CP101預算 -|CP107請購- - -CP102CP103採購進口- - -CP104驗收|CP105是 否 合 格 -否-與合約不符|是|- - -CP106付款入庫|差 異 分 析- -第第1 1節節1.1.1.1.1.1.作作業業程程序序提提出出需需求求調調節節性性採採購購依市場行情、用料變動等採購之原物料，由資材部單位視經濟未來走向、市場狀況及預計用量等因素，決定訂購時機及數量種類，交由採購單位採購。1.2.1.2.預預算算採採購購依銷售預算或客戶訂單之進度，由生管單位填具請購單，經單位主管核准後再交給採購單位，並將請購核准紀錄填入採購預算內。預算採購，包括下列二種採購：1)直接材料（常用材料）2)係指直接耗用之材料。3)間接材料（常用物料）4)係指間接耗用之材料，但不可缺之物料，其需用時間與數量也無法預知。5)可憑用料單位之需料通知單現用現購。2.2.檢檢查查庫庫存存採購前應先檢查存貨是否具有下列情形：1)目前存量尚未達請購點/安全庫存。2)請購之商品品名、規格、廠牌有庫存品或替代品可供替代。3)申請之原物料是否仍具採購價值，還是已失經濟性。3.3.臨臨時時需需求求緊急採購由需求單位提出，經過庫存檢查後須採購者，經製造單位主管核准後，逕交採購單位購買，惟事後仍須補填請購單。第第2 2節節控控制制重重點點1)請購單必須詳細註明廠商、規格型式及需用日期等內容，如申請物品須採用特別運送及保存方式者，應加注意事項。2)請購單必須經先作庫存審核，核准時應遵照核決權限辦理。3)緊急採購不應經常發生，事後應補開請購單，追究原因是否為不可抗力，有無改善計畫。4)應定期檢討請購單，有無延遲採購情形，請購數量應符合經濟採購量要求。第第3 3節節相相關關資資料料銷售預算、客戶訂單、請購單等。第第1 1節節1.1.作作業業程程序序查查詢詢供供應應商商資資料料1)準備採購。2)調閱供應商資料/廠商料件基本資料報表，了解過去採購及詢價紀錄。3)向廠商詢比議價。2.2.決決定定購購買買方方式式依材料管理規定，決定應用下列何種方式購買：1)詢價2)金額較小，不須書面比價，但仍以詢價方式向最低價廠商採購者。3)議價4)採購人員經詢價後，如已知市價有下跌趨勢時，或有報價高於前批採購價格，或請購規格明確，但請購量較前批大等之情形者，仍應予以議價。5)比價6)若為特殊規格或供應廠商家數較少者。7)牌價收購8)根據核定之收購價格收購者。9)長期合約採購10)向簽訂長期供應合約，或專案報准之買賣合約廠商採購者。11)招標12)採購之材料如有三家以上可供應，且其預估採購金額較大達招標金額時，以公開招標為原則。3.3.決決定定訂訂購購事事項項由承辦人員備妥資料及預擬訂購之廠商、數量、辦法等，經採購單位主管核准後採購。4.4.更更新新紀紀錄錄將不同購買方式之訂購及詢價資料，填 入供應商資料 /廠商料件基本資料內。第第2 2節節控控制制重重點點1)詢比議價資料平日應注意收集，須詳實完備，保持最新時效，供應商資料廠商料件基本資料亦應隨時更新，保 持正確紀錄。2)請購單詢比議價單必須經主管核准後，方得辦理採購。3)辦理比價、議價、招標等作業應符合公司規定，外購進度亦須依預定採購程序控制追蹤。4)大量採購之主料、副料、包裝材料，以合約採購為原則，並應保持兩家同時供料，以免受到供貨品質之限制，影響到生產作業。5)重要採購合約簽訂前，須經法務單位或公證單位人員查核。6)為提高進貨品質，降低進貨成本，便於管理，應建立可完全配合之協力廠商。7)遇到市埸上各項原物料之供應將大幅變化時，須通知有關單位，以便事先連繫；報告呈核後，立即採取應變措施。第第3 3節節相相關關資資料料供應商資料廠商料件資料、 請購單、 詢比議價單等 。第第1 1節節1.1.作作業業程程序序需需比比例例結結匯匯1)由採購單位計算結匯所需金額。2)所需金額申請表及各類相關憑證，一併送交主管人員核准。3)預付外購款，依請購案號或 L/C 逐案控制。2.2.記記帳帳1)請款條件審核無誤後，開立應付憑單，製作傳票，記入帳冊。2)應付憑單交由出納單位開出支票。3)支票經簽章後，應交由經辦人申請開立信用狀。3.3.申申請請信信用用狀狀1)準備下列文件向結匯銀行申請開立信用狀：(A)開發信用狀申請書。(B)已繳納收訖或已核章之結匯申請單。2)依法須申請輸入許可證者，尚須附輸入許可證。3)於進口中國大陸海關，應先申請核對進口批文。4)申請輸入許可證時，須具備下列資料，向國貿局或外匯銀行申請：(A)商業發票（Performance Invoice）。(B)目錄或型錄。(C)特別規定。4.4.銀銀行行開開具具信信用用狀狀上述手續無誤且未超過銀行之授信額度，則銀行將會開出信用狀。5.5.在在途途品品作作業業1)起運點交貨條件之物品所有權已移轉時，應辦理投保運送等事宜。投保依相關保險規定辦理。2)對自行安排運送之貨品，須預先安排船期。3)貨品裝船後，由賣方通知預定起岸日期，資材部單位準備安排進口報關事宜，並通知倉儲單位。6.6.準準備備提提貨貨1)資材部單位於接獲船務公司通知預定到港通知後，通知倉儲單位、財會單位及報關公司（報關人員(深圳）。2)倉儲單位接獲到貨日期、品名、數量後，預先安排人員搬運及存置位置。3)財會單位於知悉預定結匯還款日後，安排調度各項財務資源，準備結匯。7.7.結結匯匯還還款款1)檢核利息計算是否正確。2)結匯費用是否依銀行之收費標準計算。3)依請購案號或 L/C 編號，將每次支付費用記入每一批材料之進口器材付款紀錄表。8.8.提提貨貨1)費用項目均為固定，多出項目應查核原因是否合理。每一項費用是否均有合理憑證。2)核算各項計算方式是否合理，計息起迄日期是否正確，有無扣除免費日期。3)對於無支付標準之特別報關費用，是否依核決權限呈請核准。4)實收數量少於裝運數量時，注意有無辦理索賠；實收數量少於公證數量時，有無向運輸公司提出索賠。第第2 2節節控控制制重重點點1)有關進口作業之各項預付費用支付、入帳、轉銷、收回及調整時，所應附之原始憑證必須經核准，內容必須合理。2)應按同一進口採購案號之有關原始文件、合約、憑證等逐案彙集歸檔。3)應將進口結匯之有關原始文件、合約、憑證等核對無誤後，始簽付。4)預付貨款之支付一律規定以支票支付，並抬頭、劃線、禁止背書轉讓。如以現金方式支付者，須合於現金付款方式。5)已付款原始憑證應蓋付訖章，支付傳票背後應有領款人簽章，以免重複付款或冒領情事發生。6)開發信用狀除應秉持公平互利外，更應避免下列條款：(A)開立保兌信用狀。(B)押匯手續由買方負擔。(C)可裝運於甲板上。(D)信用狀可轉讓。(E)指定開狀銀行或押匯銀行。(F)可憑倉庫收據（尚未裝船）押匯等。7)在途產品之交運、保管應力求完好；撥交、移轉控制力求完整。如有遺失或短少，責任必須明確；逾時甚久之在途產品，應追查原因。8)合約、單據必須訂有寄存期間，如有逾期尚未處理者應查明原因。9)注意出帳日期與在途日期相隔甚久者，是否為久懸帳未解，有無虛列帳目情形。10)對於在途產品發生遺失及短損，依合約規定處理。約定條款要合理，已支付費用不可損及公司權益。11)核對進口數量與實際驗收數量必須相符，提貨時物品若有損壞或短少，應立刻請公證機構公認。實收數量少於裝運數量，須辦理索賠。12)是否有結匯費用不符規定者，或金額不符之情形，核算各項計費方式是否合理，計息起訖日期是否正確，每一項費用是否均有合理憑證。第第3 3節節相相關關資資料料進口器材暫付款紀錄表等。第第1 1節節1.1.作作業業程程序序採採購購通通知知倉倉儲儲1)採購單位於確定採購內容及交期後應通知倉儲單位。2)倉儲單位於收到經核准之採購單時，應依採購類別、數量、及約定日期預作倉位安排及堆高機等卸料工具之準備。2.2.廠廠商商交交貨貨1)廠商於交貨日備妥送貨資料（送貨單）、三聯式發票於廠內指定地點交貨。2)屬計重之材料入廠時，應予過磅其重量，並以過磅單作為核對收料重量之依據。3.3.警警衛衛登登記記檢檢查查1)警衛應將廠商交貨卡車之資料，登錄於進出廠登記簿。2)廠商交貨時，警衛人員應就廠商檢附之送貨單、與採購單核對，無誤後與倉儲人員聯繫，並由其指示廠商卸貨地點，並要求應依規定之堆疊方式卸料。4.4.數數量量核核對對點點收收1)卸貨完畢後，倉儲人員應依過磅單核對其重量，或依計算之方式核對數量。2)核對無誤後，倉儲人員除簽章暫收材料外，並通知品管單位準備檢驗。5.5.檢檢驗驗1)材料暫收後，品管人員應依材料檢驗規定或是買賣合約辦理取樣，並開立進貨檢驗報告單。2)檢驗之品質標準以採數值表示方法為原則(IQC 檢驗標準)。3)材料檢驗規定應包括：(A)取樣樣品數。(B)依該材料使用性質之重要性列出檢驗項目。(C)各檢驗項目之品質標準或可接受範圍。4)檢驗單位就檢驗結果評定樣品係正常或異常，並就檢驗情形加以說明，以供呈核及收用與否之參考。6.6.入入庫庫記記帳帳檢驗合格時，品管單位應將檢驗結果通知倉儲單位，並即登入料件管制卡進料欄內，辦理入庫，並於備註欄註明收料單之號碼。7.7.請請款款辦理入庫後，倉儲單位應將驗收單據（驗收單）、發票等轉送採購單位辦理請款。8.8.索索賠賠1)若檢驗不合格時，則依核示結果辦理退換貨、扣款或索賠之手續。2)依與合約不符作業規定辦理。第第2 2節節控控制制重重點點1)驗收作業應依照材料檢驗相關規定辦理。2)發票之原物料名稱、規格、數量、金額與送貨單或驗收單必須相符。3)原料驗收，必須會同驗收單位與採購單位辦理。4)如已分批收料，倉 儲人員應在訂購單採購單上註明分批收料日期、數量，以影本送採購人員。5)不合格之原物料應通知採購單位退回或扣款。第第3 3節節相相關關資資料料採購單、送貨單、發票、進出廠登記簿、訂購單、進貨檢驗報告單、料料管制卡、進貨單、驗收單等。第第1 1節節作作業業程程序序1)逾期未交貨之交易，應去電寄函催辦。2)違約情形若須經法律途徑解決時，交由公關單位提出告訴。3)延期交貨之購置，按合約規定罰款。4)所交貨品之品質、規範如不符合但仍可使用者，亦屬違約情形，如因急需而不能等候更換，改以減價收貨時，則由採購人員將計算處理方式填入不履行合約處理單，始可減價收貨。5)將不履行合約情形及處理過程，記入不履行合約處理單，並核算不履行合約對公司之損失，列入供應商往來紀錄。第第2 2節節控控制制重重點點1)各項違約是否依供應商管理規定及合約規定處理。2)貨品因檢驗不合格退回更換者，其交貨日期應以調換補送貨品到達日期為準。3)所交貨品之品質、規格與合約不合，但可使用者，如因急需勉予驗收使用，應經有關單位主管事前認可，按規定扣款或減價(折讓單)處理。4)如因檢驗不合格退回更換，或因故申請延期交貨，必須事前報請公司有關主管同意，並確定逾期罰款或其他處理辦法。5)如因非人力所能抗拒之災害而申請逾期免罰者，是否有事後立即檢具之認可證件。6)因事實無法依採購合約所訂裁決者，其違約案件處理方式必須經有權人員批准。第第3 3節節相相關關資資料料不履行合約處理單折讓單等。第第1 1節節1.1.作作業業程程序序請請款款1)倉儲單位於辦理收料手續完妥並經品管單位檢驗合格後，應將各項單據及發票（扣抵、收執二聯）轉送採購單位請款。2)採購單位收到倉儲單位轉來之請款憑證，批上採購材料單價，經主管簽核後轉財會單位核對審核。2.2.核核對對財會單位依上述之程序詳細審核，若有不合規定或異常之情事者，應反映之。3.3.記記帳帳1)請款條件審核無誤後，開立應付憑單，製作傳票，記入帳冊。2)於每月固定日期整理應付憑單交由出納單位開出支票。4.4.開開立立支支票票1)出納單位收到支出傳票後，應注意其支付程序是否已齊備。2)除現金支付外，原則以抬頭劃線禁止背書轉讓之支票支付。3)支票送蓋印鑑時，應在支出傳票或應付憑單註明銀行戶號、支票號碼及日期。4)支票之到期日應與付款條件相符。5)若有廠商特別要求以非禁止背書轉讓之支票支付時，應報備主管核准後辦理之。6)將支票號碼、到期日、帳號，填於應付憑單內。5.5.蓋蓋印印1)將填妥支票送印鑑保管人員審核、蓋章、簽字。2)須先審核各項憑證是否齊全，始可蓋章、簽字。6.6.領領款款付款之時間，出納單位可視作業狀況而排定之，其方式：1)以掛號郵寄。2)定期（如每個月之 5、20 日等）。3)隨時。第第2 2節節控控制制重重點點1)出納付款時，應嚴格核對支付憑證上之金額數目，領款人身份與印鑑必須相符；如有疑問，應於查詢後始能支付。2)支付款項，除有特殊理由，得以現金支付外，其餘一律開立抬頭劃線支票；如受款人堅持免劃線或抬頭，應即聯絡資材部或經辦人員。經其同意並保證無誤後，准予免填，必要時，得呈報董事長核准。3)出納人員支付各項貨款及費用，支票或現款均應交予受款人或廠商，公司人員不得代領；如因特殊原因必須代領者，應經主管核准。4)支付手續應俟支付單據審核完妥，並經財會人員編製傳票後始得為之。5)請購案交貨延期罰款暨品質不良罰扣之列計，須經過詳細核對，確認合理。6)已屆法定或約定支付期限，尚未支付者，應追查其原因並簽報催辦情形。7)支票送蓋印鑑時，應在支出傳票或應付憑單上，註明銀行戶頭、支票號碼及日期。8)已付款原始憑證是否蓋付訖章，支付傳票背後是否有領款人簽章，以免重複付款或冒領情事發生。9)領款日期與列帳日期相隔甚久者，應查明其原因。第第3 3節節相相關關資資料料發票、應付憑單等。第第1 1節節第第2 2節節3)4)作作業業程程序序1)將購買實際數量及金額與標準成本或預算比較，分析差異原因是否合理。2)計算不良品比率是否過高，及分析是否有人為疏忽。3)大宗用料之採購應分析其成本是否合理。4)分析庫存呆廢料原因與變化情形，並通函各單位。5)分析採購數量時機及運送方式是否經濟。6)對各項差異原因，作通盤檢討並擬對策改善之。7)研究各項購置成本及方法，是否有再降低之可能。控控制制重重點點1)差異如係人為因素造成，當追查並懲戒或獎賞。2)材料品質不良造成公司之損失，在許可範圍外者，必須索賠。國外購置應利用避險方法，使成本固定或將匯率變動損失降至最低。